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people in office with printer

Aplicação Xerox® Intelligent Filer

Nunca mais perca tempo à procura de documentos com uma digitalização mais inteligente.

Está pronto para adicionar estrutura a um processo documental não estruturado?

Desde a correspondência em papel até contratos, passando por notas de entrega, tem nas suas mãos mais dados do que horas no dia de trabalho — até agora. Dê as boas-vindas à aplicação Xerox Intelligent Filer, uma aplicação baseada em inteligência artificial (IA) que mantém as convenções de nomes em toda a sua organização com base nas suas preferências. Isto traduz-se em menos erros, maior consistência e pouca ou nenhuma intervenção manual - para que possa gastar menos tempo à procura dos documentos certos e mais tempo a agir sobre os mesmos. Concebida para o seu equipamento Xerox® ConnectKey® com Tecnologia Xerox, a Aplicação Intelligent Filer utiliza automatização avançada para começar a arquivar, sugerindo o tipo de documento, nome e localização. Por isso, pode concentrar-se no seu trabalho e não andar atarefado ou a tentar fazer suposições.

24%

dos colaboradores perdem um dia completo de produtividade por semana a procurar documentos.¹

Xerox Intelligent Filer App YouTube Video

Automatização inteligente

Icons representing an open envelope, money, and a document

Tipo de categoria

O primeiro passo essencial é ler e compreender os atributos certos do documento para avaliar a categoria certa.

Icons representing an arrow and two folders

Pasta

Com base na categoria, a IA sugere a melhor pasta no seu repositório com o acesso adequado.

Icons representing an arrow and a computer monitor

Nome

Com base em políticas de nomes definidas pela empresa, o documento é arquivado com o nome certo. Isto reduz o tempo gasto na procura de documentos, orientando a produtividade dos colaboradores.

O que está incluído num nome? Tudo.

Com a Aplicação Intelligent Filer não precisa de fazer suposições sobre como dar um nome, organizar e encontrar os documentos críticos. Agora, toda a sua equipa pode rapidamente localizar informações importantes que normalmente demoravam horas ou mais.

Continua a ser necessário fazer arquivo. Agora pode fazê-lo de forma mais inteligente e rápida.

Os nomes dos documentos devem ser inteligentes e não subjetivos. Mas é frequente as pessoas tentarem determinar o que chamar a um documento, como o classificar e onde o armazenar. O que torna impossível aos outros encontrá-lo rapidamente. Usando a inteligência artificial, a aplicação Intelligent Filer elimina os palpites de cada passo — desde a categorização, até à colocação em pastas e confirmação, passando pela utilização de um conjunto rigoroso de normas que também podem ser usadas para encontrar o documento da forma mais fácil. O resultado? Menos tempo gasto a tentar encontrar os documentos de que necessita.

Screenshot of a Document Type dropdown list

A categoria certa

A IA irá analisar e definir a categoria com base no conteúdo e estrutura do documento. Indicar todos os tipos de categoria abaixo:

  • Faturas

  • Contas

  • Notas de entrega

  • Acordos

  • Extratos Bancários

  • Correspondência

  • Diversos

Screenshot of a Browse Folders menu

A pasta certa

Cada categoria tem uma pasta definida para encaminhamento rápido. Os repositórios suportados incluem:

  • Microsoft OneDrive

  • Microsoft 365

  • Google Drive

  • Plataforma de Gestão de Conteúdos Xerox® DocuShare® Go

Screenshot of a file directory with a list of file names

O nome perfeito

A estrutura de nomes predefinida para o documento é automaticamente preenchida com os dados extraídos do documento, reduzindo o tempo no equipamento

O seu assistente do local de trabalho está pronto e a aguardar.

Agilize os fluxos de trabalho e domine processos complexos em qualquer ambiente de escritório com dispositivos compatíveis com a tecnologia Xerox ConnectKey e aplicações para o seu assistente de local de trabalho.

Veja no App Gallery

¹Fonte: ABBYY, 10 de novembro de 2021

Xerox Intelligent Filer icon

Veja no App Gallery

Finger touching app icons on an MFP user interface

Ver na galeria de aplicações

Faça o download de aplicativos em sua MFP ou impressora habilitada para ConnectKey® e simplifique o seu trabalho.

Busy office with coworkers gathered around a Xerox MFP

MFPs habilitadas para ConnectKey®

Imprima, copie, digitalize e envie por fax, entre muitas outras ações, com uma impressora multifuncional habilitada para Xerox® ConnectKey®.

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