Аутсорсинг обробки фінансових і бухгалтерських документів
Якщо цей процес не є основною спеціалізацією вашої компанії, він все одно несе з собою значні накладні витрати, вимагає великих вкладень в устаткування і ПЗ і призводить до непомірного розростання штату бухгалтерії. А ручне, неавтоматизоване введення призводить до невисокої якості даних в платіжній системі. В результаті - конфлікти з постачальниками, штрафи за прострочені платежі, неможливість підвищення ефективності.
Скоротити витрати на обробку первинних бухгалтерських документів, зробити її більш швидкою і підвищити достовірність даних цілком можливо. Для цього ми пропонуємо нашим клієнтам комплекс послуг, які можна використовувати як вибірково, так і єдиним пакетом:
приймання поштової кореспонденції, штрихкодування, сортування і підготовка до сканування;
сканування і розкладка оригіналів за одиницями зберігання;
розпізнавання, витяг значимих даних (постачальник, номенклатури, суми, податки і т.д.) і їх перевірка на відповідність нормам і довідникам;
автоматичний пошук в ERP-системі відповідних контрактів та інших документів, що регламентують угоду, і звірку витягнутих даних;
формування пакету документів, що вимагають ручної звірки, і пов'язаних з ними контрактів;
автоматична конверсія і вивантаження в ERP-систему, формування проводок;
остаточне атрибутування і збереження оброблених документів в електронному або паперовому архіві.
При виборі єдиного пакету послуг наша компанія бере на себе приймання всієї поштової кореспонденції з бухгалтерськими документами і передає в фінансові системи вашої організації готові до проведення дані. При цьому всі опрацьовані документи впорядковано зберігаються як в паперовому, так і в оцифрованному вигляді. Швидкість обробки і якість даних гарантуються в договорі.
Наші можливості
Для наших клієнтів ми встановили більше 2700 сканерів, які щодня оцифровує понад мільйон сторінок. Ми використовуємо понад 100 власних центрів потокової обробки документів по всьому світу з пропускною спроможністю близько 11,5 мільйона сторінок в день. Сумарний обсяг оброблюваних зображень досягає 3,5 мільярда на рік. Ми пропонуємо:
Досвід і експертизу Ми проаналізуємо ваш документообіг і підготуємо для вас стратегію переходу до нового формату обробки документів, розробивши всі необхідні процедури, шаблони і регламенти. Ми знаємо, що значить обробляти дійсно великі обсяги документів. У нас є такий досвід. Ми знаємо, які вимоги висувають законодавство і бізнес. У нас є така експертиза.
Інфраструктуру і технології
Ми спроектуємо масштабується апаратно-програмне рішення, яке буде відповідати галузевим стандартам, враховувати особливості вашої організації і інтегруватися в її ІТ-інфраструктуру.
Персонал
Кваліфіковані оператори Xerox, які пройшли всі необхідне навчання та стажування, візьмуть на себе рутинну роботу. Ми надамо виділеного менеджера, який забезпечить взаємодію в рамках контракту і оперативну реакцію на мінливі вимоги.