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Otimize o fluxo de trabalho

Como um fabricante passa menos tempo gerenciando documentos e mais tempo gerenciando os negócios

Infographic indicating clocks, a tall building, a car driving, and documents with an hourglass

Desafio

Um fabricante de médio porte enfrentava problemas para gerenciar documentos impressos. Carla, a gerente do departamento de Gerenciamento de Registros, passava horas tentando localizar documentos em papel arquivados incorretamente ou desaparecidos, o que muitas vezes exigia viagens demoradas até uma instalação de armazenamento off-site. Além disso, não havia um plano de recuperação de desastres formal.

MFP and smartphone with overlay of a lock icon

Solução

Usando software de gerenciamento de documentos, a empresa digitalizou seus registros com uma MFP habilitada para a Tecnologia Xerox^® ConnectKey^®. Agora, os funcionários têm acesso seguro e imediato a documentos digitais usando suas IDs. Vários usuários podem acessar simultaneamente o mesmo documento atualizado, o que otimiza o fluxo de trabalho. Os registros são replicados na nuvem para permitir a recuperação de desastres, oferecendo 99% de tempo de atividade e acesso em qualquer lugar do mundo.

Em ação

1. Simplicidade em sua melhor forma

Carla insere registros em papel no Alimentador de documentos da MFP Xerox^®e toca no ícone IMS Scan (Digitalização IMS) na tela sensível ao toque.

User interface showing file type selection menu

2. Natureza intuitiva

Ela seleciona suas opções de digitalização, responde a duas perguntas no menu suspenso, digita um número de arquivo exclusivo e toca no ícone "Start" (Iniciar) para digitalizar os documentos.

Usando software de gerenciamento de documentos, a empresa digitalizou seus registros

3. Orientada a soluções

Com todos os registros digitalizados, Carla e seus colegas agora podem acessar todos os documentos usando um computador ou dispositivo portátil.

User interface showing a User Accounts menu

4. Fácil acesso

Os funcionários podem localizar e imprimir documentos com facilidade usando qualquer dispositivo habilitado para a Tecnologia Xerox^® ConnectKey^® (com o aplicativo Print from IMS instalado). Basta selecionar o ícone "Print from IMS" (Imprimir com IMS) na interface da tela sensível ao toque, responder a perguntas de pesquisa do documento desejado e tocar em "Print" (Imprimir).