ייעול תהליכי העבודה

כיצד יצרן הפסיק לבזבז זמן על ניהול מסמכים והתחיל להשקיע יותר זמן בניהול העסק

Infographic indicating clocks, a tall building, a car driving, and documents with an hourglass

האתגר

יצרן בגודל בינוני התקשה לנהל את מסמכי הנייר של העסק. קרלה, מנהלת מחלקת ניהול הרשומות, בזבזה שעות בניסיון לאתר מסמכים שתויקו במקום הלא נכון או שאבדו – חיפוש שלעתים קרובות כלל נסיעות ארוכות למחסן הממוקם מחוץ לתחומי המשרד. כמו כן, לחברה לא הייתה תכנית רשמית להתאוששות מאסון.

MFP and smartphone with overlay of a lock icon

הפתרון

הפתרון שבו בחרה החברה היה מעבר לתוכנת ניהול מסמכים, ולשם כך בחרה במדפסת משולבת עם טכנולוגיית Xerox^® ConnectKey^®‎ לסריקת המסמכים והמרתם לקבצים דיגיטליים שאותם אפשר לייבא לתוכנה. עכשיו יכולים העובדים להשתמש במספר העובד שלהם לצורך הזדהות כדי לגשת בצורה מהירה ומאובטחת למסמכים דיגיטליים. מספר משתמשים יכולים לגשת במקביל לגרסה העדכנית ביותר של המסמך וכך לייעל את תהליך העבודה. כגיבוי לצורך התאוששות מאסון נשמר עותק של המסמכים בענן, עם זמינות של 99% וגישה מכל מקום בעולם.

בפעולה

1. פשטות במיטבה

קרלה מכניסה מסמך לתוך מזין המסמכים של המדפסת המשולבת של Xerox^®‎ ולוחצת על הסמל סריקה במסך המגע.

User interface showing file type selection menu

2. חוויית שימוש אינטואיטיבית

היא בוחרת באפשרויות הסריקה הרצויות, עונה על שתי שאלות באמצעות תפריט נפתח, מזינה את מספר הזיהוי הקובץ ולוחצת על הלחצן 'התחל' כדי להתחיל בסריקת המסמכים.

בעזרת תוכנה לניהול מסמכים החברה סרקה והמירה את כל המסמכים שלה לקבצים דיגיטליים

3. פותרת בעיות

בסיום סריקת המסמכים יוכלו קרלה ועמיתיה לעבודה לגשת אליהם ממחשב או ממכשיר נייד.

User interface showing a User Accounts menu

4. גישה קלה למידע

העובדים יכולים לחפש ולהדפיס מסמכים מכל מכשיר התומך בטכנולוגיית Xerox^® ConnectKey^®‎ (בעזרת האפליקציה Print from IMS). כל שעליהם להקיש במסך המגע על הלחצן 'הדפסה מ-IMS‏ (Print from IMS) להזין את מילות החיפוש עבור המסמך המבוקש וללחץ על הלחצן 'הדפס'.