Meilleurs conseils pour rendre le travail hybride efficace dans les PME
Connecter les collaborateurs mobiles en toute sécurité
Pour attirer et retenir des talents face à la concurrence, pour bénéficier d’une meilleure efficacité ou d’une réduction des coûts, l'intégration de collaborateurs en mode hybride est devenue une priorité pour les employeurs. Dans les PME, la flexibilité sans précédent du télétravail impose des défis spécifiques, notamment parce qu'elles ne disposent pas de ressources considérables comme les grandes entreprises.
Par conséquent, vous avez besoin d’une solution pour aider vos télétravailleurs à réaliser chez eux la même performance qu'au bureau, sans avoir les équipements, les services et autres ressources disponibles habituellement au bureau. Les travailleurs mobiles ont besoin d'un accès sécurisé aux données et aux documents pour travailler efficacement et sans contraintes géographiques. De plus, votre entreprise doit pouvoir connecter avec fluidité les collaborateurs travaillant à domicile et au bureau grâce à des fonctions de collaboration et de partage de documents.
La bonne nouvelle c’est qu’il existe un ensemble d'outils, de technologies et de stratégies en constante évolution qui peuvent aider votre PME à maîtriser l’environnement de travail hybride. Ces solutions vont de l’imprimante personnelle fiable, dotée de fonctionnalités de numérisation avancées, à diverses applications conçues pour simplifier les workflows, automatiser les étapes et renforcer la sécurité.
Quels sont les principaux défis ?
Pete Munday, Directeur du marketing global pour Xerox® Workflow Central, identifie deux défis majeurs pour les PME.
« La sécurité reste votre principal défi. Les petites entreprises peuvent demander à leurs collaborateurs d’utiliser leur propre ordinateur portable en raison du manque de moyens. Mais elles ne maîtrisent pas forcément l’environnement du réseau à domicile ou les bonnes pratiques en matière de sécurité. Par exemple, il est fréquent que le mot de passe par défaut du routeur ne soit pas modifié, ou que les mots de passe soient trop simples. Les collaborateurs ne doivent pas utiliser un VPN. »
De nombreux collaborateurs utilisent des appareils mobiles pour travailler partout. Ils peuvent accéder à de nombreuses solutions web pour traiter des données et des documents, mais sans bénéficier des protections adaptées ou la supervision de l'entreprise.
Les meilleures solutions pour prévenir de tels risques dépendent en fait des besoins de chaque entreprise. Pete conseille d'examiner attentivement comment et où les collaborateurs travaillent. La première étape commencera par une stratégie de sensibilisation à la sécurité. Un nombre croissant d'options abordables et efficaces sont disponibles pour répondre aux exigences de sécurité identifiées.
Des solutions pour que les travailleurs hybrides restent connectés.
Pete indique que Xerox possède une gamme complète de solutions logicielles et matérielles qui offrent des fonctionnalités de sécurité renforcée. Elles incluent notamment le chiffrement des documents, des protections par mot de passe, des logiciels qui bloquent la diffusion d'informations confidentielles, ainsi qu’une application qui permet au service informatique de suivre les impressions sur chaque imprimante, ce qui est idéal pour suivre les volumes d'impression réalisés à domicile.
La consolidation des outils en ligne utilisés par les collaborateurs est une autre mesure clé à mettre en place. Pete conseille de commencer par analyser les besoins des télétravailleurs à domicile, en déplacement ou au bureau, pour sélectionner les solutions adaptées à leurs besoins dans ces trois scénarios. Cela pourra dissuader les collaborateurs de rechercher leurs propres solutions sur internet, et éviter ainsi des problématiques de sécurité sur les outils, les équipements et les flux d'informations. Il suggère aussi de s’adresser à votre partenaire Xerox qui pourra vous aider à gérer un environnement de travail hybride.
Les bons outils pour améliorer la productivité des collaborateurs
Les télétravailleurs sont-ils productifs chez eux ?
Pete Munday, Directeur du marketing global pour Xerox® Workflow Central, a constaté que le deuxième défi majeur pour les PME en matière de travail hybride est la productivité, qui est en fait un double problème.
Certains indicateurs confirment que les collaborateurs travaillant à domicile sont plus productifs parce qu'ils ne perdent pas de temps en déplacements quotidiens, et peuvent souvent élargir leurs créneaux horaires. Néanmoins, ils sont exposés aux inconvénients d’une supervision à distance plus complexe et aux distractions de la vie familiale qui peuvent les rendre moins productifs.
Ils sont aussi confrontés au défi de travailler sans avoir les ressources habituelles du bureau.
En effet, au bureau, tous les outils nécessaires pour rester productif sont à portée de main. Tout est disponible sur un serveur ou un disque partagé quelque part. Vous avez aussi accès à un PC sur lequel tout est déjà installé et prêt à l'emploi.
Tout avoir hors du bureau ?
« Les entreprises doivent veiller à ce que leurs collaborateurs puissent être aussi productifs à domicile qu'au bureau, bien que disposant de moins d'équipement et d'un espace physique plus limité. Il est donc nécessaire de choisir des équipements plus compacts et fiables, faciles à utiliser et ne nécessitant pas d'assistance informatique. Par exemple, les imprimantes à domicile deviennent des outils professionnels essentiels pour les petites entreprises. »
Un grand nombre d'applications permettent d’améliorer la productivité de tous les collaborateurs, qu’ils soient au bureau ou en télétravail. Par exemple, Xerox Workflow Central fournit des outils basés dans le cloud qui assurent des transitions aisées entre documents physiques et numériques. Les utilisateurs peuvent télécharger, numériser des documents papiers et choisir parmi plusieurs options pour gagner du temps : résumer des rapports, traduire des documents en plusieurs langues ou convertir des documents en fichiers audio pour les écouter facilement. Ils peuvent même créer des workflows automatisés pour simplifier ces processus et partager les données de manière transparente et sécurisée.
En outre, la plateforme de gestion de contenu Xerox® DocuShare® permet de numériser, de gérer des contenus et d’automatiser tous les processus. Elle peut être déployée dans le cloud ou localement pour répondre aux besoins. Elle assure un accès sécurisé, sans contraintes géographiques pour les utilisateurs.
Ces outils standardisés leur permettent de collaborer avec efficacité partout où ils vont. Un collaborateur en déplacement peut convertir un document en format audio et l’écouter pendant le trajet avant une réunion commerciale. Un télétravailleur peut utiliser l'option audio pour filtrer les perturbations du domicile (enfants, livraisons, chiens qui aboient).
Avec les bonnes solutions et stratégies, votre entreprise peut adopter le travail hybride et s'assurer que tous les collaborateurs ont accès aux bons outils et aux bonnes solutions, tout en améliorant la satisfaction des télétravailleurs.
Contactez votre partenaire Xerox qui pourra vous accompagner dans la mise en place d’un mode de travail hybride.
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