Protect
Számos megoldás ígéri, hogy megőrzi az adatai biztonságát, de a fájlmegosztás az egyik olyan terület, ahol másoktól függ.
A túlélés érdekében a vállalkozásoknak adatokat kell megosztaniuk, viszont kevés ráhatásuk van az adatokra, miután azok – tévedésből vagy rosszindulatú módon – kikerültek a tűzfal védelme alól.
Aggályok három területen:
E-mailes átvitel
A fájlmegosztás legegyszerűbb és leggyorsabb módja. Könnyen vezethet hibákhoz, irányítás nélküli továbbosztáshoz és e-mail-fiókok rosszindulatú feltöréséhez.
Fájlmegosztási/hostingmegoldások
Az utóbbi néhány évben nagy fájlok megosztása külső felek felé gyors és egyszerű lett, viszont számos ilyen megoldás lehetővé teszi a teljesen nyílt fájlmegosztási hivatkozások terjesztését.
A másik probléma, ami az „ingyenes” szolgáltatásokkal járhat, hogy a személyazonosításra alkalmas adatait begyűjthetik és felhasználhatják más célokra.
Fizikai terjesztés
Előfordult már, hogy olyan levelet vagy csomagot kapott, amely nem az Öné volt? Volt már olyan, hogy egy dokumentumot felejtett az asztalán vagy egy nyilvános helyen? Az emberek nem mindig takarják el a dokumentumokat annyira, amennyire ez szükséges lenne, még akkor sem, amikor azokat magukkal viszik.
Sajnos ez gyakrabban fordul elő, mint ahogyan a vállalkozások szeretnék.
A Workflow Central „Protect” munkafolyamata1 hogyan segít enyhíteni ezeket az aggályokat?
Amikor a dokumentumok szerzői megosztják azokat a „Protect” munkafolyamaton keresztül, három különböző szintű védelmet rendelhetnek az egyes dokumentumokhoz. Ráadásul az okos biztonsági csomagolás miatt, melyet a fájl köré helyez, a védelem mindig a dokumentum része marad, függetlenül a megosztás módjától.
Megtekintések nyomkövetése – Ez a funkció nyomon követi, hogy hányszor nézték meg a dokumentumokat.
Megtekintők nyomkövetése – Ez a funkció nyomon követi, hogy hányszor nézték meg a dokumentumokat, és kik voltak azok.
Megtekintők korlátozása és nyomkövetése – Ez a funkció nyomon követi, hogy hányszor nézték meg a dokumentumokat, és korlátozza, hogy kik tekinthetik meg.
A fenti szintek bármelyikének kiválasztásakor a szerzők lejárati paramétereket is megadhatnak a megtekintéshez. Ez lehet egy adott dátum vagy napok száma; illetve 2. és 3. szint esetén a szerzők megadhatják a maximális megengedett megtekintések számát. Amennyiben a dokumentumot véletlenül rossz személynek küldik, a védelem lejárhat azonnal vagy egy bizonyos idő múlva a küldés után.
A külső e-mail-címekre történő megosztások elkerülése érdekében a szerzők korlátozhatják a dokumentumokat egy vagy több konkrét domainre, mely különösen hasznos a belső használatra szánt dokumentumok esetén, melyeket cégen belül kell tartani.
2. és 3. szint esetén a szerzők még képernyőmentési azonosítókat is adhatnak a megosztott dokumentumhoz, mely a címzett nevével ellátja a dokumentumot, amennyiben a „Képernyőkép” funkciót vagy más képernyőmentési szoftvert használna. Ezzel a címzettet el lehet tántorítani a további megosztástól, hiszen az olvasó látja, hogy amennyiben megosztja egy oldal képét vagy annak egy részét, azzal azt kockáztatja, hogy az adatszivárgást könnyedén vissza lehet követni.
Ne feledkezzünk meg a nyomtatásról sem. Miközben számos alapos oka lehet annak, hogy kinyomtassunk egy dokumentumot, vannak olyan dokumentumok is, melyek esetén nem szeretnénk, ha kinyomtatnák őket. A „Protect” munkafolyamatnál a korlátozott nyomtatási képesség az alapértelmezett beállítás, de nyomtatható dokumentumok esetén a „Redact” munkafolyamattal gondoskodhat arról, hogy nyomtatás előtt rendszer elrejtse a személyazonosításra alkalmas adatokat.
Függetlenül attól, hogy a dolgozói otthonról, távolról, állandóan irodából vagy rugalmas, hibrid módon dolgoznak, a Xerox könnyen használható, intuitív „Protect” biztonsági megoldásával a vállalkozások többet tehetnek a legértékesebb eszközeik védelme érdekében.
Hogyan segíthet ez az én munkahelyemen?
Betegkartonok vagy levelezések, melyek személyazonosításra alkalmas adatokat (PII) tartalmaznak.
Kutatás-fejlesztési koncepciók/tervek, egyéb olyan dokumentáció, mely szellemi tulajdont (IP) tartalmaz.
Szerződések, megállapodások vagy az azokat támogató egyéb titoktartási dokumentumok.
A Workflow Central egyéb termelékenységnövelő képességei
Automatizált munkafolyamat létrehozása az olyan dokumentumok nyomon követésére, melyeket mindig biztonságban kell tartani. Amint megérkeznek a kiválasztott felhőalapú mappába2 vagy e-mailes postaládába,2 az automatizált munkafolyamat a háttérben alkalmazza a „Protect” munkafolyamatot anélkül, hogy a felhasználónak tennie kellene bármit is. További tudnivalók
Megjegyzés: a folyamat indulásakor az iOS-mobileszközök nem képesek megnyitni a védett dokumentumokat, azokat le kell tölteni egy PC-re vagy egy Mac eszközre.
¹ Magasabb szintű előfizetés szükséges
2 A támogatott bemeneti és kimeneti helyek többek között az e-mailes (MS Exchange Online) és felhőalapú (MS 365 SharePoint és MS OneDrive) tárhelyek.
Megállíthatatlan termelékenység, bárhol legyen is a munka.
Készen állsz, hogy elbúcsúzz a mindennapos munka kihívásaitól? A Xerox® Workflow Central Platform segíthet. Kezdjük.