Otimize o fluxo de trabalho
Como um fabricante passa menos tempo gerenciando documentos e mais tempo gerenciando os negócios
Desafio
Um fabricante de médio porte enfrentava problemas para gerenciar documentos impressos. Carla, a gerente do departamento de Gerenciamento de Registros, passava horas tentando localizar documentos em papel arquivados incorretamente ou desaparecidos, o que muitas vezes exigia viagens demoradas até uma instalação de armazenamento off-site. Além disso, não havia um plano de recuperação de desastres formal.
Solução
Usando software de gerenciamento de documentos, a empresa digitalizou seus registros com uma MFP habilitada para a Tecnologia Xerox® ConnectKey®. Agora, os funcionários têm acesso seguro e imediato a documentos digitais usando suas IDs. Vários usuários podem acessar simultaneamente o mesmo documento atualizado, o que otimiza o fluxo de trabalho. Os registros são replicados na nuvem para permitir a recuperação de desastres, oferecendo 99% de tempo de atividade e acesso em qualquer lugar do mundo.
Em ação
1. Simplicidade em sua melhor forma
Carla insere registros em papel no Alimentador de documentos da MFP Xerox®e toca no ícone IMS Scan (Digitalização IMS) na tela sensível ao toque.
2. Natureza intuitiva
Ela seleciona suas opções de digitalização, responde a duas perguntas no menu suspenso, digita um número de arquivo exclusivo e toca no ícone "Start" (Iniciar) para digitalizar os documentos.
Usando software de gerenciamento de documentos, a empresa digitalizou seus registros
3. Orientada a soluções
Com todos os registros digitalizados, Carla e seus colegas agora podem acessar todos os documentos usando um computador ou dispositivo portátil.
4. Fácil acesso
Os funcionários podem localizar e imprimir documentos com facilidade usando qualquer dispositivo habilitado para a Tecnologia Xerox® ConnectKey® (com o aplicativo Print from IMS instalado). Basta selecionar o ícone "Print from IMS" (Imprimir com IMS) na interface da tela sensível ao toque, responder a perguntas de pesquisa do documento desejado e tocar em "Print" (Imprimir).
Recursos adicionais
Impressora multifuncional em Xerox® VersaLink® C405
Trabalhe da forma que pretende, a partir de qualquer dispositivo, com segurança multinível e conectividade, tanto da cloud e de locais ligados em rede como para estes.
Tecnologia ConnectKey em ação
Imprima a partir da nuvem
Veja como Robert faz download, digitaliza, imprime, compartilha e traduz documentos de seu dispositivo móvel para a MFP.
Use aplicativos para tarefas
Veja como um banco substitui tarefas manuais demoradas por aplicativos personalizados que agilizam processos.
Crie documentos eletrônicos
Veja como um hospital converte registros em papel para formato digital e os acessa na nuvem.