A munkafolyamatok optimalizálása

Hogyan tölt egy gyártó kevesebb időt a dokumentumkezeléssel és többet a vállalkozás vezetésével

Órák

Megoldásra váró feladat

Egy közepes méretű gyártó problémákba ütközött a papíralapú dokumentumok kezelése kapcsán. Carla, a nyilvántartás-kezelési osztály vezetője korábban órákat töltött a rossz helyre iktatott és elvesztett papíralapú dokumentumok keresésével, amihez gyakran időigényes utazások tartoznak egy külső raktárba. Ezenkívül nem volt hivatalos vészhelyzeti helyreállítási terv sem.

MFP és okostelefon

Megoldás

Dokumentumkezelési szoftverek segítségével a vállalat beszkennelte és digitalizálta a nyilvántartásokat egy Xerox® ConnectKey® technológiával felszerelt MFP-n. A munkatársak most azonnali, biztonságos hozzáférést élveznek a digitális dokumentumokhoz az azonosítóikkal. Ugyanazt a frissített dokumentumot most több felhasználó is elérheti egyszerre, így optimalizáltak a munkafolyamatok. A fájlokról másolat létezik a felhőben vészhelyzet esetére, így 99%-os a rendelkezésre állási idő, és a világon bárhonnan lehetséges a hozzáférés.

Működésben

1. Egyszerűség a javából

Carla behelyezi a papíralapú iratokat a Xerox® MFP dokuadagolójába, és megérinti az IMS Scan ikont az érintőképernyőn.

2. Természeténél fogva intuitív

Kiválasztja a szkennelési beállításokat, megválaszol két kérdést egy legördülő menüből, megadja az egyedi iratsorszámot, és a „Start” gombot megérintve megkezdi a dokumentumok beolvasását.

Dokumentumkezelési szoftverek segítségével a vállalat beszkennelte és digitalizálta a nyilvántartásokat

3. Megoldásorientált

A digitalizált iratoknak köszönhetően Carla és munkatársai már minden dokumentumot elérhetnek számítógépükről vagy kézi eszközeikről.

4. Egyszerű elérés

A munkatársak könnyedén megtalálhatják és kinyomtathatják a dokumentumokat bármely, Xerox® ConnectKey® technológiával felszerelt eszközről (ha a Print from IMS alkalmazás telepítve van). Egyszerűen megérintik a „Print from IMS” gombot az érintőképernyőn, választ adnak az adott dokumentummal kapcsolatos keresési kérdésekre, majd megérintik a „Print” lehetőséget.

A ConnectKey technológia működésben

Man with tablet

Nyomtatás a felhőből

Ismerje meg, hogyan tölt le, szkennel, nyomtat, oszt meg és fordít le Robert dokumentumokat mobileszközéről a többfunkciós nyomtatóra.
Tudjon meg többet

Finger on keyboard

Feladatokra tervezett alkalmazások

Ismerje meg, hogyan cseréli le egy bank a munkaigényes kézimanuálisan végzett feladatokat egyedi alkalmazásokra, amelyek felgyorsítják a folyamatokat.
Tudjon meg többet

Doctor with tablet

Elektronikus dokumentumok létrehozása

Ismerje meg, hogyan alakítja át egy kórház a papíralapú feljegyzéseket digitális formába, hogy a felhőben is elérjék azokat.
Tudjon meg többet

ConnectKey technológia