Beschermen
Veel oplossingen beloven uw gegevens veilig te houden, maar één domein waar u bent overgeleverd aan de willekeur van anderen is het delen van bestanden.
Bedrijven moeten informatie delen om te overleven, maar kunnen weinig doen om die informatie onder controle te houden zodra het de beslotenheid van je eigen firewall verlaat, of dat nu per ongeluk of met opzet is gebeurd!
Drie aandachtspunten:
E-mailoverdracht
De eenvoudigste en snelste manier om informatie te delen. Het is gevoelig voor fouten, ongecontroleerde verdere verspreiding en gecompromitteerde e-mailaccounts door kwaadwillige activiteit.
Oplossingen voor bestandsdeling/-hosting
De afgelopen jaren is het extern delen van grotere bestanden snel en eenvoudig geworden, maar veel van deze oplossingen maken het mogelijk om volledig open links voor het delen van bestanden te verspreiden.
Nog een probleem dat u kunt tegenkomen wanneer u 'gratis' services gebruikt, is dat uw persoonlijk identificeerbare informatie voor andere doeleinden kan worden verzameld en gebruikt.
Fysieke verspreiding
Is er ooit een brief of pakket bij u bezorgd dat niet voor u was? Heeft u ooit een document op uw bureau of op een openbare locatie laten liggen? Zelfs wanneer mensen documenten bij zich dragen, bedekken ze die niet altijd zoals zou moeten!
Helaas gebeurt dit allemaal vaker dan bedrijven zouden willen.
Dus hoe kan de workflow 'Beschermen' van Workflow Central1 deze bezorgdheden wegnemen?
Wanneer documentmakers bestanden delen via de workflow 'Beschermen', kunnen ze voor elk bestand tot 3 beveiligingsniveaus instellen. En dankzij de slimme beveiligings-wrapper waarin het bestand wordt gehuld, blijft het document altijd beveiligd, ongeacht hoe het wordt gedeeld.
Weergaven bijhouden – Hiermee wordt bijgehouden hoe vaak een document is bekeken.
Kijkers bijhouden – Hiermee wordt bijgehouden hoe vaak een document is bekeken en wie het heeft bekeken.
Kijkers beperken en bijhouden – Hiermee wordt bijgehouden hoe vaak een document is bekeken en wordt beperkt wie het mag bekijken.
Wanneer één van het bovenstaande is gekozen, kunnen documentmakers parameters instellen voor hoelang het document kan worden bekeken. Dit kan tot een bepaalde datum zijn of een specifiek aantal dagen; voor niveau 2 en 3 kunnen documentmakers instellen hoe vaak het document mag worden bekeken. Als een document per ongeluk naar de verkeerde persoon is verzonden, kan de toegang ertoe onmiddellijk worden ingetrokken of op elk gewenst moment nadat het is verzonden.
Om te voorkomen dat een bestand wordt gedeeld met externe e-mailadressen, kunnen documentmakers het bestand beperken tot één of meer specifieke domeinen – wat vooral handig is voor 'Intern gebruik'-documenten die intern moeten blijven!
Met niveau 2 en 3 kunnen documentmakers zelfs schermopname-id's aan het gedeelde document toevoegen, waarbij de naam van de ontvanger in het document wordt gedrukt wanneer ze 'Print Screen' of andere schermopnamesoftware gebruiken. Dit kan lezers ontmoedigen het verder te delen, aangezien ze visueel zien dat als ze een snapshot van een pagina of een deel van een pagina zouden delen, de lek gemakkelijk naar hen teruggeleid zou kunnen worden.
En laten we printen niet vergeten. Hoewel er veel goede redenen zijn om een document te printen, zijn er sommige documenten die u gewoon niet geprint wilt hebben! Met 'Beschermen' is de beperkte printmogelijkheid een standaardinstelling, maar voor de documenten die wel geprint mogen worden, kunt u met de workflow 'Bewerken' verzekeren dat eventuele Persoonlijk Identificeerbare Informatie wordt verborgen voordat ze worden geprint.
Of u nu thuiswerkers, mobiele medewerkers, kantoormedewerkers of flexibele hybride medewerkers heeft, bedrijven kunnen meer doen om hun meest waardevolle activa te 'Beschermen' met een gebruiksvriendelijke, intuïtieve beveiligingsoplossing van Xerox.
Hoe kan het helpen op mijn werkplek?
Patiëntgegevens of correspondenties die Persoonlijk Identificeerbare Informatie (PII) bevatten.
Concepten/plannen voor onderzoek en ontwikkeling, en andere documentatie die Intellectueel Eigendom bevat.
Contracten, overeenkomsten of ondersteunende non-disclosure documenten.
Aanvullende productiviteitsverbeterende mogelijkheden van Workflow Central
Maak een geautomatiseerde workflow om belangrijke documenten te bewaken die altijd veilig moeten zijn. Zodra ze in de gekozen cloudmap2 of mailbox2 aankomen, past de geautomatiseerde workflow op de achtergrond de workflow 'Beschermen' toe, zonder enige tussenkomst van de gebruiker. Meer informatie
Opmerking: Beschermde documenten kunnen op het moment van lancering niet door mobiele iOS-apparaten worden geopend, en moeten naar een PC of Mac worden gedownload.
¹ Vereist geavanceerd abonnement
2 Ondersteunde invoer- en uitvoerbestemmingen omvatten e-mail (MS Exchange Online) en cloudopslagplaatsen (MS 365 SharePoint en MS OneDrive).
Niet te stoppen productiviteit, waar er ook maar gewerkt wordt.
Klaar om afscheid te nemen van de dagelijkse uitdagingen op het werk? Het Xerox® Workflow Central platform kan helpen. Vooruit.