Xerox^® Workplace Suite

Die Xerox^® Workplace Suite bietet Authentifizierung, Druckmanagement, Kostenkontrolle, Content Security und mobile Workflows. Der flexible modulare Ansatz wurde für die Installation auf einem Server für eine private, sichere Bereitstellung vor Ort entwickelt und ermöglicht es Ihnen mit einem praktischen Lizenzierungsmodell die Funktionen zu nutzen, die Sie benötigen – unabhängig von der Anzahl der vorhandenen Geräte.

Authentifizierung und Zugriffskontrolle

Die Authentifizierungsoptionen sind mit einer breiten Palette von sicheren branchenüblichen Lesegeräten und Karten kompatibel. Geräte lassen sich wahlweise über kartenbasierte, kartenlose oder auch mobilgerätebasierte Authentifizierung mit NFC, der Xerox^® Print Portal App und einem QR-Code freigeben. Mit Druckregeln lassen sich Kosten begrenzen und der Zugriff auf Geräte/Funktionen auf Benutzer-/Gruppenebene einschränken.

Single Sign-On (SSO) heißt, dass Nutzer sich nur einmal anmelden müssen, um alle SSO-kompatiblen Dienste auf dem Drucker, wie zum Beispiel Cloud-Connector-Apps, nutzen zu können. Authentifizieren Sie sich einmal mit Ihrem Mitarbeiterausweis, Mobilgerät oder Passwort bequem am Drucker, um dann sicher auf alle auf dem Multifunktionsdrucker eingerichteten Apps zugreifen zu können, ohne sich erneut anmelden zu müssen.

Content Security

Die Funktion „Content Security“ schützt vor dem Verlust von Daten und geistigem Eigentum, indem alle auf lizenzierten Multifunktionsgeräten kopierten, gescannten und gedruckten Dokumente nach bestimmten zuvor eingerichteten Begriffen oder Zeichenfolgen (z. B. „vertraulich“, „nur zur internen Verwendung“) durchsucht werden. Wird einer dieser Begriffe gefunden, erhält der Administrator eine Benachrichtigung mit Angaben zum Druckauftrag und seinen Inhalt.

Mobiles Drucken

Machen Sie das Drucken von mobilen Geräten aus flexibel und einfach. Senden Sie Druckaufträge von Windows-Geräten, Google Chromebooks, Mac OS, Linux und Mobile App Printing für iOS-, Android- und Windows Surface-Tablets. Für herkömmliches Pull-Printing werden Druckaufträge in eine einzige Warteschlange geschickt, um auf ihre Freigabe und Ausführung zu warten.

Accounting, Reporting und Druckregeln

Administratoren können Regeln für Zugang und Druckernutzung erstellen und alle Druckaufträge über konsolidiertes Flotten-Reporting und Accounting-Möglichkeiten unternehmensweit genau überwachen. Xerox Workplace Suite lässt sich mit Network Accounting integrieren.

Die Arbeit mit zunehmend anspruchsvolleren Mitarbeitern bringt viele Kopfschmerzen mit sich, weshalb der Schutz von Druckern und Dokumenten auf der Prioritätenliste gelegentlich nach unten rutscht.

Da Drucker und Multifunktionsgeräte jedoch immer intelligenter werden und besser in die im Unternehmen genutzten Systeme eingebunden sind, benötigen Sie dringend bessere und einfachere Möglichkeiten, um sie unter Kontrolle zu halten. Sie brauchen eine einfache und doch wirksame Lösung, mit der autorisierte Nutzer auf ihre freigegebenen Systeme zugreifen können und die es Ihnen ermöglicht, das System zu überwachen und zu verhindern, dass vertrauliche Daten kopiert, ausgedruckt oder gescannt werden und das Netzwerk verlassen.

Herausforderungen

Sicherheit

• Wie steuern und kontrollieren Sie, welche Benutzer Dokumente außerhalb Ihres Netzwerks kopieren, drucken oder scannen dürfen?

• Wie überwachen Sie vertrauliche Dokumente und Dokumentinhalte, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden?

• Wie können Sie die Sicherheit erhöhen, ohne schwierige und zeitaufwendige Schritte zur Anmeldung bei Drucker- und MFD-Apps einzuführen?

Druckmanagement – Kostenkontrolle

• Wie stellen Sie sicher, dass vertrauliche Dokumente nicht im Ausgabefach eines von vielen Nutzern verwendeten Druckers landen und dort von anderen eingesehen werden können?

• Sie werden Ihre Druckkosten im Griff behalten wollen, indem Sie einfache Berichte für alle Drucker erstellen, um festzustellen, wohin Ihre Nutzer drucken und wo höhere Nutzungskosten als anderswo entstehen.

• Wenn Sie sich dann über die Druckernutzung im Klaren sind, können Sie Druckregeln einführen, um sicherzustellen, dass alle Nutzer Ihren Druckrichtlinien folgen.

Mobilität

• Angesichts der zunehmenden Verschiebung hin zu einer mobileren Belegschaft müssen Sie dafür sorgen, dass alle Mitarbeiter auch unterwegs produktiv bleiben und Kundendokumente überall einfach ausdrucken können.

• Unternehmen brauchen Lösungen, die sowohl benutzer- als auch IT-freundlich sind. Dazu zählt auch die Möglichkeit, von mobilen Geräten unterschiedlicher Hersteller aus auf Druckern unterschiedlicher Marken drucken zu können.

• Wie lassen sich Schwierigkeiten vermeiden, wenn Gäste, Kunden oder mobile Mitarbeiter in Ihrem Büro drucken können sollen?

• Wie verwalten Sie die unterschiedlichen Druckanforderungen der unterschiedlichen Mobilgeräte Ihrer Mitarbeiter, mit denen sie auf Druckern verschiedener Hersteller drucken möchten? Wie lässt sich dabei ein nahtloses Nutzererlebnis gewährleisten?

Was spricht für Xerox?

Unsere preisgekrönte, serverbasierte Option bietet einen effektiven, modularen und flexiblen Ansatz für die interne Dokumentensicherheit. Funktionen können nach Bedarf hinzugefügt werden und die gesamte Lösung bleibt in Ihrem eigenen Netzwerk.

Mehr Sicherheit dank folgender Punkte:

• Authentifizierung zur Steuerung des sicheren Zugriffs auf den Drucker und im Netzwerk angebundene Systeme unter Verwendung verschiedener Authentifizierungsmethoden, wie zum Beispiel Ausweiskarten und Authentifizierung über mobile Geräte.

• Ein vereinfachtes, sicheres Single Sign-On (SSO)-Erlebnis für den Zugriff auf Ihre Backend-Systeme bei gleichzeitiger Vermeidung zeitaufwendiger Anmeldevorgänge.

• Sicherheit zur Verfolgung bestimmter Dokumentinhalte, um Warnmeldungen auszulösen, wenn bestimmte Inhalte oder Dokumente kopiert, gedruckt oder gescannt werden.

Folgende Punkte erleichtern Druckmanagement und Kostenkontrolle:

• Unsere Pull-Druckfunktion ermöglicht es, Aufträge nur bei Bedarf zu drucken bzw. wenn sich der Benutzer am Drucker authentifiziert. Dabei werden sowohl Xerox- als auch Nicht-Xerox-Drucker unterstützt.

• Unsere nahtlose Integration mit den ConnectKey-Benutzerbildschirmen ermöglicht es, Auftragseinstellungen vor dem Drucken zu ändern, zu löschen oder zu bearbeiten, was zu Kosteneinsparungen führt, weil unnötige Ausdrucke vermieden werden.

Mehr Mobilität dank folgender Punkte:

• Eine mobile Drucklösung, die es Nutzern ermöglicht, Drucker mit unserer mobilen App mühelos zu finden und eine Verbindung herzustellen. Vom mobilen Gerät aus können Sie alle Aufträge anzeigen, den Drucker entsperren und Druckaufträge senden oder sogar Aufträge hochladen, um sie später zu drucken. Oder e-mailen Sie Ihren Druckauftrag einfach, damit Ihre Dokumente gedruckt werden.

• Konvertieren Sie Ihre Microsoft-Dokumente zuverlässig, präzise und ohne Gefahr von Formatierungs- oder Datenverlusten.

Der Xerox IT-Vorteil

• Sie müssen nicht für jeden Drucker in Ihrem Unternehmen eigene Treiber verwalten. Druckaufträge gehen in eine einzelne Warteschlange und können von jedem angeschlossenen Drucker freigegeben werden.

• Sie müssen sich keine Gedanken mehr um die Verwaltung vieler unterschiedlicher mobiler Geräte machen. Unsere mobile App sorgt für eine nahtlose Erfahrung auf allen Endgeräten.

• Geringer IT-Footprint über eine Light-Serveroption. Weniger Netzwerkverkehr, weil Druckaufträge nach der Authentifizierung am Drucker direkt von der Client-Software auf dem PC des Nutzers an den Drucker gesendet werden.

• Die Xerox Workplace Suite mit flexiblem Lizenzierungsmodell ist einfach zu installieren und zu verwalten.