Protéger
De nombreuses solutions promettent de sécuriser vos données, mais le partage de fichiers est un domaine dans lequel vous êtes à la merci de tous.
Le partage des informations est inséparable de la survie des entreprises, mais elles ne peuvent pas contrôler les risques d’erreur ou de malveillance au-delà du périmètre sécurisé par leur propre pare-feu... !
Nous avons trois domaines de risque aigu.
La transmission des contenus par e-mail
C’est évidemment la méthode la plus simple et la plus rapide pour partager des informations. Elle se caractérise pourtant par un potentiel d’erreurs diversifiées, des possibilités de rediffusions incontrôlables et le risque de pénétration des comptes de messagerie par des activités malveillantes.
Les solutions de partage de fichiers/ d’hébergement
Le partage externe de fichiers volumineux n’a jamais été aussi efficace, simple et rapide. Cependant, nombre de ces solutions permettent de distribuer des liens de partage de fichiers totalement ouverts.
En outre, avec ces services "gratuits", vos informations personnelles identifiables peuvent être collectées et utilisées à d'autres fins.
La distribution physique
Avez-vous déjà reçu une lettre ou un colis qui ne vous appartenait pas ? Avez-vous laissé un document sur votre bureau ou oublié dans un lieu public ? Même lorsque des documents doivent être transportés physiquement, leur protection est souvent insuffisante !
Et cela arrive plus souvent que les entreprises ne le souhaitent.
Alors quels sont les avantages qu’apporte le workflow Protéger1 de Workflow Central pour résoudre ces problèmes ?
Lorsqu'ils partagent des documents avec le workflow Protéger, les créateurs peuvent définir jusqu'à trois niveaux de sécurité pour chaque document. Et grâce à l'enveloppe de sécurité intelligente placée autour de chaque fichier, la protection est constamment active et suit le document, indépendamment de ses modalités de partage.
Traçabilité des vues – Cette fonction affiche le nombre d’ouvertures ou visualisations des documents.
Traçabilité des utilisateurs – Cette fonction affiche le nombre d’ouvertures et les personnes qui ont accédé aux documents.
Restriction et suivi des utilisateurs – Cette fonction permet de suivre le nombre de visualisations des documents et de restreindre les personnes qui le consultent.
En choisissant l'une des options ci-dessus, les créateurs peuvent définir des paramètres d'expiration pour la visualisation. Pour les niveaux 2 et 3, les créateurs peuvent choisir le nombre maximum de vues autorisées. En cas d’envoi accidentel à un destinataire imprévu, le document peut être rendu caduque immédiatement ou à tout moment après son envoi.
Pour éviter le partage avec des adresses électroniques externes, les créateurs peuvent restreindre le document à un ou plusieurs domaines spécifiques. Cette option est particulièrement utile pour les documents qui ne doivent pas sortir de l'entreprise, réservés à un « usage interne ».
Avec les niveaux 2 et 3, les créateurs peuvent même ajouter des identifiants de capture d'écran au document partagé. Le nom du destinataire peut ainsi être imprimé dans le document avec la fonction « Impression d’écran », ou un autre logiciel de capture d'écran. Cela peut dissuader d'autres partages, car les lecteurs constatent visuellement que s'ils partagent une image d'une page entière ou partielle, sa provenance sera facilement identifiée.
L’impression présente aussi des risques. Même si l’impression est souvent justifiée, de nombreux documents exigent son interdiction. Dans le workflow Protéger, la capacité d'impression restreinte est un paramètre par défaut. Par contre, dans le workflow Expurger, toutes les informations personnelles identifiables sont automatiquement masquées ou expurgées avant d'être imprimées.
Qu'il s'agisse de télétravailleurs à domicile, en déplacement, au bureau, ou encore de pratiques hybrides et de travail flexible, les entreprises peuvent mieux protéger leurs actifs critiques grâce à une solution Xerox combinant la facilité d’utilisation, la sécurité intuitive et la rapidité.
Quels sont les avantages pour mon milieu de travail ?
Dossiers de patients ou de correspondants contenant des informations personnelles identifiables (IPI).
Concepts/plans de R&D, autres documents contenant de la propriété intellectuelle (PI).
Contrats, accords ou documents de non-divulgation.
Fonctionnalités supplémentaires d'amélioration de la productivité de Workflow Central
Créer un workflow automatisé pour surveiller les documents clés qui nécessitent une sécurité constante. Dès qu'ils arrivent dans le dossier cloud2, ou la boîte de réception e-mail2, le workflow Protéger automatisé fonctionne en arrière-plan, sans nécessiter une intervention humaine. Pour en savoir plus
Remarque : les terminaux mobiles iOS ne peuvent pas ouvrir les documents protégés au moment du lancement. Leur téléchargement sur un PC ou un Mac est nécessaire.
¹ exige un abonnement avancé
2 Les destinations d'entrée et de sortie prises en charge incluent les e-mails (MS Exchange Online) et les référentiels dans le cloud (MS 365 SharePoint et MS OneDrive).
Pour une productivité imparable, partout où des résultats sont attendus.
Prêt à vous affranchir de tous les obstacles quotidiens qui entravent votre productivité ? La plateforme Xerox® Workflow Central vous sera très utile. C’est parti !