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Comment Europart a transformé sa gestion de l’information

Europart est une entreprise leader sur le marché mondial des pièces détachées et accessoires pour les bus et véhicules commerciaux, et gère un énorme volume de documents.

Elle a donc fait appel à Xerox pour organizer la façon dont l’information circule dans l’ensemble de son organisation.

Le défi Comprendre le parcours du papier

Europart produit des catalogues et supports publicitaires dans 24 langues, et traite chaque année des millions de factures et bons de livraison.

Le problème : Europart est un distributeur de pièces détachées, pas un imprimeur. Et quand la société s’est développée à l’échelle mondiale, son infrastructure d’impression est devenue extrêmement chaotique.

Les coûts d’impression se sont envolés, l’infrastructure s’est complexifiée et les processus papier manuels ont commence à freiner régulièrement la productivité.

Nous avons travaillé avec Europart pour repenser son approche de la gestion documentaire afin que la société puisse contrôler ses coûts et travailler plus intelligemment

La solution Une transformation en quatre temps

Europart avait besoin de transformer la façon dont l’information circule aux quatre coins de son organisation. Mais elle devait aussi maintenir ses coûts à la baisse.

Le distributeur a donc opté pour les services de gestion documentaire pour réduire ses coûts d’impression, simplifier ses operations et moderniser ses processus manuels les plus obsolètes.

Que peuvent vous apporter les services de gestion documentaire ?

Découvrez comment réduire vos frais (et vos volumes) d’impression avec les services de gestion documentaire de Xerox.

Voici comment il s’y est pris.

Simplification des relations fournisseurs.

Nous sommes désormais le trait d’union entre Europart et son fournisseur d’impression et répercutons les efficacités de workflows nées de nos économies d’échelle.

Rationalisation du parc d’impression.

Après plusieurs décennies d’expansion du parc au rythme de besoins ponctuels, nous avons aidé Europart à augmenter sa productivité en uniformisant et en optimisant son infrastructure.

Automatisation de la gestion des factures.

Europart a abandonné les processus manuels et adopté une technologie de reconnaissance optique capable d’extraire et de numériser les informations clés des documents papier.

Numérisation des bons de livraison.

Au lieu de dépenser des millions pour la gestion des bons de livraison papier, Europart peut désormais gérer les documents numérisés de manière centralisée via un portail en ligne.

Les résultats Réduction des coûts et optimisation des processus

Pour le personnel d’Europart, il est désormais plus facile, plus rapide et plus économique de créer et traiter les informations.

Les gros tirages comme les brochures, les prospectus et les catalogues impliquent aujourd’hui des coûts moins élevés et sont livrés plus rapidement.

Le distributeur a réduit de 61 % la taille de son parc d’impression en remplaçant ses 600 machines hétérogènes par 232 imprimantes multifonction en réseau.

Plus important encore : ses collaborateurs peuvent travailler plus intelligemment. Ils ont constaté un gain d’efficacité considérable dû à la numérisation du traitement des factures – 30 personnes peuvent désormais verifier et traiter 300 000 factures par an – qui leur a permis de réduire de 20 % leurs frais liés à la gestion des factures.

Europart peut désormais gérer deux millions de bons de commande numérisés par an via un portail centralisé dédié, ce qui a fait chuter ses coûts de stockage physique. Le personnel a également plus de temps pour donner suite aux requêtes et générer de nouvelles opportunités commerciales.

C’est exactement le type d’impact des services de gestion documentaire – et exactement ce dont les entreprises comme Europart ont besoin pour se développer.

Que peuvent vous apporter les services de gestion documentaire ?

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