Como o CTH GROUPE simplificou seu fluxo de informações sobre produtos com o Xerox® DocuShare®
Com sede em Romans-sur-Isère, na região francesa de Drôme, o CTH Groupe foi criado em 1982. Com o belo cenário da cordilheira do Maciço Vercors, o modelo de negócio original da CTH era dedicado à criação de animais e à agricultura. A CTH expandiu-se em 2009, estabelecendo uma nova divisão chamada CONFORTO, especializada em melhorias e reformas residenciais.
À medida que a empresa crescia, o gerenciamento de documentos essenciais tornou-se extremamente difícil e propenso a erros. Olivier Nayagom, Diretor de Vendas da Xerox Channel Partner Axilis, explica por que o CTH Groupe recorreu à Xerox para obter mais ajuda.
“O GRUPO CTH é um cliente de longa data da Axilis. Ela queria centralizar as solicitações de usuários para tudo relacionado a rotulagem, fichas de dados técnicos, fichas de dados de segurança e fotos de pacotes de produtos, ao mesmo tempo em que permitia acesso remoto e seguro a esses documentos. Além disso, o CTH também precisa gerenciar mais de 250 referências de produtos em diferentes idiomas. Esses documentos também estão em constante evolução devido à mudança de padrões. Todas as solicitações de alteração foram feitas anotando as versões em papel ou separadamente por e-mail. Ambos os processos desperdiçaram uma enorme quantidade de tempo e introduziram vários pontos de risco de erro.”
“Para ajudar a encontrar a solução certa para O CTH, recorremos ao nosso parceiro de negócios e-Cervo, especializado em automação de processos de negócios. Depois de trabalhar em conjunto COM a CTH para entender melhor suas necessidades, a e-Cervo recomendou o Xerox DocuShare como a plataforma de gerenciamento de conteúdo.”
“O importante era poder definir com clareza os contornos desse projeto. DocuShare foi a plataforma ideal para atender às necessidades prioritárias do departamento de marketing. A riqueza funcional e a intuitividade do DocuShare como um A Plataforma ECM atendeu melhor ao escopo do projeto e, assim, ajudou a automatizar os PROCESSOS de marketing da CTH e a facilitar sua transformação digital.”
"DocuShare nos permitiu consolidar e classificar documentos de origem, documentos de marketing, tudo relacionado a rotulagem, fichas de dados técnicos, fichas de dados de segurança e muito mais. O acesso ao documento agora é limitado e depende das permissões que atribuímos aos indivíduos. Tudo se tornou organizado, controlado e extremamente conveniente para todos os departamentos hospedarem e acessarem os arquivos de que precisam.”
Como era antes da introdução do DocuShare?
“A equipe de serviços técnicos gerenciaria a criação de fichas de dados de segurança e, em seguida, solicitaria feedback de outros departamentos. No entanto, não seria incomum que outros requisitos acontecessem antes que a versão final fosse aprovada. Por exemplo: Um rótulo francês poderia ser transmitido para uma tradução para o espanhol, enquanto uma nova ficha de dados de segurança estava sendo criada, validada e emitida — o que afeta a redação atual dos rótulos existentes — mas ninguém saberia, então a tradução da versão mais antiga continuou!”
Como as coisas estão diferentes agora? Quais benefícios você está vendo usando o DocuShare?
“Desde a introdução, DocuShare permitiu que todos em todos os departamentos saibam exatamente onde os outros estão. Meu departamento de regulamentação agora notifica os outros quando uma nova ficha de dados de segurança está disponível, o que significa que todos os envolvidos saberão que a ficha foi modificada e usarão essa versão. Por exemplo, se tivéssemos uma ficha de dados de segurança de 2021 e pedíssemos uma ficha técnica para a Croácia, não começaríamos a partir de um documento validado antes de 2021, evitando que traduzíssemos a versão errada. Qualquer documento que esteja sendo modificado está com check-out e indisponível, para que os usuários saibam que não devem fazer nenhuma ação adicional até que seja feito o check-in e esteja atualizado. Agora é impossível perder, então, acima de tudo, é um ganho de segurança e uma economia de tempo significativa.”
Como sua equipe adotou a ferramenta e as melhores maneiras de trabalhar?
“Demorou um pouco para chegar a um acordo, mas lançamos 'dicas e truques' para fazer com que as pessoas adotassem a ferramenta. Começamos com 10 usuários, e hoje já estamos com 30 usuários. Tornou-se parte da cultura corporativa, as informações atualizadas sobre os produtos estão acessíveis e todos agora sabem onde encontrar os documentos.”
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