Як велика юридична фірма з питань трудових відносин вирішила свої проблеми щодо обробки та обміну документами

У Bell Law Group юристи та співробітники з легкістю конвертують документи та співпрацюють віддалено через єдину платформу за допомогою Xerox^® Workflow Central.

Bell Law Group — це юридична фірма, яка долучається до великої кількості справ про тілесні ушкодження та трудове право, представляючи інтереси працівників, державних службовців і роботодавців. Фірма працює з клієнтами по всій країні та має офіси в п’яти різних містах: Вашингтон, Нью-Йорк, Сіоссет, Ґарден-Сіті та Маямі.

Завдання

У п’яти офісах використовувалися різні комп'ютерні мережі, що ускладнювало обмін даними

Відома юридична фірма з питань трудових відносин та виробничого травматизму Bell Law Group протягом своєї двадцятирічної історії розширялася шляхом зростання та надбання активів, що дозволило відкрити офіси в п’яти різних містах США Юристи фірми, залежно від вимог клієнта, часто переміщуються з одного офісу в інший, і щодня між офісами здійснюється обмін документами та їхня обробка.

Однак процеси обміну документами та їхньої обробки були ускладнені через використання окремої ІТ-мережі та різних програмних рішень доступу до документів. Знаходячись в одному офісі, юристи використовували можливості програмного забезпечення, наприклад, щоб конвертувати, компонувати або перекладати документи, а потім виявлялося, що ці документи були недоступні або мали зовсім інший вигляд в іншому офісі. Щоб виправити такі недоліки, персонал може почати шукати рішення, використовуючи неавторизовані інструменти, втрачаючи час і ресурси та створюючи потенційні ризики для системи безпеки.

Фірма потребувала рішення, яке дозволяло б адвокатам і працівникам з усіх офісів легко отримувати доступ до документів в єдиному зручному середовищу. Також було необхідно знайти спосіб надати співробітникам доступ до однакових інструментів обробки документів незалежно від місця їхнього знаходження.

Зважаючи на швидкі темпи зростання вимог до фірми, група шукала просте рішення, яке не потребувало б суттєвого навчання користувачів і працювало б з інфраструктурою, яку вона вже мала в наявності.

У пошуку рішення фірма Bell Law Group, давній клієнт Xerox, звернулася за допомогою до Xerox Direct Services.

Рішення

Адаптивна робоча платформа

Відділ Xerox Direct Services рекомендував Bell Law Group розглянути Xerox^® Workflow Central як надійну та адаптивну платформу, яка працює з наявним хмарним сховищем і надає цілодобовий доступ до даних із будь-якого місця.

З огляду на терміновість питання, компанія Xerox запропонувала спочатку випробувати ефективність платформи, і лише потім приймати рішення про її впровадження в усій фірмі. Таким чином, фірма змогла перевірити можливості платформи в умовах чинного середовища.

Протягом тримісячного випробування Bell Law Group не тільки отримала підтвердження того, що Workflow Central може вирішити проблеми фірми щодо взаємодії між співробітниками, але й виявила його додаткові переваги, які задовольняють її потреби в обробці документів, серед яких функції конвертування документів, перекладу та редагування, а також можливість конвертації рукописних нотаток у документи, які можна змінювати.

Результати

Юристи можуть легко отримувати доступ до документів і швидко опрацьовувати їх в усіх офісах

За допомогою платформи Xerox^® Workflow Central юристи фірми тепер можуть отримувати доступ до документів, обмінюватися ними та обробляти їх швидше та простіше.

Оскільки платформа працює у хмарному сховищі Bell, члени команди можуть обмінюватися документами та безпечно співпрацювати в режимі реального часу, що є вирішальним фактором для задоволення потреб у судових процесах з обмеженим часом, таких як комплексна юридична оцінка під час злиття та поглинання компаній.

Де б вони не працювали, співробітники Bell можуть безперешкодно та безпечно отримувати доступ до узгоджених інструментів і перетворювати файли у придатні для використання формати, зокрема виконувати швидкий переклад, компонування та створення аудіофайлів із документів. Серед основних функцій, які виявилися особливо корисними для юристів у повсякденному використанні, виділяють можливість конвертувати рукописні нотатки у формат, який можна редагувати, і функцію, яка дозволяє їм узагальнювати нотатки.

Загалом, нове об’єднане середовище для співпраці допомагає групі компаній оптимізувати їхню політику «клієнт на першому місці».

Наразі фірма випробовує додаткові рішення Xerox для подальшого покращення робочих процесів співробітників і підвищення якості обслуговування клієнтів.