Importante escritório de advogados especializado em direito laboral resolveu desafios de processamento e partilha de documentos

No Bell Law Group, advogados e outros colaboradores utilizam uma só plataforma para a conversão e colaboração fáceis, sempre que trabalham com o Xerox^® Workflow Central.

O Bell Law Group é um escritório de advogados que presta serviços de defesa em casos de danos pessoais e direito laboral para trabalhadores, funcionários do governo federal e entidades empregadoras. Com clientes em todo o país, a empresa conta com escritórios em cinco cidades: Washington, Nova Iorque, Syosset, Garden City e Miami.

O desafio

Cinco escritórios com redes de informática diferentes dificultavam a partilha de dados

Sendo um importante escritório de advogados especializado em direito laboral e danos pessoais, o Bell Law Group expandiu-se através de aquisições ao longo dos seus 20 anos de história. Atualmente, conta com escritórios em cinco cidades dos EUA. Os seus advogados viajam entre os escritórios conforme os requisitos dos clientes e precisam de partilhar e processar documentos entre os escritórios diariamente.

Contudo, o facto de cada escritório dispor de uma rede de informática separada e de soluções de software diferentes dificultava o acesso, partilha e processamento de documentos. Os advogados de um escritório poderão utilizar software para, por exemplo, converter, ocultar informações ou traduzir documentos e depois deparar-se com o facto de que estes não estão disponíveis ou são totalmente diferentes noutro escritório. Estas lacunas poderiam levar os funcionários a utilizar ferramentas não autorizadas para realizar estes processos, com custos em termos de tempo e dinheiro e exposição a possíveis riscos de segurança.

A empresa precisava de uma forma que permitisse que os seus advogados e funcionários pudessem aceder facilmente aos documentos em todos os escritórios, num único ambiente simples. Também precisava de uma solução que possibilitasse o acesso às mesmas ferramentas de processamento de documentos a partir de qualquer local.

E tendo em conta o ritmo acelerado dos requisitos da empresa, o grupo procurava uma solução simples que não exigisse formação significativa dos utilizadores e funcionasse com a infraestrutura já implementada.

Cliente de longa data da Xerox, o Bell Law Group pediu ajuda para encontrar uma solução.

A solução

Uma plataforma de workflow flexível

A Xerox Business Solutions recomendou a Plataforma Xerox^® Workflow Central como uma plataforma fiável e flexível que seria compatível com o repositório na cloud do Bell Law Group e permitiria acesso constante aos dados de todos os escritórios.

Tendo em conta os limites de tempo impostos ao grupo, a Xerox sugeriu a realização de um período de experiência da plataforma antes da sua adoção em toda a empresa. Assim, a empresa poderia experimentar as capacidades da plataforma ao seu próprio ritmo.

Durante o período de experiência de três meses, o Bell Law Group não só comprovou que o Workflow Central podia resolver os seus desafios de colaboração, como também descobriu outras capacidades que poderiam responder às suas necessidades de processamento de documentos, incluindo conversão, tradução e ocultação de texto em documentos, bem como uma funcionalidade que converte apontamentos manuscritos em documentos editáveis.

Os resultados

Os advogados podem agora aceder e processar fácil e rapidamente documentos em todos os escritórios

Os advogados da empresa podem agora aceder, partilhar e processar documentos mais rápida e facilmente com a plataforma Xerox^® Workflow Central.

Uma vez que a plataforma é compatível com o repositório na cloud da Bell, os seus funcionários podem partilhar documentos e colaborar em segurança e em tempo real – um fator fundamental para cumprir os prazos dos processos jurídicos, tais como diligência devida em fusões e aquisições.

Os advogados da Bell podem aceder a ferramentas consistentes de forma fácil e segura, seja qual for o seu local de trabalho, e assim converter ficheiros em formatos utilizáveis e passíveis de ação, incluindo a realização rápida de traduções, ocultação de texto e criação de ficheiros áudio a partir de documentos em papel ou digitais. Entre as funcionalidades chave que se revelaram particularmente úteis para o trabalho diário dos advogados incluem-se a capacidade de converter apontamentos manuscritos em formato editável e a possibilidade de resumir apontamentos.

De um modo geral, o ambiente de colaboração recém-unificado está a ajudar o grupo a otimizar a sua política segundo a qual o cliente está sempre em primeiro lugar.

A empresa está atualmente a testar outras soluções da Xerox para melhorar ainda mais o workflow dos seus funcionários e o serviço aos seus clientes.