Estudo de caso: 100 anos – e 500 caixas – de registros em papel, agora digitalizados
A Family Service Toronto (FST) estava tão ocupada cuidando das pessoas que negligenciou seus próprios problemas de papel. Desde 1914, a FST conecta residentes de Toronto angustiados com aconselhamento, desenvolvimento comunitário, defensoria e educação pública. Os serviços e clientes da FST cresceram ao longo de um século, assim como seus registros em papel. Finalmente, recorreu a nós para obter ajuda.
A equipe administrativa da FST costumava fazer muitas entradas e validações manuais de dados, que eram muito demoradas e propensas a erros humanos. À medida que grandes volumes de documentos continuavam crescendo, a FST percebeu que estava ficando sem espaço no escritório e precisava de uma enorme limpeza.
Por meio da parceria estratégica da FST com a Xerox Canadá, ajudamos a digitalizar seu sistema de registros em papel, incluindo 500 caixas de arquivos de banqueiros. Também instalamos e gerenciamos uma frota de Dispositivos habilitados para a tecnologia Xerox® ConnectKey® e aplicativos automatizados que ajudam a impulsionar vários processos de negócios importantes e diários.
Principais resultados
Com a nova Gerenciamento de conteúdo empresarial Xerox® solução em vigor, a FST espera um ROI de 20% na digitalização de documentos em vários departamentos, bem como uma redução dos tempos de auditoria e um aumento no espaço de escritório. Confira estes outros destaques:
Obteve conformidade com os requisitos legislativos para retenção de registros.
Digitalizou cerca de 500 caixas de registros em papel para fácil acesso e recuperação eficiente.
Arquitetura de arquivos projetada e estrutura de metadados baseada nas necessidades do usuário. A equipe agora usa impressoras multifuncionais e scanners de mesa para digitalizar e integrar documentos em um Sistema de armazenamento Xerox® DocuShare®, que é integrado com bancos de dados de clientes, permitindo um único ponto de acesso.
Processos de papel automatizados especificamente para o popular programa Passaporte da FST. Anteriormente, as faturas e recibos do Passaporte vinham por faxes e e-mails que eram impressos, processados, digitalizados e triturados.
Reduziu o tempo de processamento de faturas para o programa Passport em 60%, melhorou a precisão, removeu a entrada de dados duplicados e transformou o envio manual cumulativo em um único fluxo de trabalho automatizado.
O novo portal de envio de faturas incorpora um sistema de notificação por voz e texto que confirma os pagamentos do cliente.
“No geral, a experiência e a capacidade do nosso cliente melhoraram imensamente.”
Descubra o que uma solução Xerox semelhante poderia fazer pelo seu negócio.
Xerox® DocuShare®
A maneira mais fácil de acessar, compartilhar e colaborar, no local ou na nuvem.
Insights sobre gestão de conteúdos empresariais
Explore PDF, vídeos, infográficos e mais sobre este tópico.
Xerox® ConnectKey® para DocuShare®
Digitalização fácil e intuitiva diretamente em seus processos de negócios
Artigos Relacionados
Estudo de caso do National Bank of Bahrain
O National Bank of Bahrain assinou uma parceria com a Xerox para simplificar as operações e reduzir os custos de impressão em 30% com os Serviços para Gestão de Impressão Xerox®.
Xerox entre os líderes no relatório Cloud Print Services 2022 Landscape da Quocirca
A Quocirca nomeou a Xerox Líder em Serviços de Gestão de Impressão, quer pela visão estratégica e abrangência do serviço, quer pela capacidade de gestão de toda a infraestrutura de impressão e de ferramentas de produtividade, estejam ou não na cloud.
Xerox líder no relatório MPS 2022 Landscape da Quocirca
A Xerox continua a liderar a avaliação de fornecedores de serviços de gestão de impressão realizada pela Quocirca. Uma avaliação que tem em conta a visão e extensão da oferta de serviços, incluindo cloud, workflow digital, segurança e analítica.
A Xerox venceu o prémio Keypoint Intelligence — Buyers Lab, Inc. (BLI) Pacesetter Award 2022–2023 para programas globais de serviços de gestão de impressão
A Keypoint Intelligence – BLI reconhece os Xerox Managed Print Services (MPS) como líderes na gestão de impressões na cloud, segurança avançada, workflows de documentos e muito mais, com a vitória em mais um Pacesetter Award.
IDC MarketScape: Worldwide Cloud MPS Hardcopy 2022 Vendor Assessment
A Xerox foi nomeada líder de inovações de Serviços de Gerenciamento de Impressão (MPS) em serviços relacionados com impressão, incluindo monitoramento remoto, captura de conteúdo e proteção de dados.
Como o Xerox® DocuShare® ajudou a Arbet Aménagement a transformar sua maneira de trabalhar
Veja como a Arbet Aménagement cria o espaço de trabalho ideal usando o Xerox® DocuShare® para armazenar e gerenciar arquivos eletrônicos com mais facilidade do que nunca.
