Wie Europart sein Informationsmanagement umgestaltet hat
Also wandte sich das Unternehmen an Xerox, um den Informationsfluss im Unternehmen zu optimieren.
Die Herausforderung: Den Papierweg verstehen
Europart produziert Kataloge und Werbematerialien in 24 Sprachen und verarbeitet jährlich Millionen von Lieferscheinen und Rechnungen.
Das Problem ist, dass Europart ein Ersatzteillieferant ist, kein Druckunternehmen.
Und während das Unternehmen global expandierte, wurde seine Druckinfrastruktur zunehmend unübersichtlicher.
Die Druckkosten kletterten stetig in die Höhe, die Infrastruktur wurde immer komplexer und papierbasierte manuelle Prozesse verlangsamten den Workflow
Europart arbeitete mit uns zusammen, um den Dokumentenmanagement-Ansatz des Unternehmens neu zu strukturieren. Ziel war es, die Kosten überschaubar zu halten und eine intelligentere Arbeitsweise zu etablieren.
Die Lösung: Eine vierstufige Transformation
Europart musste nicht nur die Art und Weise des Informationsflusses im Unternehmen ändern, sondern auch die Kosten reduzieren.
Also wandte Europart sich an Managed Document Services, um die Druckkosten zu senken, die Komplexität zu reduzieren und die überholtesten manuellen Prozesse zu modernisieren.
Was kann Document Management Services für Sie tun?
Erfahren Sie, wie Document Management Services von Xerox Ihr Unternehmen unterstützen kann, weniger und günstiger zu drucken.
So hat das Unternehmen es geschafft:
Die Lieferantenbeziehungen wurden vereinfacht.
Wir fungieren jetzt als Bindeglied zwischen Europart und dem Druckzubehörlieferanten und geben Workflow-Effizienzen weiter, die aus unseren Skaleneffekten resultieren.
Die Druckerflotte wurde rationalisiert.
Nachdem seine Druckerflotte jahrzehntelang ad-hoc erweitert wurde, haben wir Europart geholfen, die Produktivität durch Standardisierung und Optimierung seiner Druckinfrastruktur zu steigern.
Die Rechnungsbearbeitung wurde automatisiert.
Europart hat mithilfe von OCR-Technologie von manuellen auf digitale Prozesse umgestellt, um die wichtigsten Informationen aus physischen Dokumenten zu extrahieren und zu digitalisieren.
Die Lieferscheinverwaltung wurde digitalisiert.
Anstatt Millionen in die Verwaltung physischer Lieferscheine zu investieren, können digitalisierte Lieferscheine jetzt zentral über ein Onlineportal verwaltet werden.
Die Ergebnisse: Geringere Kosten und optimierte Prozesse
Jetzt können die Mitarbeiter von Europart einfacher, schneller und günstiger Informationen erstellen und verarbeiten.
Hochvolumige Druckaufträge wie Broschüren, Prospekte und Kataloge werden günstiger und schneller ausgeführt.
Die Druckerflotte wurde um 61 % reduziert: 600 heterogene Drucksysteme wurden durch 232 vernetzte Multifunktionsgeräte ersetzt.
Aber vor allem wurde eine intelligentere Arbeitsweise etabliert. Die Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung zeitigt deutliche Effizienzgewinne − 30 Mitarbeiter können pro Jahr 300.000 Rechnungen prüfen und verarbeiten. Dadurch haben sich die Kosten für die Rechnungsbearbeitung um 20 % reduziert.
Europart kann jetzt jedes Jahr zwei Millionen digitale Lieferscheine über ein zentralisiertes Portal verarbeiten. Entsprechend sinken die Lagerkosten. Und die Mitarbeiter haben mehr Zeit, um Anfragen zu bearbeiten und neue Geschäftschancen zu erschließen.
Es ist genau diese transformative Wirkung, die Managed Document Services erzielt − und die Unternehmen wie Europart benötigt, um zu wachsen.
Was kann Document Management Services für Sie tun?