Aplicação Xerox® Intelligent Filer
Nunca mais perca tempo à procura de documentos com uma digitalização mais inteligente.
Está pronto para adicionar estrutura a um processo documental não estruturado?
Desde a correspondência em papel até contratos, passando por notas de entrega, tem nas suas mãos mais dados do que horas no dia de trabalho — até agora. Dê as boas-vindas à aplicação Xerox Intelligent Filer, uma aplicação baseada em inteligência artificial (IA) que mantém as convenções de nomes em toda a sua organização com base nas suas preferências. Isto traduz-se em menos erros, maior consistência e pouca ou nenhuma intervenção manual - para que possa gastar menos tempo à procura dos documentos certos e mais tempo a agir sobre os mesmos. Concebida para o seu equipamento Xerox® ConnectKey® com Tecnologia Xerox, a Aplicação Intelligent Filer utiliza automatização avançada para começar a arquivar, sugerindo o tipo de documento, nome e localização. Por isso, pode concentrar-se no seu trabalho e não andar atarefado ou a tentar fazer suposições.
24%
dos colaboradores perdem um dia completo de produtividade por semana a procurar documentos.¹
Automatização inteligente
Tipo de categoria
O primeiro passo essencial é ler e compreender os atributos certos do documento para avaliar a categoria certa.
Pasta
Com base na categoria, a IA sugere a melhor pasta no seu repositório com o acesso adequado.
Nome
Com base em políticas de nomes definidas pela empresa, o documento é arquivado com o nome certo. Isto reduz o tempo gasto na procura de documentos, orientando a produtividade dos colaboradores.
O que está incluído num nome? Tudo.
Com a Aplicação Intelligent Filer não precisa de fazer suposições sobre como dar um nome, organizar e encontrar os documentos críticos. Agora, toda a sua equipa pode rapidamente localizar informações importantes que normalmente demoravam horas ou mais.
Continua a ser necessário fazer arquivo. Agora pode fazê-lo de forma mais inteligente e rápida.
Os nomes dos documentos devem ser inteligentes e não subjetivos. Mas é frequente as pessoas tentarem determinar o que chamar a um documento, como o classificar e onde o armazenar. O que torna impossível aos outros encontrá-lo rapidamente. Usando a inteligência artificial, a aplicação Intelligent Filer elimina os palpites de cada passo — desde a categorização, até à colocação em pastas e confirmação, passando pela utilização de um conjunto rigoroso de normas que também podem ser usadas para encontrar o documento da forma mais fácil. O resultado? Menos tempo gasto a tentar encontrar os documentos de que necessita.
A categoria certa
A IA irá analisar e definir a categoria com base no conteúdo e estrutura do documento. Indicar todos os tipos de categoria abaixo:
Faturas
Contas
Notas de entrega
Acordos
Extratos Bancários
Correspondência
Diversos
A pasta certa
Cada categoria tem uma pasta definida para encaminhamento rápido. Os repositórios suportados incluem:
Microsoft OneDrive
Microsoft 365
Google Drive
Plataforma de Gestão de Conteúdos Xerox® DocuShare® Go
O nome perfeito
A estrutura de nomes predefinida para o documento é automaticamente preenchida com os dados extraídos do documento, reduzindo o tempo no equipamento
O seu assistente do local de trabalho está pronto e a aguardar.
Agilize os fluxos de trabalho e domine processos complexos em qualquer ambiente de escritório com dispositivos compatíveis com a tecnologia Xerox ConnectKey e aplicações para o seu assistente de local de trabalho.
¹Fonte: ABBYY, 10 de novembro de 2021
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