A munkafolyamatok optimalizálása
Hogyan tölt egy gyártó kevesebb időt a dokumentumkezeléssel és többet a vállalkozás vezetésével
Megoldásra váró feladat
Egy közepes méretű gyártó problémákba ütközött a papíralapú dokumentumok kezelése kapcsán. Carla, a nyilvántartás-kezelési osztály vezetője korábban órákat töltött a rossz helyre iktatott és elvesztett papíralapú dokumentumok keresésével, amihez gyakran időigényes utazások tartoznak egy külső raktárba. Ezenkívül nem volt hivatalos vészhelyzeti helyreállítási terv sem.
Megoldás
Dokumentumkezelési szoftverek segítségével a vállalat beszkennelte és digitalizálta a nyilvántartásokat egy Xerox® ConnectKey® technológiával felszerelt MFP-n. A munkatársak most azonnali, biztonságos hozzáférést élveznek a digitális dokumentumokhoz az azonosítóikkal. Ugyanazt a frissített dokumentumot most több felhasználó is elérheti egyszerre, így optimalizáltak a munkafolyamatok. A fájlokról másolat létezik a felhőben vészhelyzet esetére, így 99%-os a rendelkezésre állási idő, és a világon bárhonnan lehetséges a hozzáférés.
Működésben
1. Egyszerűség a javából
Carla behelyezi a papíralapú iratokat a Xerox® MFP dokuadagolójába, és megérinti az IMS Scan ikont az érintőképernyőn.
2. Természeténél fogva intuitív
Kiválasztja a szkennelési beállításokat, megválaszol két kérdést egy legördülő menüből, megadja az egyedi iratsorszámot, és a „Start” gombot megérintve megkezdi a dokumentumok beolvasását.
Dokumentumkezelési szoftverek segítségével a vállalat beszkennelte és digitalizálta a nyilvántartásokat
3. Megoldásorientált
A digitalizált iratoknak köszönhetően Carla és munkatársai már minden dokumentumot elérhetnek számítógépükről vagy kézi eszközeikről.
4. Egyszerű elérés
A munkatársak könnyedén megtalálhatják és kinyomtathatják a dokumentumokat bármely, Xerox® ConnectKey® technológiával felszerelt eszközről (ha a Print from IMS alkalmazás telepítve van). Egyszerűen megérintik a „Print from IMS” gombot az érintőképernyőn, választ adnak az adott dokumentummal kapcsolatos keresési kérdésekre, majd megérintik a „Print” lehetőséget.
További információs források
A ConnectKey technológia működésben
Nyomtatás a felhőből
Ismerje meg, hogyan tölt le, szkennel, nyomtat, oszt meg és fordít le Robert dokumentumokat mobileszközéről a többfunkciós nyomtatóra.
Feladatokra tervezett alkalmazások
Ismerje meg, hogyan cseréli le egy bank a munkaigényes kézi feladatokat egyedi alkalmazásokra, amelyek felgyorsítják a folyamatokat.
Elektronikus dokumentumok létrehozása
Ismerje meg, hogyan alakítja át egy kórház a papíralapú feljegyzéseket digitális formába, hogy a felhőben is elérjék azokat.