Рішення Xerox^® Workplace Suite

Xerox^® Workplace Suite — це сервер керування друком, який має функції для автентифікації, контролю витрат, безпеки вмісту та забезпечення мобільності робочих процесів. Він призначений для встановлення на приватному захищеному локальному сервері, а завдяки гнучкому модульному підходу вам знадобляться ліцензії лише на ті функції, що відповідають потребам вашого бізнесу, незалежно від кількості встановлених на об’єкті пристроїв.

Автентифікація та керування доступом

Параметри автентифікації суміщуються з великою кількістю захищених зчитуючих пристроїв і карт, що відповідають стандартам галузі. Обирайте зручні способи автентифікації для розблокування пристроїв: по карті, без карти або з мобільного пристрою за допомогою NFC,^® додатки Xerox Print Portal і QR-код. Встановлюйте основні правила друку, щоб контролювати витрати та обмежувати доступ до пристроїв /функцій на рівні користувача/групи.

Система єдиного входу (SSO) в усі сервіси на вашому принтері, що підтримують SSO, — наприклад, програми для підключення до хмари та інші. Швидка одноразова автентифікація на принтері за допомогою ідентифікаційної карти, мобільного пристрою чи облікових даних та безпечний доступ до всіх застосунків БФП із підтримкою системи єдиного входу виключає необхідність виконувати додаткові кроки для входу в систему, що віднімають багато часу.

Безпека вмісту

Функція захисту даних попереджує втрату даних та інтелектуальної власності шляхом пошуку визначених користувачем термінів і текстових рядків (таких як конфіденційно, тільки для внутрішнього використання і т. д.) у всіх документах, скопійованих, відсканованих або роздрукованих на ліцензованому БФП. У разі виявлення збігів адміністратору надсилається сповіщення — з описом задачі та вмістом документу — для визначення подальших дій.

Мобільний друк

Зробіть друк з мобільних пристроїв простим і гнучким. Надсилайте завдання друку з пристроїв із ОС Windows, Google Chromebook, Mac OS, Linux і планшетів на платформах iOS, Android і Windows Surface зі встановленими мобільними додатками для друку. Використовуючи традиційний робочий процес друку pull (коли завдання друку чекає у хмарі), ставте задачі в єдину чергу, друкуйте та забирайте документи у зручний час.

Облік, звітність і правила

Адміністратори можуть встановлювати правила контролю доступу та друку, а також уважно стежити за використанням принтерів усіма співробітниками організації завдяки веденню консолідованої звітності та обліку всіх пристроїв. Xerox Workplace Suite, що використовується в якості сервера керування друком, інтегрується з програмою мережевого обліку Network Accounting.

Керування постійно зростаючою кількістю співробітників пов'язано з безліччю проблем, тому іноді питання захисту принтерів і документів посідає останнє місце в переліку пріоритетів.

Оскільки принтери та багатофункціональні пристрої стають дедалі «розумнішими» та краще інтегруються з різними системами, які використовуються у вашій організації, слід знайти простіший спосіб керувати цими процесами, не витрачаючи на це багато часу. Потрібен простий, але ефективний спосіб контролю доступу до систем лише уповноваженими користувачами з відповідними дозволами й одночасного відстеження та запобігання копіюванню, друку і скануванню конфіденційних даних за межами вашої мережі.

Основні завдання

Безпека

• Як ви контролюєте та відстежуєте користувачів, які можуть копіювати, друкувати та сканувати документи за межами вашої мережі?

• Як ви захищаєте важливі документи та їхній вміст, щоб запобігти витоку даних?

• Як ви можете підвищити рівень безпеки без використання трудомістких кроків для входу в програми для принтерів і БФП?

Керування друком — Контроль витрат

• Як ви можете переконатися в тому, що надруковані конфіденційні документи не потрапляють до лотка принтера для загального користування, у якому їхній вміст можуть побачити інші користувачі?

• Ви зможете контролювати свої витрати на операції друку, легко запустивши функцію збору звітів по принтерам, завдяки яким визначите, звідки користувачі друкують документи й які фактори стають причиною великих витрат.

• Як тільки ви зрозумієте, як використовуються принтери, ви зможете встановити правила друку та впевнитися в тому, що користувачі дотримуються ваших розпоряджень щодо друку.

Мобільність

• Оскільки ваше підприємство рухається в бік переходу співробітників до більш мобільного режиму роботи, вам необхідно бути впевненими, що їхня продуктивність не знижується за межами офісу, і вони можуть друкувати клієнтські документи незалежно від їхнього місцезнаходження.

• Компаніям потрібні рішення, які були б зручні для користувачів і легко інтегрувалися в ІТ-системи. Тобто їм потрібно мати можливість друкувати документи з мобільних пристроїв різних марок на принтерах різних марок.

• Як ви уникаєте труднощів, пов’язаних із допуском відвідувачів, клієнтів і виїзних співробітників до друкарських пристроїв у ваших офісах?

• Як ви досягаєте ефективності при керуванні потребами своїх співробітників у друці документів через різні мобільні пристрої та при взаємодії з декількома постачальниками друкарських послуг, забезпечуючи узгоджений і безперебійний процес?

Чому варто вибрати Xerox?

У нашому сучасному локальному сервері для керування друком застосовано ефективний, модульний і гнучкий підхід до забезпечення внутрішньої безпеки документів. Додавайте продуктивність за необхідністю, зберігаючи документи в межах власної мережі.

Недоліки системи безпеки усуваються за допомогою:

• автентифікації, що дозволяє контролювати доступ до принтерів і ваших мережевих систем завдяки широкому спектру методів автентифікації, зокрема автентифікацію по ідентифікаційній карті та за допомогою мобільного пристрою;

• спрощеної та безпечної системи єдиного входу (SSO), яка дозволяє отримати доступ до ваших серверних систем, без трудомістких кроків авторизації;

• відстеження вмісту певного документа, завдяки чому адміністратор отримує сповіщення в разі спроби копіювання, друку та сканування вказаного вмісту.

Недоліки системи керування друком і контролю витрат усуваються за допомогою:

• функції відкладеного друку, завдяки якій друк файлів виконується у потрібний час і після проходження користувачем автентифікації на принтері (функція підтримується як на принтерах Xerox, так і на принтерах інших брендів);

• органічної інтеграції з користувацькими екранами ConnectKey, що дозволяє змінювати, видаляти та редагувати параметри завдань до початку друку, — виключаючи випадки друку непотрібних документів, які впливають на обсяг витрат.

Недоліки питань мобільності усуваються за допомогою:

• мобільного рішення для друку, завдяки якому користувачі можуть легко знаходити принтери та підключатися до них, використовуючи наш мобільний додаток. Ви можете переглядати всі задачі зі свого мобільного пристрою, розблоковувати принтер і миттєво робити відбитки або навіть надсилати завдання, щоб надрукувати їх пізніше. Також ви можете просто надсилати файли електронною поштою, ставлячи їх таким чином у чергу для друку.

• Конвертувати файли форматів програм Microsoft з максимальною точністю, не турбуючись про втрату елементів зображення, даних і форматування.

Переваги ІТ-систем Xerox

• Відсутня необхідність у встановленні унікальних драйверів на кожному принтері організації. Друк у єдину чергу та зняття утримання завдання з будь-якого підключеного принтера.

• Більше немає жодних турбот, пов’язаних із керуванням безліччю різних мобільних пристроїв і телефонів. Наш мобільний додаток підтримує безпроблемний друк з усіх мобільних телефонів.

• Версія «легкий сервер» (server light) має «легкий» ІТ-відбиток. Зниження мережевого трафіку завдяки виставленню задач друку безпосередньо з клієнтського програмного забезпечення на ПК користувача після проходження автентифікації на принтері.

• Пакет Xerox Workplace Suite з різними варіантами ліцензій простий у встановленні та керуванні.