Prohlášení společnosti Xerox o ochraně osobních údajů

Úvod

Toto prohlášení o ochraně osobních údajů platí pro weby a aplikace společnosti Xerox Corporation (dále jen „společnost Xerox“ nebo „my“), které obsahují odkaz na toto prohlášení. Toto prohlášení o ochraně osobních údajů platí také pro marketingovou a reklamní činnost společnosti Xerox, pokud na něj odkazují. Cílem tohoto prohlášení je informovat vás o shromažďování a používání vašich osobních údajů.

Shromažďované osobní údaje

Můžete se rozhodnout, zda nám poskytnete osobní údaje, abychom s vámi mohli komunikovat, zpracovávat vaše objednávky, poskytovat vám služby nebo nabídnout zaměstnání. Jaké údaje shromažďujeme, záleží na kontextu vaší interakce se společností Xerox, s vašimi volbami včetně nastavení ochrany osobních údajů a vybraných produktů a funkcí. Osobní údaje, které shromažďujeme, mohou obsahovat:

Jméno a kontaktní údaje. Vaše jméno a příjmení, e-mailovou adresu, poštovní adresu, telefonní číslo a jiné podobné kontaktní údaje, abychom s vámi mohli komunikovat, zpracovávat objednávky nebo poskytovat produkty nebo služby. Můžeme také shromažďovat jméno vašeho zaměstnavatele, pokud nakupujete produkty nebo služby jménem vaší organizace, a informace spojené s vašimi předchozími nákupy a preference při online nakupování. Některé formuláře od vás mohou vyžadovat vaše zákaznické číslo nebo podrobnosti o produktu, jako například sériové číslo.

Přihlašovací údaje. Hesla, nápovědy hesla a podobné bezpečnostní informace používané pro ověřování a přístup k účtu.

Demografické údaje. Údaje o vás, jako je země pobytu a preferovaný jazyk.

Údaje o platbě. Údaje potřebné pro zpracování platby, pokud nakupujete, jako je číslo vaší platební karty a její bezpečnostní kód.

Údaje o poloze. Můžeme shromažďovat údaje o vaší poloze, které mohou být přesné, nebo přibližné. Přesné údaje o poloze mohou být uloženy v datech globálního navigačního satelitního systému (GNSS) (např. GPS), stejně jako v údajích o blízkých základnových stanicích a přístupových bodech sítě WiFi, které shromažďujeme, když aktivujete produkty nebo funkce založené na poloze. Přibližné údaje o poloze zahrnují například méně přesné umístění odvozené z vašeho zařízení nebo údaje, které označují místo, kde se nacházíte, jako je město nebo poštovní směrovací číslo.

Údaje ze sociálních sítí. Můžeme poskytovat funkce sociálních médií, které vám umožní sdílet informace prostřednictvím vašeho účtu na sociálních sítích. Pokud tyto funkce používáte, mohou být informací o vás shromažďovány nebo sdíleny prostřednictvím sociálních sítí. Seznamte se se zásadami ochrany osobních údajů a nastaveními sociálních sítí, které používáte, abyste porozuměli jejich praktikám.

Žádosti o zaměstnání / životopisy. Informace ze žádostí o zaměstnání či životopisů, které nám poskytnete, pokud se přímo nebo nepřímo ucházíte o zaměstnání ve společnosti Xerox. Berete na vědomí, že vaše žádost může obsahovat citlivé osobní údaje. Společnost Xerox tyto informace využívá k vyhodnocení vaší žádosti a k provádění činností souvisejících se zaměstnáním.

Zpětná vazba a recenze produktů. Informace, které nám poskytnete, a obsah zpráv, které nám zašlete, jako je například zpětná vazba a vámi napsané recenze produktů, příspěvky na blogy nebo dotazy a informace, které poskytnete podpoře zákazníků. Když nás kontaktujete prostřednictvím našeho webu, formuláře společnosti Xerox nebo helpdesku, jako je například zákaznická podpora, mohou být telefonní hovory nebo konverzace z chatu s našimi zástupci sledovány a nahrávány. Vaše zpětná vazba, příspěvky a recenze budou použity k hledání, jak naše produkty a služby zlepšit.

Prohlížení webu. Informace o vašich návštěvách na našem webu a vzorce vašeho prohlížení webu. Tyto informace mohou zahrnovat údaje o vašem zařízení, včetně adresy internetového protokolu (IP), typu prohlížeče a místních a jazykových nastavení. Ty jsou podrobněji popsány níže v části nazvané „Soubory cookie, webové signály a možnosti ochrany osobních údajů“. Tyto informace shromažďujeme pro zjištění údajů, jako je například počet návštěvníků různých částí našeho webu, a pro přizpůsobení prostředí na našich stránkách a našich interakcí s vámi vašim potřebám.

Produkty. Některé produkty společnosti Xerox shromažďují údaje, jako je registrace produktu, údaje z měřidel, zásoby spotřebních materiálů, konfigurace a nastavení zařízení, verze softwaru a chybové kódy. Společnost Xerox využívá tyto informace ke zlepšení produktů, fakturaci, generování reportů, doplňování spotřebních materiálů a podpůrným službám.

Zdroje třetích stran. Získáváme také údaje od třetích stran. Tyto zdroje třetích stran se v průběhu času mění, považujeme je však za důvěryhodné zdroje a mohou být veřejně dostupné nebo dostupné na komerční bázi. Mohou zahrnovat:

  • zprostředkovatele dat, od kterých nakupujeme demografické údaje z důvodu doplnění shromažďovaných údajů;
  • sociální sítě, pokud produktu společnosti Xerox povolíte přístup k vašim údajům na jedné nebo více sítích;
  • jmenované subjekty v rámci vašeho podniku nebo firmy (například člen vašeho IT oddělení) v průběhu poskytování služeb;
  • partnery, se kterými nabízíme značkové služby nebo se zabýváme společnými marketingovými aktivitami. Pokud zakoupíte služby nebo produkty společnosti Xerox od partnerů společnosti Xerox, můžeme od nich získat určité informace o vašem nákupu;
  • agentury pro prevenci podvodů nebo subjekt podávající informace o úvěrové spolehlivosti v souvislosti s poskytováním úvěrů a
  • veřejně dostupné zdroje, jako jsou veřejně dostupné vládní databáze nebo jiné údaje ve veřejném vlastnictví.

Jak používáme osobní údaje

Osobní údaje shromažďujeme a zpracováváme s vaším souhlasem, jak vyžaduje zákon nebo jak je to nezbytné k naplnění legitimních zájmů společnosti Xerox, k účelům, které zahrnují: (i) poskytování produktů a služeb, (ii) řízení, správu a provozování našeho podnikání, (iii) plnění našich smluvních a právních závazků, (iv) provádění přímého marketingu, (v) prevenci podvodů a (vi) ochranu bezpečnosti našich systémů a našich zákazníků.

Osobní údaje, které jsou odeslány v rámci obchodní činnosti, mohou být sloučeny s dostupnými adresáři podnikových databází. Společnost Xerox používá osobní údaje:

  • k odpovědím na vaše dotazy a ke komunikaci s vámi,
  • k poskytování zákaznické podpory,
  • ke sdílení zpráv, aktualizací nebo užitečných rad o produktech a službách společnosti Xerox,
  • k umožnění online nakupování,
  • k informování o speciálních akcích a další reklamě,
  • k umožnění registrace online služeb,
  • k vytvoření partnerství s distributory,
  • k přijímání a vyhodnocení žádostí o zaměstnání,
  • k přizpůsobení, analýze a vylepšování našich produktů, služeb, technologií, komunikace a vztahů s vámi,
  • k poskytování požadovaných produktů a služeb,
  • k upozorňování vás na administrativní záležitosti, které se týkají vašich produktů nebo služeb Xerox a
  • aby v případě fúze nebo akvizice společnosti Xerox či podstatné části jejího majetku byly osobní údaje případně předány zachované nebo nabývající straně nebo na ni převedeny.

Jak sdílíme osobní údaje

Vaše osobní údaje sdílíme podle potřeby za účelem dokončení transakce nebo poskytnutí produktu či služby, o které jste žádali nebo ke kterým jste udělili oprávnění. Pokud například poskytnete údaje o platbě při nákupu, budeme sdílet vaše platební údaje s bankami a dalšími subjekty, které platební transakce zpracovávají nebo zajišťují jiné finanční služby, a za účelem prevence podvodů a snížení rizika při půjčce.

Osobní údaje sdílíme mezi přidruženými společnostmi a dceřinými společnostmi společnosti Xerox, abychom mohli efektivně řídit naše podnikání. Také sdílíme osobní údaje s dodavateli nebo zprostředkovateli pracujícími naším jménem pro účely popsané v tomto prohlášení nebo v našich smlouvách s vámi. Například společnosti, které jsme najali, aby poskytovaly služby zákaznické podpory nebo se podílely na údržbě a servisu produktů prostřednictvím našich systémů a služeb, mohou potřebovat přístup k osobním údajům, aby mohly vykonávat svou práci. V takových případech jsou tyto společnosti smluvně zavázány dodržovat naše požadavky na ochranu osobních údajů a zabezpečení a nemohou používat od nás získané osobní údaje pro jakýkoli jiný účel. Osobní údaje můžeme také zveřejňovat v rámci podnikových transakcí, jako je sloučení nebo prodej majetku.

Konečně, osobní údaje budeme předávat nebo zveřejňovat, pokud se budeme v dobré víře domnívat, že je to nutné:

  • k dodržování platných právních předpisů nebo k reakci na platné právní postupy, a to i od policejních složek nebo jiných vládních úřadů,
  • k ochraně našich zákazníků, například k prevenci pokusů o podvod na uživatelích našich produktů nebo k zabránění ztrátám na životech nebo vážným úrazům nebo
  • k provozování a udržování bezpečnosti našich produktů, včetně prevence nebo zastavení útoku na naše počítačové systémy nebo sítě.

Kde osobní údaje zpracováváme a ukládáme

Osobní údaje shromážděné společností Xerox mohou být přesunuty, uloženy a zpracovány ve vašem regionu, ve Spojených státech amerických nebo v jakékoli jiné zemi, ve které společnost Xerox nebo její dceřiné společnosti, přidružené společnosti, subdodavatelé, zprostředkovatelé nebo partneři sídlí. Naše dceřiné společnosti, přidružené společnosti, subdodavatelé, zprostředkovatelé a partneři jsou na základě smlouvy povinni chránit veškeré osobní údaje, které od nás obdrží, a mají zakázáno tyto osobní údaje používat pro jakýkoli jiný účel než k poskytování služeb podle pokynů společnosti Xerox. V souladu s platnými právními předpisy také podnikáme kroky k zajištění přiměřené ochrany veškerých přenosů vašich osobních údajů.

Pokyny týkající se ochrany osobních údajů jsou každoročně zaměstnancům společnosti Xerox připomínány v rámci našeho povinného školicího programu. Podnikáme kroky, abychom zajistili, že údaje, které na základě tohoto prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů shromažďujeme, jsou zpracovávány podle ustanovení tohoto prohlášení a podle požadavků platných právních předpisů, ať se údaje nacházejí kdekoli. Někdy převádíme osobní údaje z Evropského hospodářského prostoru a Švýcarska do jiných zemí. V tom případě používáme různé právní mechanismy, včetně smluv, abychom zajistili, že u vašich osobních údajů budou dodržována všechna požadovaná práva a budou chráněna.

Doba uchovávání

Společnost Xerox si uchovává osobní údaje tak dlouho, dokud je to nezbytné pro poskytování produktů a plnění požadovaných služeb a transakcí, nebo pro jiné zásadní účely, jako je dodržování našich právních závazků, řešení sporů a prosazování platnosti našich smluv. Skutečná doba uchovávání údajů se může lišit. Kritéria používaná k určení období uchovávání údajů zahrnují: (i) jak dlouho potřebujeme osobní údaje k poskytování našich produktů nebo provozování našeho podnikání, (ii) zda jsou osobní údaje citlivého typu a (iii) zda se na společnost Xerox vztahují právní, smluvní nebo podobné povinnosti údaje uchovávat.

Vaše práva s ohledem na osobní údaje

U údajů, které shromažďujeme, máte na výběr. Když vás požádáme o poskytnutí osobních údajů, můžete odmítnout. Pokud se však rozhodnete neposkytnout údaje, které jsou důležité k poskytování produktu nebo funkce, je možné, že tento produkt nebo funkci nebudete moci používat.

  • Pokud zpracování osobních údajů podléhá vašemu souhlasu, máte právo svůj souhlas pro budoucí zpracování kdykoli zrušit.
  • V případě potřeby máte právo od nás požadovat (i) přístup k osobním údajům a jejich předání, (ii) přenesení osobních údajů a (iii) úpravu nebo vymazání vašich osobních údajů.
  • Máte také právo na námitky ke zpracování osobních údajů a můžete ho omezit.
  • Máte právo vznést námitky k přímému marketingu.
  • Máte právo podat stížnost u regulátora nebo u orgánu na ochranu osobních údajů.

Společnost Xerox můžete kontaktovat na e-mailové adrese ethics@xerox.com, abyste si ověřili přesnost svých osobních údajů nebo abyste požádali o aktualizaci či odstranění vašich informací. Do řádku předmětu uveďte heslo „Access“ a podrobnosti své žádosti uveďte v textu zprávy. Můžete nás také kontaktovat na čísle etické asistenční linky společnosti Xerox +1-866-XRX-0001. Společnost Xerox si vyhrazuje právo ověřit vaši totožnost a upravit rozsah a počet vašich požadavků. V některých případech může být vaše žádost odmítnuta na základě legitimní výjimky nebo v případech, kde vyhovění žádosti brání právní předpisy.

Osobní údaje dětí

Žádná z částí webu společnosti Xerox není určena dětem mladším 13 let (nebo v jiném, vyšším věku definovaném místními zákony), neshromažďuje vědomě osobní údaje dětí a děti nejsou cílovou skupinou jejího webu nebo produktů.

Zabezpečení osobních údajů

Společnost Xerox se zavázala chránit bezpečnost vašich osobních údajů a udržuje přísnou kontrolu přístupu k nim. K ochraně osobních údajů, které shromažďujeme a zpracováváme, používáme přiměřených a vhodných fyzických, technických a administrativních postupů. S informacemi zaslanými společnosti Xerox mohou pracovat pouze oprávnění zaměstnanci společnosti Xerox a zaměstnanci našich dceřiných společností, přidružených společností, zprostředkovatelů a partnerů.

Web společnosti Xerox uchovává osobní údaje v prostředí chráněném heslem na serverech, které splňují zásady, standardy a postupy zabezpečení informací společnosti Xerox. K ochraně vašich osobních údajů před neoprávněným přístupem, používáním nebo zveřejněním používáme různé bezpečnostní technologie a postupy. Například uchováváme osobní údaje, které jste poskytli, v počítačových systémech s omezeným přístupem umístěných v kontrolovaných zařízeních. Když přenášíme citlivé osobní údaje, jako je heslo, přes internet, chráníme je pomocí šifrování.

Abyste mohli mít jistotu, že na webech společnosti Xerox můžete s jistotou nakupovat, informace o platební kartě odeslané online chrání společnost Xerox pomocí technologií šifrování nebo tokenizace.

Ochrana osobních údajů u našich zprostředkovatelů a partnerů

Pokud společnosti poskytnete Xerox osobní údaje, může být nutné je předat našim dceřiným společnostem, přidruženým společnostem, zprostředkovatelům nebo partnerům, kteří pak vyřizují objednávky nebo poskytují služby. Společnost Xerox požaduje, aby její dceřiné společnosti, přidružené společnosti, zprostředkovatelé a partneři zpracovávali osobní údaje se stejnou péčí jako společnost Xerox.

Soubory cookie, webové signály a možnosti ochrany osobních údajů

Co je to soubor cookie?

Soubory cookie jsou malé textové soubory, které do vašeho počítače nebo mobilního zařízení ukládají navštívené weby. Jsou často využívány k tomu, aby weby fungovaly efektivně a také poskytovaly informace majitelům stránek. Soubory cookie jsou užitečné, protože webu umožňují rozpoznat vaše zařízení, umožňují efektivní navigaci mezi stránkami, umožňují zapamatovat si vaše preference a obecně zlepšit vaše uživatelské prostředí.

Jak společnost Xerox používá soubory cookie?

Společnost Xerox používá soubory cookie k rozpoznání opakovaných návštěv na našich webech a usnadňuje zařízení navigaci na webu a online nakupování. Soubory cookie ukládají vaši zemi a jazyk spolu s přiděleným náhodným ID relace. V některých případech soubory cookie ukládají informace o jméně a adrese, takže tyto informace nemusíte neustále znovu zadávat do dalších formulářů.

Informace ze souborů cookie, které společnosti Xerox shromažďuje, nám pomáhají sledovat počet návštěvníků na našich webech v průběhu času a zjistit, zda se jedná o novou, či opakovanou návštěvu.

Společnost Xerox také spolupracuje také s reklamními partnery třetích stran, kteří soubory cookie používají k poskytování reklamy společnosti Xerox na jiných webech a ke změření účinnosti našich reklamních kampaní. Ke sledování využití a aktivity na webu například používáme službu Google Analytics. Zde si můžete přečíst, jak služba Google Analytics používá vaše informace.

Co je webový signál?

Webový signál je elektronický otisk, který lze použít k rozpoznání souboru cookie ve vašem počítači nebo jiném zařízení, když si prohlížíte web nebo e-mail.

Jak společnost Xerox používá webové signály?

Společnost Xerox a reklamní partneři třetích stran mohou používat webové signály na našich webech, v našich e-mailech a v našich reklamách na jiných webech, aby změřili efektivitu našeho webu a naší reklamy. Webové signály například mohou počítat počet osob, které na náš web přešly z konkrétní reklamy, nebo počet osob, otevřou e-mailovou zprávu nebo na ni reagují.

Mohu blokovat soubory cookie a webové signály?

Ano, ve webovém prohlížeči máte možnost soubory cookie povolit, zakázat nebo smazat. Další informace najdete v nabídce „Nápověda“ vašeho prohlížeče. Pokud používání souborů cookie zablokujete, nebudete moci používat některé funkce na webu společnosti Xerox, včetně nákupního košíku a služeb online správy účtů. Některé webové signály můžete deaktivovat zakázáním souborů cookie.

Odkazy na jiné weby než weby společnosti Xerox.

Jiné weby, které mohou být přístupné prostřednictvím našeho webu, například pomocí tlačítek sociálních médií nebo jiných odkazů, o vás prostřednictvím použitím souborů cookie, webových signálů a dalších funkcí mohou shromažďovat určité informace. Nemáme přístup k těmto souborům cookie nebo ostatním funkcím, které weby třetích stran mohou používat, ani je nemůžeme kontrolovat, a naše prohlášení o ochraně osobních údajů se nevztahuje na postupy ochrany osobních údajů těchto webů třetích stran. Chcete-li zjistit další informace o postupech při ochraně osobních údajů na webech třetích stran, seznamte se s jejich prohlášením o ochraně osobních údajů a jejich nastaveními.

Možnosti ochrany osobních údajů: Jak společnost Xerox využívá zájmově orientovanou reklamu?

Weby ve spolupráci s online inzerenty shromažďují informace o návštěvnících a a jejich základě zobrazují reklamu, která je užitečnější a relevantnější. Tyto praktiky se označují jako zájmově orientovaná reklama nebo behaviorální online reklama. Společnost Xerox a naši reklamní partneři třetích stran mohou používat soubory cookie a webové signály pro poskytování zájmově orientované reklamy, která je relevantní a zaměřená na naše zákazníky a potenciální zákazníky. Při poskytování zájmově orientované reklamy společnost Xerox dodržuje ustanovení samoregulačního programu pro behaviorální online reklamu.

Jaké údaje web společnosti Xerox shromažďuje pro zájmově orientovanou reklamu?

Na základě vašich návštěv na webu Xerox.com a jiných webech může společnost Xerox a naši reklamní partneři třetích stran používat soubory cookie nebo webové signály ke shromažďování informací pro účely zájmově orientované reklamy. Tyto soubory cookie zjistí prohlížené stránky, odkazy a reklamy, na které kliknete, další akce na těchto webech a web, z nějž jste na danou stránku přešli. Podobně mohou online inzerenti na základě vašich návštěv na webu Xerox.com a jiných webech používat soubory cookie k poskytování reklamy od jiných společností než společnosti Xerox.

Mohu mít vliv na shromažďování údajů pro zájmově orientovanou reklamu, které o mně web společnosti Xerox shromažďuje?

Ano, společnost Xerox nabízí nástroj na odhlášení ze shromažďování osobních údajů společnostmi, které dodržují ustanovení samoregulačního programu pro behaviorální online reklamu.

Preferovaný způsob komunikace

Společnost Xerox vám může e-mailem posílat komerční nabídky inzerující naše produkty a služby. Můžete si na našem webu také objednat různé způsoby komunikace pro konkrétní produkty a služby. Pokud od společnosti Xerox dostáváte e-mailem komerční nabídky a chcete odběr těchto e-mailů zrušit, můžete tak učinit na adrese www.xerox.com/unsubscribe nebo prostřednictvím možnosti odhlášení uvedené v komunikaci. Žádost o zrušení odběru rovněž můžete zaslat na adresu:

Marketing Privacy Preferences
Xerox Corporation
Marketing Manager
27063 SW Canyon Creek Road,
Building 63 MS 7063-630,
Wilsonville, OR 97070

Tato možnost odhlášení odběru neplatí pro komunikaci primárně za účelem dokončení objednávky, smluv, podpory, bezpečnostních varování o produktu, aktualizací softwaru nebo jiných administrativních nebo transakčních upozornění, jejichž primárním účelem není propagace.

Kontaktování společnosti Xerox

Společnost Xerox se zavazuje vyřešit stížnosti týkající se ochrany vašich osobních údajů a našeho shromažďování či používání vašich osobních údajů. Dotazy a připomínky týkající se tohoto prohlášení o ochraně osobních údajů a vašich práv podle zákonů na ochranu osobních údajů můžete směřovat na kancelář Xerox Business Ethics and Compliance Office nebo přímo na kontaktech pro lokální pobočku Xerox.

Chcete-li poslat svůj dotaz nebo připomínku kanceláři Xerox Business Ethics and Compliance Office, kontaktujte etickou asistenční linku společnosti Xerox. Pokud chcete, můžete etickou asistenční linku společnosti Xerox kontaktovat důvěrně a anonymně. Linka je k dispozici online a na bezplatném telefonním čísle uvedeném níže.

Můžete nás kontaktovat také poštou na adrese:

Xerox Corporation
Xerox Business Ethics and Compliance Office
201 Merritt 7
Norwalk, CT 06851-1056
USA

 

Společnost Xerox Limited je naším zástupcem pro Evropský hospodářský prostor a Švýcarsko:

Xerox Limited, Riverview, Oxford Road, Uxbridge, UB8 1HS, Spojené království

Dceřiné společnosti společnosti Xerox ve vaší zemi nebo oblasti najdete zde.

Kontakty pro Českou republiku a Slovensko jsou:
cze.gdpr@xerox.com
Václav Štverka, CISA, CISM
dpo@versasys.cz
tel. +420 737243401

 

Máte-li dotazy ohledně produktů nebo služeb společnosti Xerox, zavolejte nám na bezplatnou linku +1-800-ASK-XEROX nebo +1-800-275-9376. Pokud máte dotazy týkající se podpory, prodeje, informací o společnosti, stipendií, výzkumu a inovací nebo služeb, najdete další kontaktní informace na adrese www.xerox.com.

Aktualizace tohoto prohlášení

Společnost Xerox si vyhrazuje právo kdykoli toto prohlášení změnit. Pokud provedeme změny, upravíme toto prohlášení o ochraně osobních údajů tak, aby tyto změny obsahovalo, a změníme datum nabytí účinnosti tohoto prohlášení.

Datum nabytí účinnosti tohoto prohlášení: 1. května 2018.

Co bylo upraveno v této aktualizaci?

Toto prohlášení o ochraně osobních údajů bylo aktualizováno tak, aby odráželo změny týkající se Obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR).