Як Xerox допоміг Державній лікарні Лос-Анджелеса оцифрувати свої записи та покращити догляд за пацієнтами

Медичний центр White Memorial є некомерційною, навчальною лікарнею, яка обслуговувала громади в центрі Лос-Анджелеса більше 100 років. В даний час в ньому працює 400 лікарів і 1800 співробітників і обслуговується понад 165 000 пацієнтів на рік за повним переліком стаціонарних, амбулаторних, екстрених і діагностичних послуг.

Це означає багато документів. White Memorial зобов'язаний вести записи своїх пацієнтів як безпечно, так і з можливістю швидкого доступу до них медичного персоналу, страхових компаній, адвокатів, аналітиків і аудиторів. Лікарня повинна стримувати витрати і відповідати необхідним вимогам для отримання майбутнього державного фінансування на розвиток медичних інформаційних систем (МІС). І вона повинна зробити все це, надаючи найвищий рівень догляду за пацієнтами.

Однак управління паперовою адміністративною документацією, як це було протягом десятиліть у White Memorial, є повільним і ненадійним, що призвело до зниження ефективності процесів по всій лікарні.

«Щоб краще обслуговувати нашу громаду, нам потрібно було перейти від громіздких, високозатратних паперових систем до більш ефективної електронної системи», – сказала Мара Брайант, заступник віце-президента White Memorial.

Саме тому White Memorial вибрав платформу управління контентом Xerox^® DocuShare^®. За допомогою Xerox лікарня створила індивідуальну та інтегровану систему, яка забезпечує єдине представлення медичної картки пацієнта разом з діловою та адміністративною інформацією.

Це рішення, що обробляє документи з лікарень, фінансові операції з пацієнтами, фармацевтичні замовлення і багато даних з інших відділень та процесів, і все це в одному місці. Рішення безпечне – з можливістю відстеження дій персоналу і детальними звітами про те, хто і коли отримує доступ до інформації пацієнта з дотриманням встановлених адміністративних правил. І співробітникам лікарні легко ним користуватися, дозволяючи медичному та адміністративному персоналу знаходити та отримувати інформацію за низкою критеріїв пошуку, таких як медичний номер, дата народження, дата прийому та багато інших.

Щоб допомогти створити нову цифрову систему для White Memorial, команда Xerox налаштувала багатофункціональні пристрої (БФП) для ефективного та послідовного сканування тисяч сторінок друкованих записів, збору необхідних даних, завантаження електронних документів у необхідні каталоги DocuShare та запуску необхідних робочих процесів.

Перехід від паперових документів до електронної системи управління контентом приніс White Memorial ряд важливих переваг. Інформація тепер безпечна, легко знаходиться і отримується для надання уповноваженим особам як в лікарні, так і за її межами. Об'єднання паперових та адміністративних записів з центральною електронною медичною інформаційною системою дозволяє лікарям негайно переглянути історію хвороби пацієнта в міру необхідності, як того вимагає протокол лікування. Доступ до записів можна отримати в усіх підрозділах, а зміни, внесені до документа або цифрового зображення, відстежуються та записуються як нові версії, що дає змогу отримати повне уявлення про зміни з ціллю забезпечення дотримання нормативних вимог.

Користувачі в приймальному покої, бухгалтерії, відділеннях невідкладної допомоги, медичних постах, аптеках та зовнішніх архівах сканують документи в рамках автоматизованих процесів, таких як виставлення рахунків, прийом та обробка замовлень на лікарські засоби. Наприклад, завдяки використанню сучасних функцій DocuShare, процес обробки фармацевтичних замовлень наразі автоматизований, а відскановані медичні замовлення поміщаються в електронну чергу, де їх переглядають фармацевти, затверджують, заповнюють та відправляють до пунктів прийому відповідних підрозділів.

Автоматизація системи обробки фармацевтичних замовлень дала можливість керівництву реструктуризувати фармацевтичний відділ від єдиного централізованого підрозділу до децентралізованої моделі, що забезпечує краще використання персоналу та ресурсів. Фармацевти тепер можуть в режимі реального часу отримувати інформацію про обсяг замовлень і стан справ, дозволяючи їм збалансувати навантаження, коригуючи зміни і розгортаючи персонал.

Це більш ефективна система, яка полегшує зберігання, організацію та доступ до медичної документації лікарів, медсестер, персоналу та адміністрації по всьому White Memorial. А це означає, що лікарня може присвятити більше часу і ресурсів кращому догляду за пацієнтами.