10 askelmaa uuden teknologian käyttöönottoon

Julkaissut Carro Ford | 29.9.2017 | muutosjohtaminen, digitaalinen muutos, MFP, työnkulku

(Artikkeli on aikaisemmin ilmestynyt Small Business Solutions –osiossa. Uudelleenjulkaisemme sen yritysyleisömme nähtäviksi, sillä kaiken kokoiset organisaatiot kohtaavat haasteita muutosjohtamisessa.)

Kirjoittanut Raymon Ray, toimittaja ja Smart Hustle Magazine -julkaisun perustaja

Keskustelemme paljon asiakaskokemuksen keskeytymisestä, mutta entäpä työntekijöihin kohdistuvat häiriötekijät? Luotat korkeaan tuottavuustasoon ja tehokkuuteen yrityksesi kulun ylläpidossa. Luotat myös korkean tason laitteiston ajamaan samoja asioita. Mutta mitä tapahtuu, kun nämä kaksi tekijää eivät kohtaa?

Tuomalla työympäristöön uutta teknologiaa, oli se sitten laitteisto tai ohjelma, voi työnteko kokea huomattavia häiriötekijöitä. Nämä häiröt voivat johtua:

  • Oppimisen käyrästä
  • Työntekijöiden vastahakoisuudesta uutta teknologiaa kohtaan
  • Opetukselle varattavasta ajan puutteesta
  • Yleisestä epätyytyväisyydestä kyseisen teknologian käyttöönotosta

Huolimatta siitä miksi häiriötekijät ovat esillä, tulee sinun keskittyä siihen, mitä sinun tulee tehdä. Miten voit auttaa tiimiäsi siirtymään vaivattomasti uutten teknologiaan ja ottamaan muutoksen vastaan?

Aloittaaksesi tarvitset uuden teknologian käyttöönoton suunitelman.

10 askelmaa uuden teknologian käyttöönottoon

Haluat kaikkien ottavan yrityksesi tähtäimet avosylin vastaan, jonka vuoksi työntekijäsi tarvitsevat myös tukea työympäristössä tapahtuviin muutoksiin. Valitsit päätökset huolella ja uuden teknologian tehtävänä on nostaa tiimisi ja yrityksesi toiminta uusiin ulottuvuuksiin. Nyt on oikea hetki pohtia miten saat kaiken toimimaan yhteiselossa, ilman sen suurempia häiriöitä muutoksien tuomista haasteista.

  1. Pohdi kulurakennetta.
    Ennen kuin investoit uuteen teknologiaan, pohdi miten muutos tulee vaikuttamaan sen käyttöönottoon, koulutukseen, vanhan teknologian poistoon, jne. Et halua itsellesi ja työntekijöillesi yllätyksiä, kun muutos alkaa.
  1. Pysy budjetissa.
    Asetat luultavasti budjetin jokaiselle operaatiosi lisälle. Teknologisille muutoksille tämä on erittäin tärkeää. Mikäli uusi teknologiasi alkaa ahdistamaan sinua ja tuntumaan taakalta, alkavat myös työntekijäsi aistimaan sen ja vastaamaan siihen omalta puoleltaan.
  1. Ole rehellinen tiimillesi.
    Ennen uuden teknologian käyttöönottoa ole rehellinen työntekijöillesi siihen liiittyvistä hyvistä sekä huonoista puolista. Kyllä, prosessiin tulee kulumaan paljon aikaa. Mutta lopputulos tulee auttamaan heitä etenkin aikaa vievissä tehtävissä, joita he kaikki kammoksuvat.
  1. Testaa teknologia.
    Ennen kuin aloitat uuden teknologian käyttöönoton koko organisaation tasolla, kokeile sitä ensin itse. Mikäli halua myydä sen arvon työntekijöillesi, tulee sinun ensin olla kyseisen laitteen tai ohjelman osaaja sekä suurin fani.
  1. Valitse puolestapuhuja jokaisesta tiimistäsi.
    Joukkomentaliteetilla on suuri vaikutus siihen, miten uuden teknologian otetaan vastaan. Samalla kun testaat teknologiaan itse, valitse jokaisesta tiimistäsi ”puolestapuhuja” kokeilemaan sitä kanssasi. Anna heille mahdollisuus tutustua teknologiaan ja kertomaan sen hyödyistä tiimeilleen.
  1. Tarjoa käytännönläheistä koulutusta.
    Laitteen tai ohjelmiston ohjetiedostot ovat hyödyllisiä, mutta ne eivät koskaan tule olemaan yhtä arvokkaita kuin ohjattujen koulutusten tarjoaminen työtekijöillesi.
  1. Lisää hankkija mukaan keskusteluun.
    Työntekijöilläsi voi olla pelko, että olet valinnut uuden teknologian hyödyttämään vain omaa työtäsi, ei heidän tarpeidensa avuksi. Siksi on oleellista tuoda keskusteluun mukaan myös ratkaisun hankkija, joka voi vastata eri kysymyksiin ja samalla rauhoittaa tilannetta.
  1. Luo suunnitelmat väliaikaisille ongelmille.
    Teknologian käyttöönoton voi toivoa sujuvan mutkattomasti ja ilman sen suurempia ongelmia vanhan sekä uuden yhdistämisen välillä. On kuitenkin hyvä olla valmistautunut väliaikaisiin korjauksiin ja varautua niihin etukäteen.
  1. Käyttöönottaminen, kun aika on oikea työntekijöillesi.
    Sinulla on hyvä visio siitä, miten työsi sujuu ja miten se toimii käytännössä. Mikäli haluat helpottaa työntekijöittesi ajan- sekä energiankäyttöä, lanseeraa uusi käyttönotto työn rauhallisemman sesongin aikana.
  1. Älä anna kenenkään pudota välistä
    Jos teknologian saapuessa kohtaat vastarintaa, tulee sitä esiintymään myös käyttöönoton aikana. Pidä huoli, ettei vanhoihin kaavoihin kangistuta eikä uuden oppimisessa ole tilaa tekosyille. Jos voit palkita työntekijöitäsi uuden teknologian käyttöönotossa ja siinä onnistumisessa – tee se.

Ja muista: kyse ei ole uuden teknologian pakkosyöttämisessä työntekijöillesi. Kyse on mahdollisuudesta antaa heille parempi mahdollisuus työskennellä uuden avulla entistä paremmin. Ja koska uskot tämän uuden teknologian myös auttavan heitä saavuttaman tämän, on myös sinun tehtäväsi saada heidät uskomaan samaan tulevaisuudenkuvaan. Monissa tapauksissa uusi teknologia, varsinkin kun se on vaistonvaraista eikä vaadi pitkää kouluttautumista, tulee virtaviivaistamaan sekä helpottamaan työntekoa. Tilanne on näin todellakin Xeroxin ConnectKey Technology®:n kanssa.

Kaikki monitoiminnalliset tulostimet (MFP, Multifunctional Printers), jotka kuuluvat ConnectKey-toimintoihin sisältävät laajan määrän sovelluksia, jotka ovat tehneet tulostimille sen, minkä sovellukset ovat tehneet puhelimille: muuttaneet sen tulostimesta, faksista ja skannaajasta todelliseksi toimiston assistentiksi, joka auttaa virtaviivaistamaan eri työtehtäviäsi kuten laskutusta. Laitteiston avulla toimistosta tulee juuri se tehokas ja onnellinen työympäristö, jonka haluat sen olevan.