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Otimizar os workflows

Como um fabricante passa menos tempo a gerir documentos e mais tempo a gerir o negócio

Infographic indicating clocks, a tall building, a car driving, and documents with an hourglass

Desafio

Um fabricante de média dimensão sentia dificuldades na gestão de documentos em papel. Carla, a Diretora do Departamento de Gestão de Registos, passava horas a tentar localizar documentos em papel mal arquivados e extraviados, o que muitas vezes exigia deslocações demoradas a uma instalação de armazenagem exterior à fábrica. Além disso, não existia qualquer plano formal de recuperação após desastre.

MFP and smartphone with overlay of a lock icon

Solução

Utilizando software de gestão documental, a empresa digitalizou os seus registos por meio de um MFP com Tecnologia Xerox^® ConnectKey^®. Os funcionários têm agora acesso imediato e seguro aos documentos digitais utilizando os seus identificadores. Vários utilizadores podem agora aceder ao mesmo documento atualizado em simultâneo, otimizando o workflow. Os registos são replicados na cloud para fins de recuperação após desastre, proporcionando 99% de tempo produtivo e acesso em qualquer ponto do mundo.

Em Ação

1. A simplicidade no seu melhor

A Carla coloca documentos em papel no Alimentador de Documentos do MFP Xerox^® e toca no ícone IMS Scan no ecrã tátil.

User interface showing file type selection menu

2. Intuitiva por natureza

A Carla seleciona as opções de digitalização, responde a duas perguntas dos menus, introduz um número de ficheiro único e toca no botão "Start" para digitalizar os documentos.

Utilizando software de gestão documental, a empresa digitalizou os seus registos

3. Orientada para soluções

Com todos os registos digitalizados, Carla e os colegas podem agora aceder a todos os documentos a partir dos seus computadores ou dispositivos portáteis.

User interface showing a User Accounts menu

4. Facilmente acessível

Os funcionários podem localizar e imprimir facilmente documentos a partir de qualquer dispositivo com a Tecnologia Xerox^® ConnectKey^® (com a sua App Print de IMS instalada). Só precisam de selecionar o botão "Print from IMS" na interface do ecrã tátil, responder a perguntas relativas ao documento em causa e clicar em “Print.”