Hoe een groot arbeidsrechtkantoor uitdagingen op het gebied van het verwerken en delen van documenten oploste
Bij de Bell Law Group gebruiken advocaten en medewerkers één platform om naadloos te converteren en samen te werken, waar ze ook werken, met Xerox® Workflow Central.
"Xerox Workflow Central vereenvoudigt echt het dagelijks leven van juridische professionals zoals die bij de Bell Law Group."
De Bell Law Group is een advocatenkantoor dat werknemers, federale werknemers en werkgevers krachtdadig vertegenwoordigt in letselschadezaken en arbeidsrecht. Het kantoor bedient klanten in het hele land en heeft kantoorlocaties in vijf verschillende steden: Washington, New York, Syosset, Garden City en Miami.
De uitdaging
Vijf kantoorlocaties met verschillende IT-netwerken maakten het delen van gegevens moeilijk
De Bell Law Group is een vooraanstaand advocatenkantoor op het gebied van arbeidsrecht en letselschade en heeft zich in de loop van zijn twintigjarige bestaan door groei en overnames uitgebreid tot kantoorlocaties in vijf verschillende steden in de Verenigde Staten. De advocaten verplaatsen zich vaak van de ene kantoorlocatie naar de andere, afhankelijk van de vereisten van de klant, en moeten dagelijks documenten delen en verwerken tussen kantoorlocaties.
Het feit dat elke locatie een apart IT-netwerk en verschillende softwareoplossingen had, maakte het openen, delen en verwerken van documenten echter een uitdaging hiervan. Advocaten kunnen bijvoorbeeld op de ene locatie softwaremogelijkheden gebruiken om documenten te converteren, te bewerken of te vertalen, om er vervolgens achter te komen dat deze op een andere locatie niet beschikbaar of totaal anders zijn. Dergelijke tekortkomingen kunnen medewerkers ertoe aanzetten om ongeautoriseerde hulpmiddelen te gebruiken om die processen uit te voeren, wat tijd en middelen kost en de groep blootstelt aan mogelijke beveiligingsrisico's.
Het kantoor had een manier nodig om zijn advocaten en medewerkers gemakkelijk toegang te geven tot documenten in alle kantoorlocaties met één eenvoudige omgeving. Het kantoor had ook een oplossing nodig waarmee de medewerkers toegang hadden tot dezelfde documentverwerkingshulpmiddelen, ongeacht waar ze werkten.
En in het licht van de dringende verzoeken aan het bedrijf was de groep op zoek naar een eenvoudige oplossing die geen substantiële gebruikerstraining vereiste en die zou werken met de infrastructuur die al aanwezig was.
De Bell Law Group is al lange tijd klant van Xerox en zocht hulp bij Xerox Business Solutions (XBS) om een oplossing te vinden.
De oplossing
Een flexibel workflowplatform
XBS raadde de Bell Law Group aan om Xerox® Workflow Central te overwegen als een betrouwbaar en flexibel platform dat zou werken met de reeds bestaande cloudopslagplaats en 24/7 toegang tot gegevens zou bieden op alle locaties.
Gezien de tijd die de groep nodig had, stelde Xerox voor om het platform eerst uit te proberen voordat besloten werd om het in de hele firma te gaan gebruiken. Op die manier kon het kantoor de mogelijkheden van het platform in zijn eigen tempo uitproberen.
Tijdens een proefperiode van drie maanden ontdekte de Bell Law Group niet alleen dat Workflow Central een oplossing kon bieden voor de uitdagingen op het gebied van samenwerking, maar ook dat de extra mogelijkheden die het bood tegemoet kwamen aan de behoeften op het gebied van verwerken van documenten, waaronder documentconversie, vertaling, bewerken en een functie waarmee handgeschreven aantekeningen in bewerkbare documenten kunnen worden omgezet.
De resultaten
Advocaten hebben eenvoudig toegang tot documenten en kunnen deze snel op alle locaties verwerken
De advocaten van het kantoor hebben nu sneller en eenvoudiger toegang tot documenten en kunnen deze delen en verwerken via het Xerox® Workflow Central-platform.
Aangezien het platform werkt met de cloudopslagplaats van Bell, kunnen teamleden documenten delen en veilig samenwerken in realtime, een cruciale factor om te voldoen aan de eisen van tijdgevoelige juridische processen, zoals bijvoorbeeld due diligence bij fusies en overnames.
Medewerkers van Bell hebben naadloos en veilig toegang tot consistente hulpmiddelen, ongeacht waar ze werken, om bestanden om te zetten in bruikbare indelingen, waaronder snel vertalen, bewerken en audiobestanden maken van documenten. De belangrijkste functies die vooral voor advocaten dagelijks nuttig zijn gebleken, zijn onder andere de mogelijkheid om handgeschreven aantekeningen om te zetten in bewerkbaar formaat en een optie waarmee ze aantekeningen kunnen samenvatten.
Over het algemeen helpt de nieuwe samenwerkingsomgeving de groep om zijn beleid, waarbij de klant centraal staat, te optimaliseren.
Het kantoor test momenteel aanvullende Xerox-oplossingen om de workflow van zijn medewerkers verder te verbeteren en de klantenservice te verbeteren.
"Drukke advocatenkantoren worden voortdurend geconfronteerd met de vraag om hun klanten zo efficiënt en effectief mogelijk van dienst te zijn. Xerox Workflow Central en een reeks andere Xerox-oplossingen pakken deze praktische en bijna universele uitdagingen aan."
De uitdaging
Hoewel medewerkers er zoveel mogelijk voor kiezen om vanuit hun thuiskantoor te werken, besteden ze veel tijd aan het woon-werkverkeer van hun hoofdkantoor naar een andere kantoorlocatie of naar de werkplekken van hun klanten voor persoonlijke vergaderingen.
Als gevolg daarvan hadden medewerkers moeite om veilige, conforme hulpmiddelen te vinden voor het verwerken van informatie en het delen van juridische bestanden binnen hun virtuele werkgroep.
De Bell Law Group was op zoek naar een manier waarop zijn medewerkers gegevens van alle vijf locaties konden delen en opslaan alsof ze één locatie waren.
De oplossing
Na een proefperiode koos de Bell Law Group voor Xerox® Workflow Central, dat één beveiligd, flexibel workflowplatform biedt dat is goedgekeurd voor gebruik door bedrijven.
Gebruikers hebben altijd en overal toegang tot de dienst vanaf pc's, mobiele apparaten en Xerox® ConnectKey® multifunctionele printers om PDF-documenten direct te converteren naar bewerkbare formaten.
Gebruikers profiteren van de volledige bibliotheek met beschikbare workflows (converteren naar MS Office-bestanden, converteren naar audio, automatisch bewerking, vertalen, enz.)
Zodra de documenten gewijzigd zijn, worden ze direct doorgestuurd naar de cloudopslagplaats van Bell of ge-e-maild naar klanten met behulp van de functie "Versleutelen en volgen" voor een betere beveiliging bij het versturen.
De resultaten
Teamleden een hulpmiddel laten gebruiken was eenvoudig, er was geen individuele training nodig.
Advocaten en medewerkers van het kantoor kunnen nu sneller documenten converteren en bewerken, ongeacht waar gewerkt wordt en in volledige naleving.
Met de functie "Versleutelen en volgen" kan de klant gevoelige bestanden veilig delen tussen teamleden of met externe partijen.
De Bell Law Group kan zijn klanten snellere diensten bieden, ter ondersteuning van zijn beleid waarbij de klant centraal staat.
Xerox® Workflow Central Platform
Converteer documenten op al uw apparaten. Vanaf elke locatie.
Verwante Artikelen
Trainingprovider innoveert de leermogelijkheden en maakt inhoud toegankelijker.
CRC Formation trainingsmedewerkers gebruiken Xerox® Workflow Central om studenten nieuwe leermogelijkheden te bieden.
3 Essentials to Cybersecurity - Part 2
Discover how Xerox technologies can help to secure your printer and data.
3 Essentials to Cybersecurity - Part 1
Discover how Xerox technologies can help to secure your printer and data.
Make hybrid work, work
See some of Xerox's top tips for making hybrid work, work for both small and medium businesses.
Create a more sustainable office
Discover how Xerox enables more eco-friendly printing and sustainable strategies for businesses. Green solutions, recycling, and more.
2024 BLI Pacesetter Business Service Awards
Discover how Keypoint Intelligence — Buyers Lab, Inc. (BLI) acknowledged our software's prowess in workflow automation, personalization, content management solutions, and digitization services.
