Xerox^® DocuShare^® Go 13

Xerox^® DocuShare^® Go 12

Nouveautés de cette version

Hébergement au Canada

DocuShare Go est désormais hébergé à Montréal, au Canada, dans la région AWS ca-central-1.

La page d'accueil de DocuShare Go, « Bienvenue à Xerox DocuShare Go » inclura bientôt le Canada dans la liste déroulante des sites de connexion par abonnement. Utilisez ce lien pour accéder directement à go.docushare-ca.com.

Additions aux règles de contenu

Synthèse des documents

Cette fonction vous permet de résumer les longs documents grâce à la technologie basée sur l'intelligence artificielle. Chaque résumé ne réunit que les informations les plus importantes du texte original. Vous pouvez choisir le nombre de phrases (entre 1 et 10) et la langue du résumé (EPFIGS). Le résumé final est ajouté au champ « Résumé » du fichier. Vous pouvez aussi choisir de faire réviser le résumé obtenu.

Extraction avancée des données

Notre fonction Extraction avancée des données permet d'extraire intelligemment les données de vos documents. Elle est aussi appelée Indexation. Elle permet d'extraire, de classer et de transformer des données provenant de diverses sources, telles que documents numérisés, dactylographiés et manuscrits, images numérisées, courriers électroniques et autres sources numérisées. Elle peut extraire des données pour vérifier la bonne application des politiques de nommage appropriées et cohérentes, faciliter l'archivage et la récupération des fichiers. Outre une configuration simple, cette fonction couvre différents niveaux de correspondance et les langages EPFIGS. Elle inclut un outil de prévisualisation pour tester les résultats de l'extraction. Une fois la règle exécutée, les valeurs des champs sont extraites et les métadonnées du document sont attribuées.

Appli Xerox ConnectKey : Nombreux fichiers et métadonnées

Plus les documents sont nombreux, plus leur numérisation devient fastidieuse. Heureusement, l'interface web DS GO offre une solution qui permet de scanner un code QR et de saisir les informations pertinentes sur votre téléphone, votre tablette ou votre PC. En outre, l'appli ConnectKey peut imprimer des feuilles de séparation, permettant de numériser plusieurs fichiers dans DS GO en une seule fois. Elle vous fait non seulement gagner du temps, mais elle rationalise aussi le processus de numérisation.

Marque blanche

DocuShare Go offre maintenant une option de marque blanche facturable.

(Contactez-nous pour obtenir des informations sur la marque blanche)

DocuShare Go sous marque blanche inclut :

• Lien d'aide – Un lien hypertexte est intégré à l'icône en forme de point d'interrogation, dans le coin supérieur droit de la page Web DocuShare Go.

• Schéma de couleurs – Les couleurs primaires et secondaires de l'interface utilisateur peuvent être personnalisées ou enregistrées par défaut.

• Nouveau nom de sous-domaine – L’adresse URL unique inclut le nom du produit spécifique (par exemple, <nom-produit>.docushare.com)

• Page de connexion – L'adresse URL du domaine contient des informations régionales spécifiques à chaque client. (par exemple, <nom-produit>.docushare.com ou nom-produit.docushare-eu.com.)

• Marquage des courriels – Pour personnaliser les courriels avec la marque et le logo de l'organisation.

Détection de virus

Comme mesure de sécurité supplémentaire, tous les fichiers téléchargés sont analysés pour détecter les signatures de virus connues pour garantir la protection de chaque organisation contre toute menace potentielle.

Journaux historiques

Lorsqu'un utilisateur sélectionne un ou plusieurs fichiers et sélectionne « Imprimer », cette action est enregistrée dans l'historique du fichier.

Xerox^® DocuShare^® Go 11

Nouveautés de cette version

Restaurer une organisation supprimée

Des sauvegardes périodiques assurent des restaurations transparentes des abonnements selon les besoins d'assistance. Auparavant, les abonnements étaient supprimés six mois après leur date d'expiration.

• Restaurer une organisation dans le pool d'organisations

• Restaurer une organisation dans le pool des ressources

• Restaurer des comptes utilisateurs

• Restaurer des fichiers s3

• Restaurer l’Index de Recherche

Les approbations sont étendues pour activer des approbateurs séquentiels conditionnels

Spécifiez le champ (par exemple, Montant de l'achat) et définissez plusieurs approbateurs avec des conditions spécifiques (par exemple, < ou >=) pour acheminer l'élément à approuver.

Discussion (Chat)

Il est possible de discuter avec d'autres membres pendant la prévisualisation ou la modification d'un fichier. Cette fonction est particulièrement utile pour collaborer avec d'autres personnes, et recevoir un retour d'information ou des commentaires.

Pour lancer une discussion, il suffit d'étiqueter les membres, et ils recevront une notification par courriel. La notification par courriel contient un lien d’accès à la discussion. Avec cette fonction, toutes les personnes concernées restent informées et engagées.

Xerox^® DocuShare^® Go 10

Nouveautés de cette version

Prise en charge du Fournisseur d'identité OAuth 2.0 pour l'authentification dans l'application DS Go Connect Key

Lorsqu'un fournisseur OAuth 2.0 est sélectionné dans une organisation Go, nous permettons désormais à l'utilisateur de la clé de connexion de se connecter à partir de son dispositif mobile avec le code de l'appareil.

1. Il ouvre l'application DS Go ConnectKey installée sur son périphérique Xerox ConnectKey

2. L'utilisateur scanne le code QR avec son dispositif mobile.

3. Ensuite, après la connexion, le périphérique ConnectKey est autorisé.

4. Il continue à imprimer ou à numériser avec l'application DS Go ConnectKey sur le périphérique ConnectKey.

Intégration de l’utilisateur

Au lieu d'avoir à inviter chaque utilisateur dans une organisation Docushare GO, un administrateur DS Go peut maintenant choisir d'activer son intégration. Lorsque l'intégration est activée :

1. Un code à 6 caractères alphanumériques est créé. Il peut être communiqué au public cible avec la méthode souhaitée. Par exemple, un courriel interne d'entreprise destiné à des utilisateurs sélectionnés.

2. Les utilisateurs munis de ce code peuvent accéder au site go.docushare.com, sélectionner leur région et utiliser le lien d'inscription pour accéder à l'organisation Go.

Nouvelles règles de contenu

• La règle du contenu séquentiel est disponible. Il permet aux approbateurs d'approuver un élément dans un ordre séquentiel. Si le premier approbateur approuve, l'approbateur suivant est invité à donner son accord. Si un seul des approbateurs rejette l'élément, celui-ci est rejeté.

• La règle de contenu d'approbation multiple (tous) est disponible. Si tous les approbateurs sélectionnés approuvent, l'élément est approuvé. Si un approbateur sélectionné ne donne pas son approbation, l'élément est rejeté. Tous les utilisateurs accèdent à une tâche.

Xerox^® DocuShare^® Go 9

Nouveautés de cette version

Supporte OAuth 2.0 Identity Provider pour authentification

• Cette version comporte un changement important de la méthode d’authentification. Cette nouvelle option permet aux abonnements d’utiliser OAuth 2.0 IdP pour tous les utilisateurs.

• Les équipes de TI des clients doivent créer une application dans le IdP et fournir l’information à l’administrateur des abonnements pour que la procédure fonctionne.

• L’utilisateur fournit l’adresse courriel IdP, puis Go redirige vers IdP pour établir la connexion et, lorsque réussie, l’utilisateur peut utiliser Go.

Améliorations des règles de contenu

• Nouvelle règle pour Révision simple avec Signature électronique. Un utilisateur peut être assigné pour réviser les champs et fournir une signature tel que demandé. La Signature peut être une image ou du texte, tous deux saisis par l’utilisateur et pouvant être vus dans l’historique des versions.

• Nouvelle règle pour les Autorisations multiples avec Signature électronique. Plusieurs utilisateurs peuvent être assignés à autoriser ou à rejeter des documents et à fournir les signatures demandées. Le premier utilisateur assigné qui autorise ou rejette la tâche remplit l’autorisation/le rejet du document. La Signature peut être une image ou du texte, tous deux saisis par l’utilisateur et pouvant être vu dans l’historique des versions.

• L’autorisation simple mise à jour inclut la Signature électronique. La Signature peut être une image ou du texte, tous deux saisis par l’utilisateur et pouvant être vus dans l’historique des versions.

• Améliorations de la Classification de documents et de l’Extraction de données :

  • Permet de saisir des valeurs extraites dans un champ de saisie de texte d’un nouveau document

  • Permet de saisir des valeurs extraites dans un champ de saisie de texte d’un document existant

  • Permet de spécifier le fuseau horaire lors de l’extraction des valeurs de date/heure.

  • Offre plus de détails sur l’état des processus exécutés dans le Journal des exécutions

Amélioration générale de la fonctionnalité

• Plans d’abonnement actualisés avec lien au Formulaire de demande de ventes.

• Traitement amélioré des erreurs sur le chargement de fichiers Le système détecte le scénario de chargement d’une nouvelle version d’un document en utilisant le fichier avec un nom de fichier différent ou le scénario de chargement d’un nouveau fichier à la collection avec un nom de fichier répété. Les utilisateurs sont invités à agir pour résoudre les erreurs.

Xerox^® DocuShare^® Go 8

Nouveautés dans cette version

Nouvelle fonctionnalité pour la classification des documents et l’extraction des métadonnées

• La possibilité de classer les documents et d’extraire les métadonnées est ajoutée dans cette version.

• Nouvelle règle de contenu : Classification de documents + Extraction de données ajoutées. Possibilité d’examiner, de mettre à jour et de confirmer la classification des documents à partir de l’interface « Mes tâches » des règles de contenu.

• Grâce à l’extension de la règle « Classification des documents » existante, DocuShare traitera vos fichiers en définissant le type de document, en extrayant les données du fichier et en mettant à jour les champs de métadonnées en fonction de ces informations. Par exemple : Extraire le « Numéro de facture ».

• Le pack d’extraction de données par défaut est offert lors de l’achat de l’abonnement. Ainsi, l’abonnement est accessible à cette fonction de classification des données et d’extraction des métadonnées. Possibilité d’acheter un pack d’extraction supplémentaire.

• Un nouveau rôle : « Extraction de données » est ajouté, ce qui permet de créer ce type de règle.

• Fonctionne pour les fichiers PDF et images. Limite actuelle : Ne fonctionne pas pour les fichiers texte

Gestion des abonnements

Les utilisateurs peuvent acheter du stockage supplémentaire par tranches de 500 Go / utilisateur. Lorsque l’espace de stockage restant atteint 10 % de la capacité totale, les utilisateurs reçoivent un avertissement sur leur tableau de bord. Les utilisateurs invités peuvent désormais être retirés des abonnements lorsqu’ils n’ont plus besoin d’accès. Les utilisateurs invités se voient accorder des autorisations de visualisation, et le partage d’invité est nécessaire pour définir une date d’expiration. Le nombre d’utilisateurs invités dépend du type et de la taille de l’abonnement. Le nombre d’utilisateurs invités autorisés est 5 fois supérieur au nombre d’utilisateurs simultanés et 2 fois supérieur au nombre d’utilisateurs nommés.

Sécurité et conformité

L’essai gratuit du « Libre service » a été supprimé de l’interface de libre service en raison de l’exigence de l’analyse des sanctions. Les essais seront désormais traités exclusivement par le back-office. L’option Xerox Internal AD est supprimée. Ceci afin de préparer le produit à une prochaine fonctionnalité d’authentification unique.

Assistance

L’agent conversationnel est supprimé du fait de sa faible utilisation. Le site communautaire est ouvert à tous les utilisateurs, et les FAQ seront toujours mises à jour.