Optimización del flujo de trabajo

Cómo un fabricante pasa menos tiempo gestionando documentos y más tiempo manejando el negocio

Infographic indicating clocks, a tall building, a car driving, and documents with an hourglass

Desafío

Un fabricante mediano estaba teniendo problemas para gestionar documentos en papel. Carla, la Gerente del departamento de Gestión de registros, pasaba horas tratando de ubicar documentos en papel mal archivados o perdidos, lo que a veces requería que realizara viajes a la instalación externa de almacenamiento que le hacían perder mucho tiempo. Además, no había un plan formal de recuperación ante desastres.

MFP and smartphone with overlay of a lock icon

Solución

Con un software de gestión de documentos, la empresa escaneó y digitalizó sus registros utilizando una impresora multifuncional con la Tecnología Xerox^® ConnectKey^®. Los empleados ahora obtienen acceso inmediato y seguro a los documentos digitales utilizando sus identificaciones. Ahora múltiples usuarios pueden acceder al mismo documento actualizado simultáneamente, lo que agiliza el flujo de trabajo. Los registros se duplican en la nube por razones de recuperación ante desastres, lo que ofrece un 99% de tiempo de funcionamiento y acceso desde cualquier lugar del mundo.

En acción

1. Mayor simplicidad

Carla coloca los registros en papel en el Alimentador de documentos de la impresora multifuncional de Xerox^® y presiona el icono de Escaneo de IMS en la pantalla táctil.

User interface showing file type selection menu

2. Naturalmente intuitiva

Ella selecciona sus opciones de escaneo, responde dos preguntas del menú desplegable, ingresa un número único de archivo, y presiona el botón "Start" (Iniciar) para escanear los documentos.

Con un software de gestión de documentos, la empresa escaneó y digitalizó sus registros

3. Orientada a dar soluciones

Con todos los registros digitalizados, Carla y sus compañeros de trabajo ahora pueden acceder a todos los documentos desde su computadora o dispositivo portátil.

User interface showing a User Accounts menu

4. Fácil acceso

Los empleados ahora pueden encontrar e imprimir documentos fácilmente desde cualquier dispositivo con la Tecnología Xerox^® ConnectKey^® (con su aplicación para imprimir desde IMS instalada). Simplemente seleccionan el botón "Print from IMS" (Imprimir desde IMS) en la interfaz de pantalla táctil, responden unas preguntas para buscar el documento de interés, y presionan "Print" (Imprimir).