Xerox’ personvernerklæring

Innledning

Denne personvernerklæringen omfatter nettsteder og programmer fra Xerox Corporations ("Xerox" eller "vi") som har en lenke til denne erklæringen.  Personvernerklæringen gjelder også for Xerox’ markedsførings- og annonseringspraksis der dette nevnes. Den forklarer vår innsamling og bruk av personopplysninger.

Personopplysninger vi samler inn

Du kan velge å gi oss personopplysninger slik at vi kan kommunisere med deg, behandle bestillinger, gi deg tjenester eller ansette deg. Opplysningene vi samler inn, avhenger av samhandlingen med Xerox og valgene du tar, herunder personverninnstillinger samt produktene og funksjonene du velger. Personopplysningene vi samler inn, kan omfatte følgende:

Navn og kontaktopplysninger For- og etternavn, e-postadresse, brevpostadresse, telefonnummer og andre kontaktopplysninger for å kommunisere med deg, behandle bestillinger eller gi deg produkter eller tjenester. Vi kan også samle inn navnet på arbeidsgiveren din, hvis du anskaffer produkter eller tjenester på vegne av en organisasjon, og informasjon knyttet til dine tidligere kjøp og kjøpspreferanser på nettet.  Noen skjemaer kan be om kundenummer eller produktdetaljer, for eksempel et serienummer.

Legitimasjon Passord, passordhint og lignende sikkerhetsinformasjon som brukes til autentisering og kontotilgang.

Demografiske opplysninger Opplysninger om deg, for eksempel ditt land og foretrukne språk.

Betalingsopplysninger Opplysninger som er nødvendige for å behandle betalingen din hvis du foretar kjøp, for eksempel kredittkortnummer og sikkerhetskode for betalingskort.

Posisjonsopplysninger Vi kan samle inn opplysninger om posisjonen din, som kan være nøyaktig eller unøyaktig. Nøyaktige posisjonsopplysninger kan være data fra satellittnavigasjon (GNSS) (f.eks. GPS), samt data som identifiserer mobiltårn og trådløssoner i nærheten, som vi samler inn når du aktiverer posisjonsbaserte produkter eller funksjoner. Unøyaktige posisjonsopplysninger kan for eksempel være en posisjon som enheten din har bestemt, eller mindre presise posisjoner, for eksempel en by eller et postnummer.

Opplysninger fra sosiale medier Vi kan tilby funksjoner for sosiale medier, som gjør at du kan dele informasjon på sosiale nettverk.  Bruken av disse funksjonene kan føre til innsamling eller deling av informasjon om deg på det sosiale nettverket.  Du bør lese personvernerklæringen og innstillingene for de sosiale nettverkene du bruker.

Jobbsøknader, CV-er og sammendrag Informasjon i jobbsøknader, CV-er og sammendrag som du sender oss dersom du sender en jobbsøknad til Xerox, enten direkte eller indirekte. Du aksepterer at søknaden din kan inneholde sensitive personopplysninger. Xerox bruker denne informasjonen for å evaluere søknaden din og utføre relaterte ansettelsesaktiviteter.

Tilbakemelding og produktomtaler Opplysninger du gir oss og innholdet i meldinger du sender til oss, for eksempel tilbakemeldinger og produktanmeldelser du skriver, blogginnlegg eller spørsmål og informasjon du gir for kundesupport. Når du kontakter oss via nettstedet vårt, kan et Xerox-program eller et hjelpesenter, for eksempel kundestøtte, telefonsamtaler eller nettpratøkter med våre representanter, overvåkes og registreres. Din tilbakemelding, dine innlegg og anmeldelser vil bli brukt til å forbedre produktene og tjenestene våre.

Surfing på nettet Informasjon om besøkene dine på nettstedene våre og hvordan du surfer på nettet.  Dette kan omfatte opplysninger om enheten din, blant annet Internett-protokolladresse (IP), nettlesertype samt innstillinger for region og språk. Dette beskrives i detalj under avsnittet "Informasjonskapsler, sporingsbilder og valg for personvern" nedenfor. Vi samler inn denne informasjonen for å fastslå for eksempel antall besøkende på ulike deler av nettstedene våre, for å tilpasse brukeropplevelsen og skreddersy samspillet med deg.

Produkter Enkelte Xerox-produkter samler inn opplysninger, for eksempel produktregistrering, måleravlesning, rekvisitanivåer, utstyrskonfigurasjon og -innstillinger, programvareversjon og feilkoder.  Xerox bruker disse opplysningene for produktforbedring, fakturering, rapportgenerering, rekvisitapåfylling og støttetjenester.

Tredjepartskilder Vi får også opplysninger fra tredjeparter. Disse tredjepartskildene varierer over tid, men de er kilder vi stoler på, og de kan være offentlig tilgjengelige eller tilgjengelige på kommersiell basis. De kan omfatte følgende:

  • Datameglere vi kjøper demografiske opplysninger fra for å supplere opplysningene vi samler inn
  • Sosiale nettverk når du gir et Xerox-produkt tilgang til opplysningene dine på ett eller flere nettverk
  • Bestemte enheter innenfor din bedrift (som f.eks. medlem av IT-avdelingen din) i forbindelse med å tilby tjenester til deg
  • Partnere vi tilbyr merkevaretjenester sammen med eller har felles markedsføringsaktiviteter med. Hvis du kjøper Xerox-tjenester eller -produkter fra en Xerox-partner, kan vi motta visse opplysninger om ditt kjøp fra denne partneren.
  • Svindelbeskyttelsesfirmaer eller kredittopplysningsbyråer i forbindelse med kredittvurderinger, og
  • Offentlig tilgjengelige kilder, for eksempel åpne regjeringsdatabaser eller andre opplysninger i det offentlige domenet.

Hvordan vi bruker personopplysningene

Vi samler inn og behandler personopplysninger med ditt samtykke, slik det er påkrevd ved lov eller slik det er nødvendig for å oppfylle Xerox’ legitime interesser, blant annet for å gjøre følgende: (i) gi deg produkter og tjenester, (ii) styre, administrere og drive virksomheten vår, (iii) oppfylle våre kontraktsmessige og juridiske forpliktelser, (iv) utføre direkte markedsføring, (v) hindre svindel, og (vi) ivareta sikkerheten for systemene og kundene våre.

Personopplysninger som sendes inn i forbindelse med forretningsvirksomheten, kan slås sammen med tilgjengelige forretningsdatabasekataloger. Xerox bruker personopplysningene for å:

  • svare på spørsmål og kommunisere med deg
  • gi kundestøtte
  • dele nyheter, oppdateringer eller nyttige tips om Xerox-produkter og tjenester
  • tilby handel på nettet
  • informere deg om spesielle kampanjer og annen reklame
  • tilby registrering for nettbaserte tjenester
  • opprette forhandlerpartnerskaper
  • motta og vurdere jobbsøknader
  • tilpasse, analysere og forbedre produkter, tjenester, teknologier, kommunikasjon og relasjoner med deg
  • levere produkter og tjenester du ber om
  • varsle deg om administrative saker som gjelder dine Xerox-produkter eller -tjenester, og
  • opplyse eller overføre personopplysninger til henholdsvis resterende eller oppkjøpende part i tilfelle fusjon eller oppkjøp av Xerox eller en betydelig del av Xerox’ eiendeler.

Hvordan vi deler personopplysninger

Vi deler dine personopplysninger ved behov for å fullføre en transaksjon eller gi et produkt eller en tjeneste du har bedt om eller godkjent. Når du for eksempel oppgir betalingsopplysninger for å foreta et kjøp, deler vi betalingsopplysningene dine med banker og andre enheter som behandler betalingstransaksjoner eller gir andre finansielle tjenester samt for forebygging av svindel og kredittrisiko.

Vi deler personopplysninger med Xerox-tilknyttede selskaper og datterselskaper for å effektivisere driften av virksomheten vår. Vi deler også personopplysninger med leverandører eller agenter som arbeider på våre vegne for formålene beskrevet i denne erklæringen eller i våre kontrakter med deg. For eksempel kan selskaper vi har ansatt for å yte kundeservice eller bistå med å opprettholde og betjene produkter via våre systemer og tjenester, trenge tilgang til personopplysninger for å tilby disse funksjonene. I slike tilfeller er disse selskapene pålagt i henhold til kontrakt å overholde våre krav til personvern og sikkerhet, og de har ikke lov til å bruke personopplysningene de mottar fra oss, til andre formål. Vi kan også oppgi personopplysninger som en del av en bedriftstransaksjon, for eksempel fusjon eller salg av eiendeler.

Endelig kan vi overføre eller oppgi personopplysninger når vi er overbevist om at det er nødvendig for å gjøre følgende:

  • Overholde gjeldende lovgivning eller svare på rettslige krav, blant annet fra rettshåndhevende eller andre offentlige etater
  • Beskytte kundene, for eksempel for å forhindre forsøk på å bedra brukere av produktene, eller for å forhindre tap av liv eller alvorlig skade for noen, eller
  • Betjene og vedlikeholde sikkerheten til produktene, blant annet for å hindre eller stoppe et angrep på datasystemer eller nettverk.

Hvor vi behandler og lagrer personopplysningene

Personopplysninger innsamlet av Xerox kan overføres til, lagres og behandles i din region, i USA eller i ethvert annet land der Xerox eller dets datterselskaper, tilknyttede selskaper, underentreprenører, agenter eller partnere har fasiliteter.  Våre datterselskaper, tilknyttede selskaper, underentreprenører, agenter og partnere er pålagt i kontrakt å beskytte alle personopplysninger de mottar fra oss, og de har ikke lov å bruke personopplysningene til annet enn å utføre tjenestene som Xerox har bedt dem om. Vi gir også tilstrekkelig beskyttelse for overføring av personopplysninger i samsvar med gjeldende lov.

Personvernpraksisen vår formidles årlig til Xerox-ansatte som del av vårt obligatoriske opplæringsprogram. Vi sørger for å sikre at opplysningene vi samler inn under denne personvernerklæringen, behandles i samsvar med bestemmelsene i erklæringen og kravene i gjeldende lov i landet der opplysningene lagres.  Noen ganger overfører vi personopplysninger fra EØS og Sveits til andre land. Når vi gjør det, bruker vi en rekke juridiske mekanismer, slik som kontrakter, for å sikre at alle nødvendige rettigheter og beskyttelser gjelder for dine opplysninger.

Oppbevaringstid

Xerox beholder personopplysninger så lenge det er nødvendig for å levere produktene og oppfylle tjenestene og transaksjonene du har bedt om eller for andre viktige formål, for eksempel for å overholde våre juridiske forpliktelser, løse tvister og håndheve avtalene våre. Faktisk oppbevaringstid kan variere. Kriteriene som brukes til å bestemme oppbevaringstiden, omfatter følgende: (i) hvor lenge personopplysningene kreves for å levere produktene våre eller drive virksomheten vår, (ii) hvorvidt personopplysningene er av sensitiv art, og (iii) hvorvidt Xerox er underlagt en juridisk, kontraktsmessig eller lignende forpliktelse til å beholde opplysningene.

Dine rettigheter angående personopplysninger

Du har noen valg angående opplysningene vi samler inn. Når du blir bedt om å oppgi personopplysninger, kan du avstå fra å gjøre det. Hvis du velger å ikke oppgi opplysninger som er nødvendige for å tilby et produkt eller en funksjon, kan det være at du ikke kan bruke produktet eller funksjonen.

  • Hvis behandlingen av personopplysninger er basert på ditt samtykke, har du rett til å trekke tilbake samtykket til enhver tid for fremtidig behandling.
  • Når det er aktuelt, har du rett til å be oss om (i) tilgang til og mottak av personopplysninger, (ii) overføring av personopplysninger og (iii) utbedring eller sletting av personopplysninger.
  • Du kan også ha rett til å protestere mot eller begrense behandlingen av dine personopplysninger.
  • Du har rett til å motsette deg direkte markedsføring.
  • Du har rett til å sende inn en klage til en regulator eller til datatilsynet.

Du kan ta kontakt med Xerox ved å skrive til ethics@xerox.com for å kontrollere nøyaktigheten ved personopplysningene dine eller for å be om at de oppdateres eller slettes. Skriv «Access» i emnefeltet og forklar forespørselen din i meldingsdelen. Du kan også kontakte oss på Xerox Ethics Helpline på 1-866-XRX-0001. Xerox forbeholder seg retten til å bekrefte identiteten din og endre omfanget og antall forespørsler.  I visse tilfeller kan forespørselen din bli avvist på grunn av et legitimt unntak eller der vi er lovlig forhindret i å etterfølge en slik forespørsel.

Barn

Xerox’ nettsteder og produkter er ikke rettet mot barn under 13 år (eller høyere alder bestemt av lokal lov), og samler ikke bevisst inn personopplysninger fra barn.

Personopplysningenes sikkerhet

Xerox etterstreber å ivareta personopplysningenes sikkerhet, og utøver streng tilgangskontroll over opplysningene.  Vi benytter rimelige og hensiktsmessige fysiske, tekniske og administrative prosedyrer for å beskytte personopplysninger vi samler inn og behandler.  Kun autorisert personell hos Xerox og våre datterselskaper, tilknyttede selskaper, agenter og partnere har lov til å håndtere personopplysninger som sendes inn til Xerox.

Xerox sine nettsteder lagrer personopplysninger i passordbeskyttede miljøer på servere som er underlagt Xerox’ retningslinjer for informasjonssikkerhet, standarder og prosedyrer. Vi bruker en rekke sikkerhetsteknologier og -prosedyrer for å beskytte personopplysningene mot uautorisert tilgang, bruk eller utlevering. For eksempel lagrer vi personopplysningene du oppgir, på datasystemer som har begrenset tilgang og som befinner seg i kontrollerte lokaler. Når vi overfører sensitive personopplysninger som for eksempel passord over Internett, beskytter vi dem ved bruk av kryptering.

For å sikre trygge kjøp på Xerox’ nettsteder benytter vi bransjestandardens krypteringsteknologi eller tokenisering til å beskytte kredittkortinformasjon som sendes inn på nettet.

Våre agenter og partnere beskytter personopplysningene

Når du oppgir personopplysninger til Xerox, kan det være nødvendig å overføre opplysningene til våre datterselskaper, tilknyttede selskaper, agenter eller partnere, som deretter utfører bestillingene eller leverer tjenestene. Xerox krever at nevnte datterselskaper, tilknyttede selskaper, agenter og partnere håndterer personopplysninger med samme forsiktighet og forholdsregler som Xerox selv gjør det.

Informasjonskapsler, sporingsbilder og valg for personvern

Hva er informasjonskapsler?

Informasjonskapsler er små tekstfiler som er plassert på din datamaskin eller mobilenhet av nettsider du besøker. De brukes mye for at nettstedene skal fungere effektivt samt for å gi informasjon til eierne av nettstedet. Informasjonskapsler er nyttige fordi de gjør at et nettsted kan gjenkjenne enheten din og huske preferansene dine, slik at du kan navigere effektivt mellom sidene og få en bedre opplevelse generelt.

Hvordan bruker Xerox informasjonskapsler?

Xerox bruker informasjonskapsler for å gjenkjenne gjentatte besøk på nettstedene våre og for å lette navigasjon og kjøp på nettet. Informasjonskapslene lagrer ditt land og språk sammen med en tilfeldig tildelt økt-ID. I noen tilfeller lagrer informasjonskapslene navn og adresseinformasjon, slik at du ikke trenger å skrive inn denne informasjonen på nytt i skjemaer.

Med dataene som Xerox samler inn via informasjonskapslene, kan vi få oversikt over antall besøkende på nettstedene over tid, og se om disse var nye eller tilbakevendende besøk.

Xerox samarbeider også med tredjepartsannonsører som bruker informasjonskapsler for å vise Xerox-annonser på andre nettsteder og for å måle resultatene av annonseringskampanjene våre.  For eksempel bruker vi Google Analytics til å følge med på bruken av nettstedet og aktiviteten der.  Du kan lese mer her om hvordan Google Analytics bruker opplysningene dine.

Hva er et sporingsbilde?

Et sporingsbilde er et elektronisk bilde som kan brukes til å gjenkjenne en informasjonskapsel på datamaskinen eller en annen enhet når du viser en nettside eller e-post.

Hvordan bruker Xerox sporingsbilder?

Xerox og våre tredjepartsannonsører kan bruke sporingsbilder på nettsteder, i e-poster og i annonser på andre nettsteder for å måle hvor effektive nettstedene og annonseringen er. For eksempel kan sporingsbilder telle antall personer som besøker nettstedene fra en bestemt annonse, eller antall personer som åpner en e-post eller utfører en handling på grunnlag av e-posten.

Kan jeg blokkere informasjonskapsler og sporingsbilder?

Ja, du kan aktivere, deaktivere eller slette informasjonskapsler via innstillingene i nettleseren. Bruk hjelpemenyen i nettleseren for å finne ut hvordan du gjør dette. Hvis du sperrer informasjonskapslene, vil enkelte funksjoner på Xerox’ sine nettsteder ikke fungere, blant annet handlekurven og kontoadministrasjonen. Hvis du deaktiverer informasjonskapsler, kan visse sporingsbilder også slutte å fungere.

Lenker til nettsteder som ikke tilhører Xerox

Du kan komme til andre nettsteder via vårt nettsted, for eksempel via knapper eller lenker for sosiale medier, og disse nettstedene kan samle inn bestemte opplysninger om deg ved hjelp av informasjonskapsler, sporingsbilder og andre funksjoner. Vi har ikke tilgang til eller kontroll over informasjonskapslene eller andre funksjoner som disse tredjepartsnettstedene bruker, og vår personvernerklæring dekker ikke praksisen som utøves på disse nettstedene. Du bør lese personvernerklæringen og kontrollere innstillingene som gjelder for disse tredjepartsnettstedene.

Valg for personvern: Hvordan bruker Xerox interessebasert annonsering?

Nettsteder samarbeider med annonsører på nettet for å samle inn opplysninger om besøkende for å vise annonser som er nyttige og relevante for den besøkende. Dette kalles gjerne interessebasert annonsering eller adferdsbasert annonsering. Xerox og tredjepartsannonsepartnerne våre kan bruke informasjonskapsler og sporingsbilder til å levere interessebaserte annonser som er relevante og målrettede mot eksisterende og potensielle kunder. Når vi plasserer interessebaserte annonser, overholder Xerox det selvregulerende programmet for adferdsbasert annonsering på nettet.

Hvilken informasjon samler Xerox’ nettsteder inn for interessebasert annonsering?

Xerox og tredjepartsannonsørene våre kan bruke informasjonskapsler eller sporingsbilder til å samle inn opplysninger for interessebasert annonsering basert på besøk på Xerox.com og andre nettsteder. Disse informasjonskapslene registrerer sidene du viser, lenkene og annonsene du klikker på, andre handlinger du utfører på disse nettstedene og det henvisende nettstedet. På samme måte bruker nettannonsører informasjonskapsler til å vise annonser for deg fra andre selskaper enn Xerox, basert på besøkene dine på Xerox.com og andre nettsteder.

Kan jeg kontrollere hvilke opplysninger som interessebasert annonsering på Xerox’ nettsteder samler inn om meg?

Ja, Xerox har et verktøy du kan bruke til å deaktivere datainnsamling fra selskaper som respekterer det selvregulerende programmet for adferdsannonsering på nett.

Kommunikasjonsinnstillinger

Xerox kan sende kommersiell e-post til deg med reklame for produktene og tjenestene våre. Du kan også abonnere på kommunikasjon om produkter og tjenester på nettstedene våre. Hvis du får kommersiell e-post fra Xerox og ikke ønsker å få flere, kan du stoppe abonnementet på www.xerox.com/unsubscribe eller via et avmeldingsvalg i meldingen. Du kan også sende en e-post om avmelding hit:

Marketing Privacy Preferences
Xerox Corporation
Marketing Manager
27063 SW Canyon Creek Road,
Building 63 MS 7063-630,
Wilsonville, OR 97070

Denne avmeldingen omfatter ikke kommunikasjon som er nødvendig for å administrere bestillinger, kontrakter, brukerstøtte, produktsikkerhetsmeldinger, programvareoppdateringer eller andre administrative og transaksjonelle meldinger som ikke primært er salgsfremmende.

Kontakt med Xerox

Xerox vil bestrebe seg på å løse klager i forbindelse med personvern og innsamling eller bruk av personopplysninger. Henvendelser eller bekymringer angående denne personvernerklæringen og dine rettigheter i henhold til personvernlover kan rettes til Xerox Business Ethics and Compliance Office.

Du kan også ringe vår servicetelefon (Xerox Ethics Helpline) for å levere forespørsler eller bekymringer til Business Ethics and Compliance Office. Servicetelefonen (Xerox Ethics Helpline) er konfidensiell og anonym hvis du ønsker det, og er tilgjengelig på nettet og via gratisnummeret oppført nedenfor.

Du kan også sende brev til følgende adresse:

Xerox Corporation
Xerox Business Ethics and Compliance Office
201 Merritt 7
Norwalk, CT 06851-1056
USA

 

Xerox Limited er vår representant for EØS og Sveits:

Xerox Limited, Riverview, Oxford Road, Uxbridge, UB8 1HS, UK

Xerox’ datterselskaper i ditt land finnes her.

 

Hvis du har spørsmål om Xerox-produkter eller -tjenester, kan du ringe oss gratis på 1-800-ASK-XEROX eller 1-800-275-9376.  Kontaktinformasjon for spørsmål om støtte, salg, bedriftsinformasjon, stipender, forskning og innovasjon eller tjenester finnes på www.xerox.com.

Oppdateringer av erklæringen

Xerox forbeholder seg retten til å gjøre endringer i denne erklæringen. Hvis vi gjør endringer, oppdaterer vi erklæringens dato.

Erklæringens dato: 1. mai 2018.

Hva er endret i denne oppdateringen?

Denne personvernerklæringen er oppdatert for å samsvare med endringer i europeiske datavernforskrifter.