Effektivisere arbeidsflyt
Hvordan en produsent bruker mindre tid på å styre dokumenter og mer tid på å styre virksomheten
Utfordringen
En mellomstor produsent hadde problemer med å styre papirdokumenter. Carla, en dokumentstyringsleder, brukte flere timer på å prøve å finne feilarkiverte og tapte papirdokumenter, noe som ofte innebar tidkrevende turer til et oppbevaringsanlegg et annet sted. Det var heller ingen formell katastrofeberedskapsplan.
Løsningen
Bedriften brukte dokumentbehandlingsprogramvare til å skanne og digitalisere dokumentene ved hjelp av en multifunksjonsskriver med Xerox® ConnectKey®-teknologi. De ansatte fikk umiddelbar og sikker tilgang til digitale dokumenter ved å bruke ID-ene. Flere brukere kan nå få tilgang til det samme, oppdaterte dokumentet samtidig, noe som gjør arbeidsflyten mer effektiv. Dokumentene kopieres i skyen for katastrofesikring, noe som gir 99 % oppetid og tilgang fra hvor som helst i verden.
I aksjon
1 Enkelt og greit
Carla legger papirdokumentene i dokumentmateren til Xerox® multifunksjonsskriveren, og trykker på IMS skanneikonet på berøringsskjermen.
2 Intuitiv av natur
Hun velger skannealternativene, besvarer to spørsmål fra rullegardinmenyen, skriver inn et unikt filnummer og trykker på Start-knappen for å skanne dokumentene.
Bedriften brukte dokumentbehandlingsprogramvare til å skanne og digitalisere dokumentene
3 Løsningsorientert
Nå som alle dokumentene er digitalisert, har Carla og kollegene hennes tilgang til alle dokumentene fra datamaskinen eller håndholdte enheter.
4 Lett tilgjengelig
De ansatte kan nå lett finne og skrive ut dokumenter fra alle enheter med Xerox® ConnectKey®-teknologi (med Print from IMS-appen installert). De velger bare “Print from IMS"-knappen på berøringsskjermen, svarer på søkespørsmål for det aktuelle dokumentet, og trykker på “Print”.
Flere ressurser
ConnectKey-teknologi i aksjon
Skrive ut fra skyen
Se hvordan Robert laster ned, skanner, skriver ut, deler og oversetter dokumenter fra den mobile enheten til multifunksjonsskriveren.
Bruke apper til oppgaver
Se hvordan en bank erstatter tidkrevende, manuelle oppgaver med tilpassede apper som får fortgang i prosessen.
Lage elektroniske dokumenter
Les om hvordan et sykehus digitaliserer papirdokumenter og får tilgang til dem fra skyen.