Millä tavalla suuri työlainsäädäntöön keskittyvä lakitoimisto ratkaisi asiakirjojen käsittelyyn ja jakamiseen liittyvät haasteet
Bell Law Group -konsernissa asianajajat ja henkilökunta käyttävät Xerox® Workflow Central´ia saumattomaan asiakirjojen muuntamiseen ja yhteistyöhön työpaikan sijainnista riippumatta.
”Xerox Workflow Central todella helpottaa oikeusalan ammattilaisten, kuten Bell Law Group -konsernin asianajajien ja henkilökunnan, päivittäistä elämää.”
Bell Law Group on lakitoimisto, joka edustaa työntekijöitä, valtion työntekijöitä ja työnantajia tehokkaasti henkilövammatapauksissa ja työlainsäädännössä. Toimistolla on konttoreita viidessä eri kaupungissa, joista käsin se palvelee koko maan asiakkaita: Washington, New York, Syosset, Garden City ja Miami.
Haaste
Koska konttoreita oli viidessä eri paikassa, joissa oli eri IT-verkot, tietojen jakaminen oli vaikeaa
Nimekäs työlainsäädäntöön ja henkilövammoihin keskittyvä lakitoimisto Bell Law Group on kaksikymmenvuotisen historiansa aikana laajentunut viiteen eri kaupunkiin Yhdysvalloissa kasvun ja hankintojen kautta. Sen asianajajat siirtyvät usein konttorista toiseen asiakkaiden tarpeiden mukaan, ja heidän on jaettava ja käsiteltävä asiakirjoja konttoreiden välillä päivittäin.
Koska jokaisella konttorilla oli erillinen IT-verkko ja erilaiset ohjelmistoratkaisut, se teki asiakirjojen käyttämisestä, jakamisesta ja käsittelemisestä vaikeaa. Asianajajat saattoivat käyttää ohjelmiston toimintoja esimerkiksi asiakirjojen muuntamiseen, muokkaamiseen tai kääntämiseen yhdessä paikassa ja havaita sitten, etteivät ne olleet saatavilla tai ne olivat täysin erilaisia toisessa paikassa. Tällaiset ongelmat voivat kannustaa henkilökuntaa käyttämään valtuuttamattomia työkaluja kyseisten prosessien hoitamiseen, mikä vei aikaa ja resursseja ja jätti konsernin alttiiksi mahdollisille turvallisuusriskeille.
Firma tarvitsi tavan antaa asianajajille ja henkilökunnalle helpon pääsyn asiakirjoihin kaikissa konttoreissa yhdellä, helpolla alustalla. Se tarvitsi myös ratkaisun, jolla henkilökunta saisi käyttöönsä samat asiakirjojen käsittelytyökalut työpaikan sijainnista riippumatta.
Nopeuteen liittyvien vaatimusten tähden firma etsi helppoa ratkaisua, joka ei vaatisi työlästä käyttäjäkoulutusta ja joka toimisi jo käytössä olevan infrastruktuurin kanssa.
Bell Law Group oli jo ennestään Xeroxin pitkäaikainen asiakas ja pyysi siksi apua ratkaisun löytämiseen Xerox Business Solutions -osastolta.
Ratkaisu
Monipuolinen työnkulkujärjestelmä
Xerox Business Solutions suositteli, että Bell Law Group harkitsisi Xerox® Workflow Centralia luotettavana ja monipuolisena järjestelmänä, joka toimisi sen olemassa olevan pilvitallennuspalvelun kanssa, ja tarjosi 24/7 pääsyä tietoihin kaikissa konttoreissa.
Konsernin aikarajoitusten tähden Xerox ehdotti järjestelmän kokeilua ennen päätöstä ottaa se käyttöön koko konsernissa. Näin konserni voisi kokeilla järjestelmän toimintoja omaan tahtiinsa.
Kolmen kuukauden kokeilun aikana Bell Law Group havaitsi, että Workflow Central ei pystynyt ainoastaan ratkaisemaan sen yhteistyöhaasteita vaan myös tarjoamaan lisäominaisuuksia, jotka voivat ratkaista sen asiakirjojen käsittelytarpeet, mukaan lukien asiakirjojen muuntaminen, kääntäminen ja muokkaaminen sekä toiminto, joka muuntaa käsinkirjoitetut muistiinpanot muokattaviksi asiakirjoiksi.
Tulokset
Asianajajat voivat käyttää ja käsitellä asiakirjoja nopeasti kaikissa toimipaikoissa
Yrityksen asianajajat voivat nyt käyttää, jakaa ja käsitellä asiakirjoja nopeammin ja helpommin Xerox® Workflow Central Platform -ratkaisun kautta.
Koska järjestelmä toimii Bellin pilvitallennuspalvelun kanssa, tiimin jäsenet voivat jakaa asiakirjoja ja tehdä yhteistyötä turvallisesti reaaliajassa; tämä on tärkeä tekijä oikeusprosessien kiireisten vaatimusten täyttämisessä, kuten fuusioiden ja yritysostojen due diligence -arvioinneissa.
Bellin kumppanit voivat saada käyttöönsä yhtenäiset työkalut saumattomasti ja turvallisesti työpaikan sijainnista riippumatta; näin he voivat muuntaa tiedostot käytettäviin ja muokattaviin formaatteihin, esimerkiksi kääntää asiakirjoja, poistaa niistä tietoja ja luoda niistä äänitiedostoja. Tärkeimpiä ominaisuuksia, jotka ovat osoittautuneet hyödyllisiksi asianajajille päivittäin, ovat kyky muuntaa käsinkirjoitettuja muistiinpanoja muokattavaan muotoon ja vaihtoehto, joka sallii yhteenvedon tekemisen muistiinpanoista.
Yleensä ottaen vasta yhdistetty yhteistyöympäristö auttaa konsernia optimoimaan asiakas ensin -käytäntönsä.
Firma testaa parhaillaan muitakin Xeroxin ratkaisuja parantaakseen kumppaneidensa käyttämää työnkulkua entisestään ja tehostaakseen asiakaspalvelua.
”Kiireisillä lakitoimistoilla on jatkuva tarve maksimoida asiakaspalvelunsa tehokkuus. Xerox Workflow Central ja joukko muita Xerox-ratkaisuja täyttävät nämä käytännölliset ja lähes yleiset haasteet."
Haaste
Vaikka kumppanit pyrkivät työskentelemään kotitoimistoissaan aina kun mahdollista, he käyttävät paljon aikaa matkustaessaan pääkonttorista sivukonttoriin tai asiakkaiden työtiloihin henkilökohtaisiin tapaamisiin.
Tämän seurauksena yhteistyökumppaneiden oli vaikea löytää turvallisia, vaatimukset täyttäviä työkaluja, joilla he voivat käyttää tietoja ja jakaa lakiasiakirjoja virtuaalisessa työryhmässä.
Bell Law Group etsi tapaa, jolla sen henkilökunta pystyisi jakamaan ja tallentamaan tietoja jokaisessa viidessä paikassa niin kuin ne olisivat yksi.
Ratkaisu
Koeajan jälkeen Bell Law Group otti käyttöön Xerox® Workflow Central -ratkaisun, joka tarjoaa yhden, turvallisen, monipuolisen työnkulkujärjestelmän ja joka oli jo hyväksytty yrityksen käyttöön.
Käyttäjät voivat käyttää tätä palvelua milloin ja mistä tahansa, tietokoneilla, mobiililaitteilla ja Xerox® ConnectKey® -monitoimitulostimilla PDF-asiakirjojen muuntamiseksi muokattavaan muotoon.
Käyttäjät hyötyvät koko saatavilla olevasta työnkulkukirjosta (muuntaminen MS Office -tiedostoiksi, muuntaminen äänitiedostoksi, automaattinen poisto, kääntämistoiminto jne.).
Kun asiakirjat on muokattu, ne reititetään heti Bellin pilvitallennuspalveluun tai lähetetään sähköpostitse asiakkaille käyttäen ”salaa ja seuraa” -toimintoa, mikä tehostaa turvallisuutta lähettämisen aikana.
Tulokset
Tiimin jäsenet oli helppo saada käyttämään näitä työkaluja, sillä siihen ei tarvittu henkilökohtaista koulutusta.
Konsernin asianajajat ja henkilökunta voivat nyt muuntaa ja muokata asiakirjoja nopeammin työpaikan sijainnista riippumatta ja täysin vaatimusten mukaisesti.
”Salaa ja seuraa” -toiminto tarjoaa asiakkaalle mahdollisuuden jakaa luottamuksellisia tiedostoja tiiminjäsenten välillä tai ulkoisten osapuolten kanssa.
Bell Law Group voi tarjota asiakkailleen nopeampaa palvelua ja siten tukea ”asiakas ensin” -käytäntöään.
Lataa koko tapaustutkimus (PDF) (englanninkielinen)
Xerox® Workflow Central Platform
Tuo asiakirjamuunnokset kaikkiin laitteisiisi. Missä tahansa.
Hyödylliset artikkelit
Koulutuksen tarjoaja innovoi oppimistapoja helpottaen sisältöön pääsyä.
CRC Formation -koulutushenkilöstö tarjoaa opiskelijoille Xerox® Workflow Central -ratkaisun avulla uusia oppimistapoja.
Create a more sustainable office
Discover how Xerox enables more responsible printing and sustainability strategies for businesses. Solutions, recycling, and more.
Cybersecurity Readiness Guide for Small and Medium Businesses
Discover how to stop hackers in their tracks. Protect your business from rising threats with Xerox's comprehensive guide. Learn essential steps to safeguard your organization, secure employee credentials, and prioritize critical data.
3 Essentials to Cybersecurity
Discover how Xerox technologies can help to secure your printer and data.
Cybersecurity Essentials
Learn how to protect your business from cybercrime. See how Xerox's guide can help improve your security with essential steps like testing passwords, examining firewalls, and analyzing employee behavior.
Healthcare Solutions for Xerox Workplace Cloud
Xerox® Workplace Solutions ensures secure MFP access and pull printing for healthcare, protecting patient data and ensuring compliance. Print securely from any device with single sign-on and event logging.
