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Étude de cas : 100 ans — et 500 boîtes — de documents papier, maintenant numérisés

Le Family Service Toronto (FST) était si occupé à prendre soin des gens qu’il a négligé ses propres problèmes de papier. Depuis 1914, le FST aide des Torontois en difficultés par des conseils, de l’engagement communautaire, la défense de leurs droits et des programmes d’éducation publique. Les services et les clients du FST ont évidemment augmenté tout au long de ces années, tout comme ses dossiers papier. Finalement, ils nous ont demandé de l’aide.

Le personnel administratif du FST faisait beaucoup d’entrées et de validations de données manuelles qui prenaient énormément de temps et étaient sources d’erreurs humaines. À mesure que les volumes massifs de documents continuaient à croître, le FST a réalisé qu’il manquait d’espace de bureau et qu’il fallait donc faire le ménage dans les dossiers.

Grâce au partenariat stratégique de FST avec Xerox Canada, nous avons aidé à numériser son système de gestion des documents papier, dont 500 boîtes de dossiers. Nous avons installé et géré un parc d’appareils optimisés par la technologie ConnectKey® de Xerox® et des applications automatisées qui aident à exécuter de nombreux processus commerciaux quotidiens.

Faits saillants des résultats

Grâce à la nouvelle solution Gestion du contenu d'entreprise de Xerox® en place, le FST prévoit un RCI de 20 % sur la numérisation des documents à travers les services multiples ainsi qu’une réduction des délais de vérification et une augmentation de l’espace de bureau. Découvrez d’autres faits saillants :

  • Conformité acquise grâce aux exigences législatives pour la conservation des documents.

  • Numérisation d’environ 500 boîtes de dossiers papier pour un accès facile et un retrait efficace.

  • Architecture de fichiers et structure de métadonnées basées sur les besoins des utilisateurs. Le personnel utilise maintenant des imprimantes multifonctions et des numériseurs de bureau dans un système de stockage DocuShare® de Xerox® qui est intégré aux bases de données des clients, permettant un seul point d'accès.

  • Processus de papier automatisés particulièrement pour le populaire programme Passeport du FST. Auparavant, les factures et les reçus de Passeport provenaient de télécopies et de courriels qui ont été imprimés, traités, numérisés et déchiquetés.

  • Délai de traitement des factures pour le programme Passeport réduit de 60 %, précision améliorée, saisie de données en double éliminée et soumissions manuelles cumulatives regroupées en un seul flux de travail automatisé.

  • Le nouveau portail de soumission des factures intègre un système de notification par texte ou vocale qui confirme les paiements des clients.

« Globalement, notre expérience client et notre capacité se sont grandement améliorées. »

– Vani Visva, directrice des finances et de la technologie d’entreprise du FST

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