Xerox integritetsmeddelande

Inledning

Detta integritetsmeddelande gäller Xerox Corporations (”Xerox” eller ”vi”) webbplatser och applikationer som innehåller en länk till detta meddelande.  Detta integritetsmeddelande gäller också Xerox marknadsförings- och reklampraxis om och när vi hänvisar till den. Vårt syfte med detta integritetsmeddelande är att ge dig information om hur vi samlar in och använder dina personuppgifter.

Personuppgifter som vi samlar in

Du kan välja att lämna personuppgifter till oss som gör att vi kan kommunicera med dig, behandla dina beställningar, tillhandahålla tjänster till dig eller överväga att anställa dig. Vilka personuppgifter vi samlar in beror på vilka kontakter du har med Xerox, vilka val du gör, bl.a. dina sekretessinställningar, och vilka produkter och funktioner du väljer. De personuppgifter vi samlar in kan omfatta följande:

Namn och kontaktuppgifter. För- och efternamn, e-postadress, postadress, telefonnummer och andra liknande kontaktuppgifter som gör att vi kan kommunicera med dig, behandla dina beställningar eller tillhandahålla produkter och tjänster till dig. Vi kan också samla in uppgifter som din arbetsgivares namn, om du köper produkter och tjänster för en organisation och uppgifter rörande tidigare inköp och preferenser när du handlar online.  I vissa formulär ber vi att du ska ange ett kundnummer eller upplysningar om produkten, såsom serienummer.

Inloggningsuppgifter m.m. Lösenord, lösenordstips och liknande säkerhetsuppgifter används för att autentisera dig och ge dig tillgång till ditt konto.

Demografiska uppgifter. Uppgifter om dig, såsom vilket land du är bosatt i och vilket språk du vill använda.

Betalningsuppgifter. Uppgifter som krävs för att hantera dina betalningar när du köper produkter från oss, t.ex. kreditkortsnummer och säkerhetskoden på ditt betalkort.

Platsdata. Vi kan samla in uppgifter om var du befinner dig. Dessa uppgifter kan vara exakta eller ungefärliga. Exakta platsdata kan vara uppgifter från satellitsystem (Global Navigation Satellite System eller GNSS), t.ex. GPS, eller uppgifter som identifierar närliggande mobilnätsmaster och Wi-Fi-anslutningspunkter som vi samlar in när du aktiverar platsbaserade tjänster eller funktioner. Ungefärliga platsdata kan exempelvis vara en position som tillhandahålls av din utrustning eller uppgifter som inte lika exakt visar var du befinner dig, t.ex. uppgifter om postnummer eller ort.

Uppgifter från sociala medier. Vi kan tillhandahålla funktioner för sociala medier som gör att du kan dela information på dina sociala nätverk.  När du använder dessa funktioner kan den sociala nätverkssajten samla in eller dela uppgifter om dig.  Du bör kontrollera inställningarna och integritetsmeddelandena på dina sociala nätverk integritetspolicyer så att du förstår hur de hanterar dina personuppgifter m.m.

Jobbansökningar/CV/Meritförteckningar. Upplysningar i jobbansökningar/CV/meritförteckningar som du lämnar till oss (direkt eller indirekt) när du ansöker om jobb hos Xerox. Du är medveten om att din ansökan kan innehålla känsliga personliga uppgifter. Xerox använder dessa uppgifter för att bedöma din ansökan och genomföra anställningsrelaterade åtgärder i samband med detta.

Återkoppling och produktbedömningar. Uppgifter som du lämnar till oss och innehållet i meddelanden som du skickar till oss, bl.a. återkoppling och produktbedömningar du skriver, bloggposter eller frågor du ställer och information du lämnar för kundsupport. När du kontaktar oss genom vår webbplats, en Xeroxansökan eller via vårt helpdesk, t.ex. för att få kundsupport, kan dina telefonsamtal eller chattar med våra representanter övervakas och spelas in. Återkoppling, kommentarer, inlägg och bedömningar som du lämnar används för att förbättra våra produkter och tjänster.

Besök på vår webbplatser. Uupplysningar om dina besök på våra webbplatser och dina webbläsarmönster.  Detta kan röra sig om uppgifter om din utrustning, bl.a. din IP-adress, vilken webbläsare du använder och dina inställningar för region och språk. Detta beskrivs i mer detalj under rubriken ”Cookies, pixeltaggar och sekretessinställningar” nedan. Vi samlar in sådana uppgifter för att avgöra exempelvis hur många besökare vi har på olika delar av vår webbplats, för att göra dina besök på våra webbplatser mer personliga för dig och anpassa våra kontakter med dig.

Produkter. Vissa av Xerox produkter samlar in uppgifter, bl.a. produktregistrering, mätaravläsningar, nivåer på förbrukningsmaterial, konfiguration och inställningar på utrustning, mjukvaruversion och felkoder.  Vi använder denna information för att förbättra våra produkter, när vi fakturerar och skapar rapporter, skickar ut mer förbrukningsmaterial och tillhandahåller support.

Uppgifter från tredje parter. Vi samlar också in uppgifter från tredje parter. Vilka dessa tredje parter är varierar vid olika tidpunkter, men vi har bedömt att dessa källor är trovärdiga. De kan vara offentliga eller erbjudas kommersiellt. De kan exempelvis vara

  • dataförmedlare som säljer demografiska uppgifter till oss för att komplettera de uppgifter vi själva samlar in,
  • sociala nätverk när du samtycker till att en Xerox-produkt får tillgång till dina uppgifter på ett eller flera nätverk,
  • utsedda enheter i din verksamhet eller ditt företag (såsom en person på din IT-avdelning) när vi tillhandahåller tjänster till dig,
  • partner som vi tillhandhåller våra varor till eller samarbetar med vid marknadsföring. Om du köper Xerox tjänster eller produkter från en Xerox-partner får vi viss information om ditt köp från denna partner,
  • bedrägeribekämpande myndigheter eller kreditvärderingsinstitut i samband med kreditbedömningar,
  • offentligt tillgängliga källor som databaser på offentliga myndigheter eller andra allmänt tillgängliga uppgifter.

Hur vi använder personuppgifter

Vi samlar in och behandlar personuppgifter med samtycke från dig, i i enlighet med lagkrav eller såsom är nödvändigt för att uppfylla våra berättigade intressen, exempelvis för att i) tillhandahålla produkter och tjänster till dig, ii) förvalta, handlägga och driva vår verksamhet, iii) uppfylla våra förpliktelser enligt avtal och lag, iv) genomföra direkt marknadsföring, v) förebygga bedrägerier, och vi) skydda säkerheten för våra system och kunder.

Personuppgifter som lämnas inom ramen för affärsverksamhet kan kombineras med tillgängliga företagsdatabaser. Xerox använder personuppgifter för att

  • besvara frågor från dig och kommunicera med dig,
  • tillhandahålla kundsupport,
  • dela nyheter, uppdateringar eller hjälpsamma tips om Xerox produkter och tjänster,
  • göra det möjligt att handla på nätet,
  • ge dig information om särskilda kampanjer eller andra marknadsföringshändelser,
  • du ska kunna anmäla dig för onlinetjänster,
  • samarbeta med återförsäljare,
  • ta emot och bedöma jobbansökningar,
  • anpassa, analysera och förbättra våra produkter, tjänster, teknologier, kommunikationer och förhållanden med dig,
  • tillhandahålla produkter och tjänster du efterfrågar,
  • underrätta dig om administrativa frågor rörande dina tjänster och produkter från Xerox, och
  • lämna ut eller överföra personuppgifter till den kvarvarande respektive förvärvande parten i händelse av ett samgående eller förvärv av Xerox eller en betydande del av dess tillgångar.

Hur vi lämnar ut personuppgifter

Vi lämnar ut dina personuppgifter såsom är nödvändigt för att genomföra en transaktion eller tillhandahålla en produkt eller tjänst som du har begärt eller godkänt. När du exempelvis lämnar betalningsuppgifter till oss för att genomföra ett köp kommer vi att lämna ut dessa uppgifter till banker eller andra företag som behandlar betalningstransaktioner eller tillhandahåller andra finansiella tjänster samt för att förebygga bedrägerier och reducera kreditrisker.

Vi lämnar ut uppgifter mellan Xerox närstående bolag och dotterbolag för att kunna driva vår verksamhet effektivt. Vi lämnar också ut personuppgifter till säljare eller agenter som utför arbete åt oss för de ändamål som beskrivs i denna policy eller i våra kontakter med dig. Företag som vi anlitar för att tillhandahålla kundsupport eller hjälpa till att underhålla och serva produkter genom våra system och tjänster kan behöva tillgång till personuppgifter för att kunna utföra dessa uppgifter. I sådana fall är dessa företag enligt avtal skyldiga att uppfylla våra krav på integritet och  säkerhet och får inte använda de personuppgifter vi lämnar till dem för något annat ändamål. Vi kan också lämna ut personuppgifter som en del av en bolagstransaktion, exempelvis ett samgående eller försäljning av tillgångar.

Slutligen överför vi eller lämnar ut personuppgifter om vi i god tro anser att detta är nödvändigt för att

  • uppfylla tillämplig rätt eller inkomma med svar i anledning av ett giltigt rättsligt förfarande, bland annat från brottsbekämpande eller andra myndigheter,
  • skydda våra kunder, exempelvis genom att motverka försök att bedra de som använder våra produkter eller hjälpa till att förebygga dödsfall eller allvarlig skada,
  • driva och upprätthålla säkerheten för våra produkter, inbegripet att hindra eller avvärja en attack på våra datorsystem eller datornätverk.

Var vi behandlar och lagrar personuppgifter

De personuppgifter vi samlar in på Xerox kan överföras till, lagras och behandlas i din region, Förenta staterna eller ett annat land där Xerox eller dess dotterbolag, närliggande bolag, underleverantörer, agenter eller partner har lokaler.  Vi kräver enligt avtal att våra dotterbolag, närliggande bolag, underleverantörer, agenter och parter skyddar alla personuppgifter de mottar från oss och de har inte rätt att använda dem för andra ändamål än att uppfylla de tjänster som vi anvisar dem om. Vi vidtar också åtgärder för att se till att dina personuppgifter skyddas på lämpligt sätt i enlighet med tillämplig rätt när de överförs.

Anställda på Xerox får varje år information om våra integritetsriktlinjer inom ramen för ett obligatoriskt utbildningsprogram. Vi vidtar åtgärder för att se till att de uppgifter vi samlar in i enlighet med detta integritetsmeddelande behandlas enligt bestämmelserna i meddelandet och tillämplig rätt där uppgifterna finns.  Ibland överför vi personuppgifter från EEA (Europeiska ekonomiska samarbetsområdet) och Schweiz till andra länder. I sådan fall tillämpar vi en mängd olika rättsliga metoder, bl.a. avtal, för att hjälpa till att säkerställa att alla nödvändiga rättigheter och skyldigheter gäller för dina uppgifter.

Lagringstid

Xerox sparar dina personuppgifter så länge som det behövs för att tillhandahålla de produkter och uppfylla de tjänster och transaktioner du efterfrågar eller för andra viktiga ändamål som att uppfylla våra rättsliga förpliktelser, lösa tvister och verkställa våra avtal. Den faktiska lagringstiden kan variera. De kriterier som tillämpas för att avgöra hur länge uppgifterna lagras är bland annat i) hur länge personuppgifterna behövs för att vi ska kunna tillhandahålla våra tjänster eller driva vår verksamhet, ii) huruvida det rör sig om känsliga personuppgifter, och iii) om Xerox har en rättslig, avtalad eller liknande skyldighet att spara uppgifterna.

Dina rättigheter i fråga om personuppgifter

Du har olika val när det gäller de uppgifter vi samlar in. När vi ber dig lämna personuppgifter kan du avböja. Om du väljer att inte lämna uppgifter som är nödvändiga för att vi ska kunna tillhandahålla en produkt eller funktion är det möjligt att du inte kan använda produkten eller funktionen i fråga.

  • Om vi behandlar dina personuppgifter med stöd av samtycke från dig har du rätt att återta ditt samtycke när som helst avseende behandling i framtiden.
  • I förekommande fall har du rätt att begära vi i) ger dig tillgång till och översänder personuppgifter till dig, ii) överför personuppgifter och iii) rättar eller raderar dina personuppgifter.
  • Du kan också ha rätt att invända mot och begränsa behandlingen av dina personuppgifter.
  • Du har rätt att invända mot direkt marknadsföring.
  • Du har rätt att inge klagomål till din tillsyns- eller dataskyddsmyndighet.

Du kan kontakta Xerox på ethics@xerox.com om du vill kontrollera riktigheten av dina personuppgifter eller be oss uppdatera eller radera dina uppgifter. Var god ange ”Access” i ämnesraden och ge oss närmare information om din begäran i meddelandetexten. Du kan också kontakta Xerox Ethics Helpline på telefonnummer 1-866-XRX-0001 (i USA och Kanada). Xerox förbehåller sig rätten att fastställa din identitet och ändra omfattningen på och mängden av dina förfrågningar.   I vissa fall kan vi vägra att fullgöra en begäran från dig på grund av ett berättigat undantag eller om vi inte kan uppfylla din begäran på grund av ett rättsligt krav.

Barn

Xerox webbplats riktar sig inte i någon del mot barn under 13 år (eller sådan högre ålder som anses utgöra barn enligt lokal rätt) och samlar inte medvetet in personuppgifter från barn eller riktar våra webbplatser eller produkter mot barn.

Säkerhet för personuppgifter

Det är viktigt för Xerox att skydda dina personuppgifter och Xerox  håller sträng uppsikt över dina uppgifter.  Vi tillämpar rimliga och lämpliga fysiska, tekniska och administrativa förfaranden för att skydda personuppgifter som vi samlar in och behandlar.  Det är bara behörig Xerox-personal och behörig personal hos våra dotterbolag, närstående bolag, agenter och partner som har rätt att hantera uppgifter som lämnas till Xerox.

Xerox webbplatser lagrar personuppgifter i lösenordskyddade miljöer på servrar som omfattas av Xerox regler, standarder och rutiner för informationssäkerhet. Vi använder en mängd olika säkerhetstekniker och säkerhetsförfaranden för att hjälpa till att skydda dina personuppgifter från obehörig åtkomst, användning och obehörigt avslöjande. Bland annat lagrar vi de personuppgifter du lämnar till oss på datorsystem som har begränsad åtkomst och finns i övervakade anläggningar. När vi skickar känsliga uppgifter, som lösenord, via internet skyddar vi dem genom kryptering.

För att se till att du kan handla från Xerox webbplatser med förtroende skyddar vi kreditkortsinformation som du tillhandahåller via internet med krypteringsteknik eller genom tokenisering.

Våra agenter och partner skyddar personuppgifter

När du lämnar personuppgifter till Xerox kan vi behöva överföra dem till våra dotterbolag, närstående bolag, agenter eller partner som sedan uppfyller beställningen eller tillhandahåller tjänsterna. Xerox kräver att dess dotterbolag, närstående bolag, agenter och partner hanterar personuppgifter med samma hänsyn till integritet för personuppgifter som Xerox.

Cookies, pixeltaggar och sekretessinställningar

Vad är en cookie?

Cookies är små textfiler som lagras på din dator eller bärbara enhet när du besöker en webbplats. De används i stor utsträckning för att en webbplats ska fungera bra och för att tillhandahålla information till webbplatsens innehavare. Cookies är värdefulla, eftersom de gör att en webbplats kan känna igen din utrustning, att du kan navigera effektivt bland olika sidor, kommer ihåg de val du gör och rent allmänt gör ditt besök på webbplatsen bättre.

Hur använder Xerox cookies?

Xerox använder cookies för att känna igen en enhet som har besökt vår webbplats tidigare och för att göra det lättare att handla och navigera på nätet. De cookies vi använder sparar uppgifter om ditt land och språk samt ett sessions-ID som väljs slumpmässigt. I vissa fall sparar cookies upplysningar om namn och adress så att du inte behöver ange detta varje gång du fyller i ett formulär.

Cookieupplysningarna som vi samlar in hjälper oss att räkna hur många besökare vi har på våra webbplatser under viss tid och avgöra om de är nya besökare eller har besökt våra webbplatser tidigare.

Xerox arbetar också med utomstående marknadsföringspartner som använder cookies för att tillhandahålla Xerox marknadsföring på andra webbplatser och mäta resultaten av våra reklamkampanjer.  Vi använder exempelvis Google Analytics för att spåra användningen och aktiviteterna på våra webbplatser.  Du kan läsa mer om hur Google Analytics använder dina uppgifter här.

Vad är en pixeltagg?

En pixeltagg är en digital bild som används för att känna igen en cookie på din dator eller annan utrustning när du besöker en webbsida eller läser ett e-postmeddelande.

Hur använder Xerox pixeltaggar?

Xerox och Xerox utomstående partner för marknadsföring kan använda pixeltaggar på våra webbplatser, i våra e-postmeddelanden och annonser på andra webbplatser för att mäta hur effektiva våra webbplatser och vår marknadsföring är. Pixeltaggar kan exempelvis mäta hur många personer som besöker våra webbplatser från en viss annons eller hur många personer som öppnar eller vidtar en åtgärd i samband med ett e-postmeddelande.

Kan man blockera cookies och pixeltaggar?

Ja, du kan aktivera, inaktivera och radera cookies genom din webbläsare. Hjälpen i din webbläsare innehåller mer information om hur du går till väga. Om du blockerar cookies kommer du inte kunna använda vissa av funktionerna på Xerox webbplatser, bland annat shoppingvagnen eller tjänsten som låter dig hantera ditt onlinekonto. Du kan göra vissa pixeltaggar oanvändbara genom att inaktivera cookies.

Länkar till tredjeparts webbplatser

Andra webbplatser som du kan gå till via vår webbplats, t.ex. genom att klicka på en knapp för sociala medier eller andra länkar, kan samla in vissa uppgifter om dig med hjälp av cookies, pixeltaggar och andra metoder. Vi har inte tillgång till eller kontroll över dessa cookies och andra metoder som dessa tredjepartssajter använder och deras informationspraxis omfattas inte av detta integritetsmeddelande. Du bör kontrollera dessa tredjepartssajters policyer och inställningar så att du förstår hur de hanterar dina personuppgifter m.m.

Sekretessinställningar: Hur använder Xerox internetbaserad marknadsföring?

Webbplatser samarbetar med onlineannonsörer för att samla in uppgifter om besökare i syfte att visa annonser som är mer användbara och relevanta. Detta kallas för intressebaserad marknadsföring eller beteendereklam. Xerox och våra utomstående marknadsföringspartner kan använda cookies och pixeltaggar för att tillhandahålla intressebaserade annonser som är relevanta och riktade mot våra kunder och prospekt. När vi tillhandahåller intressebaserade annonser följer vi ett självreglerande program för beteendereklam (Self-Regulatory Program for Online Behavioral Advertising) (”självregleringsprogrammet”).

Vilka uppgifter samlar Xerox webbplatser in för att genomföra intressebaserad marknadsföring?

Xerox och våra utomstående marknadsföringspartner kan använda cookies och pixeltaggar för att tillhandahålla intressebaserad marknadsföring utifrån dina besök på Xerox.com och andra webbplatser. Dessa cookies identifierar vilka sidor du tittar på, vilka länkar och annonser du klickar på och andra åtgärder du vidtar när du besöker dessa webbplatser och den webbplats som hänvisade dig dit. På samma sätt kan nätannonsörer använda cookies för att tillhandahålla reklam till dig som rör andra bolag än Xerox utifrån ditt besök på Xerox.com eller andra webbplatser.

Kan du kontrollera den intressebaserade reklam som Xerox webbplatser samlar in om dig?

Ja, Xerox  har ett verktyg som gör att du kan avanmäla dig från insamling av uppgifter från bolag som tillämpar  självregleringsprogrammet .

Kommunikationsinställningar

Xerox kan skicka kommersiella e-postmeddelanden till dig med reklam för våra produkter och tjänster. Du kan också anmäla dig till olika kommunikationer om våra produkter och tjänster på våra webbplatser. Om du får ett kommersiellt e-postmeddelande från Xerox och du inte längre vill motta dem kan du avanmäla dig på  www.xerox.com/unsubscribe eller genom länken ”avanmäl dig” som finns i varje meddelande från oss. Du kan också skicka en begäran om avanmälan till

Marketing Privacy Preferences
Xerox Corporation
Marketing Manager
27063 SW Canyon Creek Road,
Building 63 MS 7063-630,
Wilsonville, OR 97070

Denna möjlighet att avanmäla dig omfattar inte kommunikation som huvudsakligen sker för att hantera beställningar, avtal, support, produktsäkerhetsmeddelanden, programvaruuppdateringar och transaktionsinformation, vars huvudsakliga syfte inte är marknadsföring.

Kontakta Xerox

Xerox åtar sig att lösa klagomål rörande din integritet och vår insamling och användning dina personuppgifter. Om du har frågor angående detta integritetsmeddelande och dina rättigheter enligt dataskyddslagstiftningen är du välkommen att ställa dem till Xerox avdelning för affärsetik och regelefterlevnad (Xerox Business Ethics and Compliance Office).

Om du vill ställa frågor till eller upplysa Business Ethics and Compliance Office om farhågor du har, var god kontakta Xerox Ethics Helpline. Xerox Ethics Helpline är konfidentiell och anonym, om du önskar, och finns tillgänglig online och på ett de telefonnummer som anges nedan.

Du kan också kontakta oss genom att skicka brev till

Xerox Corporation
Xerox Business Ethics and Compliance Office
201 Merritt 7
Norwalk, CT 06851-1056
USA

Xerox Limited är det företag som företräder oss i EEA och Schweiz:
Xerox Limited, Riverview, Oxford Road, Uxbridge, UB8 1HS, Storbritannien
Xerox dotterbolag i ditt land eller din region anges här.

Om du har några frågor om Xerox produkter eller tjänster kan du ringa oss gratis på 1-800-ASK-XEROX eller 1-800-275-9376.  Fler kontaktuppgifter  finns på  www.xerox.com om du har frågor om support, försäljning, bolagsinformation, stipendier, forskning och innovation eller tjänster.

Ändringar i meddelandet

Xerox förbehåller sig rätten att göra ändringar i detta meddelande. Om vi gör ändringar kommer vi att uppdatera meddelandet för att återspegla ändringarna och ändra ikraftträdandedatumet för den senaste versionen av meddelandet. Ikraftträdandedatum för den senaste versionen av meddelandet: 1 maj 2018.

Vilka ändringar gjordes i denna version?
Detta integritetsmeddelande har ändrats för att återspegla ändringarna i den europeiska dataskyddförordningen.