Skip to main contentClick to view our Accessibility Statement or contact us with accessibility-related questions.
Man sitting at desk working on laptop.

Як велика юридична фірма з питань трудових відносин вирішила свої проблеми щодо обробки та обміну документами

У Bell Law Group юристи та співробітники з легкістю конвертують документи та співпрацюють віддалено через єдину платформу за допомогою Xerox® Workflow Central.

«Xerox Workflow Central дійсно спрощує щоденну роботу юристів, таких як у Bell Law Group».

— Бенджамін Дуту (Benjamin Duthu), директор із маркетингу Xerox в юридичному секторі
Bell Law solves document challenges with Xerox® Workflow Central YouTube Відео

Bell Law Group — це юридична фірма, яка долучається до великої кількості справ про тілесні ушкодження та трудове право, представляючи інтереси працівників, державних службовців і роботодавців. Фірма працює з клієнтами по всій країні та має офіси в п’яти різних містах: Вашингтон, Нью-Йорк, Сіоссет, Ґарден-Сіті та Маямі.

Завдання

У п’яти офісах використовувалися різні комп'ютерні мережі, що ускладнювало обмін даними

Відома юридична фірма з питань трудових відносин та виробничого травматизму Bell Law Group протягом своєї двадцятирічної історії розширялася шляхом зростання та надбання активів, що дозволило відкрити офіси в п’яти різних містах США. Юристи фірми, залежно від вимог клієнта, часто переміщуються з одного офісу в інший, і щодня між офісами здійснюється обмін документами та їхня обробка.

Однак процеси обміну документами та їхньої обробки були ускладнені через використання окремої ІТ-мережі та різних програмних рішень доступу до документів. Знаходячись в одному офісі, юристи використовували можливості програмного забезпечення, наприклад, щоб конвертувати, компонувати або перекладати документи, а потім виявлялося, що ці документи були недоступні або мали зовсім інший вигляд в іншому офісі. Щоб виправити такі недоліки, персонал може почати шукати рішення, використовуючи неавторизовані інструменти, втрачаючи час і ресурси та створюючи потенційні ризики для системи безпеки.

Фірма потребувала рішення, яке дозволяло б адвокатам і працівникам з усіх офісів легко отримувати доступ до документів в єдиному зручному середовищу. Також було необхідно знайти спосіб надати співробітникам доступ до однакових інструментів обробки документів незалежно від місця їхнього знаходження.

Зважаючи на швидкі темпи зростання вимог до фірми, група шукала просте рішення, яке не потребувало б суттєвого навчання користувачів і працювало б з інфраструктурою, яку вона вже мала в наявності.

У пошуку рішення фірма Bell Law Group, давній клієнт Xerox, звернулася за допомогою до Xerox Business Solutions (XBS)s.

Рішення

Адаптивна робоча платформа

Відділ XBS рекомендував Bell Law Group розглянути Xerox® Workflow Central як надійну та адаптивну платформу, яка працює з наявним хмарним сховищем і надає цілодобовий доступ до даних із будь-якого місця.

З огляду на терміновість питання, компанія Xerox запропонувала спочатку випробувати ефективність платформи, і лише потім приймати рішення про її впровадження в усій фірмі. Таким чином, фірма змогла перевірити можливості платформи в умовах чинного середовища.

Протягом тримісячного випробування Bell Law Group не тільки отримала підтвердження того, що Workflow Central може вирішити проблеми фірми щодо взаємодії між співробітниками, але й виявила його додаткові переваги, які задовольняють її потреби в обробці документів, серед яких функції конвертування документів, перекладу та редагування, а також можливість конвертації рукописних нотаток у документи, які можна змінювати.

Результати

Юристи можуть легко отримувати доступ до документів і швидко опрацьовувати їх в усіх офісах

За допомогою платформи Xerox® Workflow Central юристи фірми тепер можуть отримувати доступ до документів, обмінюватися ними та обробляти їх швидше та простіше.

Оскільки платформа працює у хмарному сховищі Bell, члени команди можуть обмінюватися документами та безпечно співпрацювати в режимі реального часу, що є вирішальним фактором для задоволення потреб у судових процесах з обмеженим часом, таких як комплексна юридична оцінка під час злиття та поглинання компаній.

Де б вони не працювали, співробітники Bell можуть безперешкодно та безпечно отримувати доступ до узгоджених інструментів і перетворювати файли у придатні для використання формати, зокрема виконувати швидкий переклад, компонування та створення аудіофайлів із документів. Серед основних функцій, які виявилися особливо корисними для юристів у повсякденному використанні, виділяють можливість конвертувати рукописні нотатки у формат, який можна редагувати, і функцію, яка дозволяє їм узагальнювати нотатки.

Загалом, нове об’єднане середовище для співпраці допомагає групі компаній оптимізувати їхню політику «клієнт на першому місці».

Наразі фірма випробовує додаткові рішення Xerox для подальшого покращення робочих процесів співробітників і підвищення якості обслуговування клієнтів.

«Навантажені роботою юридичні фірми постійно стикаються з вимогами щодо максимальної ефективності та результативності в обслуговуванні своїх клієнтів. Xerox Workflow Central і низка інших рішень Xerox вирішують ці нагальні та майже всюдисущі завдання»,

– Benjamin Duthu, Xerox Legal Sector Marketing Manager

Піктограма шестірні з відведеннями, що розходяться ліворучЗавдання

  • У той час як співробітники за будь-якої можливості віддають перевагу роботі в своєму домашньому офісі, їм все ще доводиться витрачати багато часу на дорогу з головного офісу фірми в інший офіс або на особисті зустрічі зі своїми клієнтами на їхній території.

  • Як наслідок, їм було важко знайти захищені та сумісні інструменти для переробки інформації й обміну юридичними файлами у своїй віртуальній робочій групі.

  • Фірма Bell Law Group шукала систему, у який співробітники могли б обмінюватися даними та зберігати їх у всіх п’яти офісах так, наче вони були в одному.

Значок лампочкиРішення

  • Після випробувань Xerox® Workflow Central, фірма Bell Law Group ухвалила це рішення, яке забезпечує єдиною захищеною робочою платформою з можливостями адаптації, до використання в своїй діяльності.

  • Користувачі служби можуть отримувати до неї доступ у будь-який час і в будь-якому місці, з ПК, мобільних пристроїв і {1>багатофункціональних принтерів Xerox® ConnectKey®<1}, швидко конвертуючи PDF-документи у формати, які можна редагувати.

  • Серед переваг вони отримують цілу бібліотеку доступних робочих процесів (перетворення даних на файли MS Office, перетворення на аудіо, автоматичне редагування, переклад тощо).

  • Після внесення змін до документів вони миттєво потрапляють у хмарне сховище Bell або надсилаються клієнтам електронною поштою з використанням функції «Шифрувати та відстежувати», яка підвищує рівень захисту під час надсилання.

Графік із висхідним трендом і шестірнею над нимРезультати

  • Перехід членів команди до користування системою був легким, оскільки для цього не було потрібне індивідуальне навчання.

  • Юристи та співробітники фірми тепер можуть ще швидше конвертувати та змінювати документи незалежно від місця знаходження і з дотриманням повної відповідності вимогам процедур.

  • Функція «Шифрувати та відстежувати» дозволяє клієнтам безпечно обмінюватися конфіденційними файлами з членами команди або сторонніми організаціями.

  • У підсумку, фірма Bell Law Group може надавати своїм клієнтам послуги швидше, дотримуючись своєї політики «клієнт на першому місці».

A woman with a laptop using a Xerox C235 MFP in her home office

Платформа Xerox® Workflow Central

Конвертуйте документи на всіх своїх пристроях. Навіть поза офісом.

Схожі публікації

  • Students working at a table

    Організація з надання навчальних послуг модернізує методику викладання шляхом формування більш доступних матеріалів.

    Фахівці з навчання в CRC Formation використовують Xerox® Workflow Central для надання студентам нових можливостей навчання.

  • woman sitting holding tablet

    How Partners Help a Distributed Workforce Strategy

    Midmarket organisations face many challenges with distributed workforces. See how IT departments benefit from trusted partners to modernise remote and hybrid user support.

  • woman pointing at screen

    How Digital Transformation Works for SMBs

    Discover how automation, hybrid work, and distributed workforce drive digital transformation in SMBs. Learn how IT services enable and deliver this process.

  • Woman looking at phone, with security overlay

    3 Essentials to Cybersecurity - Part 2

    Discover how Xerox technologies can help to secure your printer and data.

  • Person in a darkened room peering at a large monitor

    Getting Started with Xerox® FreeFlow® Core

    Join our Xerox virtual webinar to help streamline your pre-press workflow and say goodbye to touchpoints and bottlenecks.

  • Hands typing on keyboard with app overlay

    3 Essentials to Cybersecurity - Part 1

    Discover how Xerox technologies can help to secure your printer and data.

Поділитися