Xerox^® DocuShare^® Go 13

Xerox^® DocuShare^® Go 12

Novedades de esta edición

Alojamiento en Canadá

DocuShare Go está alojado ahora en Montreal, Canadá, en la región ca-central-1 de AWS.

La página de inicio de DocuShare Go, «Bienvenidos a Xerox DocuShare Go», pronto incluirá Canadá en la selección desplegable Ubicación de suscripción para inicio de sesión. Utilice este enlace para acceder directamente en go.docushare-ca.com.

Incorporación de reglas de contenido

Resumen de documentos

Esta función le permite obtener un resumen de documentos largos utilizando la tecnología de IA. El resumen incluirá únicamente la información más importante del texto original, y podrá elegir el número de frases que desea ver (entre 1 y 10) y el idioma (EPFIGS: inglés, francés, italiano, alemán o español) en el que desea verlo. Una vez generado el resumen, se añadirá al campo resumen del fichero. También tiene la opción de elegir si desea que se revise el resumen.

Extracción de datos avanzada

Disponemos de una función avanzada de extracción de datos que puede extraer datos de sus documentos de forma inteligente, lo que también se conoce como indexación. Esta función le permite extraer, clasificar y transformar datos de orígenes distintos, como documentos escaneados, mecanografiados y escritos a mano, imágenes escaneadas, correos electrónicos y otras fuentes digitalizadas. También puede extraer datos para garantizar unas políticas de nomenclatura adecuadas y coherentes, lo que facilita el archivo y la recuperación de archivos. Esta función admite la concordancia parcial y los lenguajes EPFIGS, además su configuración es sumamente sencilla. Además, la herramienta dispone de una función de vista previa de las extracciones para comprobar los resultados. Una vez ejecutada la regla, se extraen los valores de los campos y se asignan los metadatos del documento.

Aplicación ConnectKey: Metadatos y archivos múltiples

El escaneado de múltiples documentos puede resultar una tarea laboriosa. Afortunadamente, la interfaz de usuario web de DS GO ofrece una solución al permitirle escanear un código QR e introducir la información pertinente en su teléfono, tableta o PC. Es más, la aplicación ConnectKey le permite imprimir hojas de separación, que podrá utilizar para escanear varios archivos en DS GO de una sola vez. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también agiliza el proceso de escaneado.

Marca blanca

DocuShare Go ofrece ahora la opción de Marca blanca por un coste adicional.

(Póngase en contacto con nosotros para obtener más información sobre marca blanca).

La marca blanca DocuShare Go incluye:

• Enlace de ayuda - Se incrustará un hiperenlace en el icono del signo de interrogación situado en la esquina superior derecha de la página web de DocuShare Go.

• Esquema de colores – Es posible personalizar los colores primarios y secundarios de la interfaz de usuario o mantenerlos como predeterminados.

• Nombre de subdominio nuevo – Se creará una URL única que incluirá el nombre específico del producto (por ejemplo, <nombre-del-producto>.docushare.com)

• Página de inicio de sesión – La URL del dominio contendrá información de la región específica de cada cliente. (Por ejemplo, <nombre-producto>.docushare.com o nombre-producto.docushare-eu.com).

• Personalización de marca en el correo electrónico – Los correos electrónicos se personalizarán con la marca y el logotipo de la organización.

Escaneado de virus

Como medida de seguridad adicional, se analizan todos los archivos cargados en busca de firmas de virus conocidas para garantizar que todas las organizaciones permanezcan aisladas de cualquier amenaza potencial.

Registros del historial

Cuando un usuario selecciona un(os) archivo(s) y elige la acción imprimir, dicha acción se registra en el historial del archivo.

Xerox^® DocuShare^® Go 11

Novedades de esta edición

Restaurar organización eliminada

Ahora se realizan copias de seguridad periódicas para poder restaurar la suscripción sin problemas en caso de cualquier posible necesidad de asistencia. Antes, las suscripciones se purgaban seis meses después de la fecha de caducidad.

• Restaurar organización en el conjunto de organizaciones

• Restaurar organización al conjunto de recursos

• Restaurar cuentas de usuario

• Restaurar archivos s3

• Restaurar Índice de búsqueda

Las aprobaciones se amplían para permitir aprobadores secuenciales condicionales

Especifica el campo (por ejemplo, Importe de compra) y establece varios aprobadores con condiciones específicas (por ejemplo, < o >=) para direccionar el artículo para su aprobación.

Debate (Chat)

Mientras previsualizas o editas un archivo, es posible iniciar un debate con otros miembros. Esta función es muy útil en particular cuando se trata de colaborar con otros y recibir reacciones o aportaciones.

Para iniciar un debate, basta con etiquetar a los miembros, que recibirán una notificación por correo electrónico. La notificación por correo electrónico contiene un enlace al debate. Esta función permite a todos los implicados mantenerse informados y participar.

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Novedades de esta edición

Compatible con el proveedor de identidades OAuth 2.0 para autenticación en la aplicación DS Go ConnectKey

Cuando se selecciona un proveedor OAuth 2.0 en una organización Go, ahora los usuarios de ConnectKey pueden iniciar sesión utilizando el código de dispositivo desde sus dispositivos móviles.

1. Abra la aplicación DS Go ConnectKey instalada en el dispositivo Xerox ConnectKey.

2. El usuario escanea el código QR desde su dispositivo móvil.

3. A continuación, inicie sesión y autorice el dispositivo ConnectKey.

4. Continúe imprimiendo o escaneando desde la aplicación DS Go ConnectKey en el dispositivo ConnectKey.

Incorporación de usuarios

En lugar de tener que invitar a cada usuario a una organización de Docushare GO, un administrador de DS Go ahora puede optar por habilitar la incorporación. Cuando la incorporación está habilitada:

1. Se crea un código de 6 letras/números que puede proporcionar a su público objetivo de la forma que desee; por ejemplo, por correo electrónico dentro de la empresa dirigido a usuarios seleccionados.

2. Los usuarios que tienen el código pueden ir a go.docushare.com, seleccionar su región y usar el vínculo Registrarse para obtener acceso a la organización Go.

Nuevas reglas de contenido

• Hay disponible una regla de contenido secuencial. Esta permite a los aprobadores aprobar un elemento en orden secuencial. Si el primer aprobador da su aprobación, se pide la aprobación a un segundo aprobador. Si algún aprobador la rechaza, el elemento también se rechaza.

• Hay disponible una regla de contenido de aprobación múltiple (todos). Si todos los aprobadores seleccionados dan su aprobación, el elemento se aprueba. Si un aprobador seleccionado la rechaza, el elemento también se rechaza. Todos los usuarios obtienen una tarea

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Novedades de esta edición

Compatible con el proveedor de identidades OAuth 2.0 para autenticación

• Esta versión tiene un cambio importante en el método de autenticación. La opción añadida permite suscripciones para utilizar OAuth 2.0 IdP para todos los usuarios.

• El equipo de TI del cliente tendría que crear una aplicación en el IdP y facilitar la información al administrador de la suscripción para que esto funcione.

• El usuario proporcionaría la dirección de correo electrónico del IdP, entonces Go redirigirá al IdP para iniciar sesión y, si se hace correctamente, el usuario podrá acceder a Go.

Mejoras de las Normas de contenido

• Norma nueva para la revisión simple con firma electrónica. Se puede asignar un único usuario para revisar los campos y facilitar una firma cuando sea necesario. La firma puede ser en forma de imagen o de texto, ambos introducidos por el usuario y visibles desde historial de versiones.

• Norma nueva para aprobaciones múltiples con firma electrónica. Es posible asignar varios usuarios para que aprueben o rechacen los documentos y aporten las firmas pertinentes. El primer usuario asignado que apruebe o rechace la tarea completa la aprobación/rechazo del documento. La firma puede ser una imagen o texto, ambos introducidos por el usuario y visibles desde el historial de versiones.

• Aprobación simple actualizada para incluir la firma electrónica. La firma puede ser en forma de imagen o de texto, ambos introducidos por el usuario y visibles desde historial de versiones.

• Mejoras de los cambios en Clasificación de documentos + Extracción de datos

  • Se permite la introducción de valores extraídos en un campo de tipo de documento nuevo.

  • Se permite la introducción de valores extraídos en un campo de tipo de documento existente.

  • Se permite especificar la zona horaria al extraer valores de fecha/hora.

  • En el registro de ejecución se ofrecen estados de ejecución más detallados.

Mejora general de las funciones

• Actualizada la página de planes de suscripción con un enlace al formulario de solicitud de ventas.

• Mejora de la gestión de errores en la carga de archivos. El sistema detecta el escenario de carga de una versión nueva a un documento utilizando un archivo con un nombre de archivo diferente o el escenario de carga de un archivo nuevo a una colección con un nombre de archivo duplicado. Se pide a los usuarios que tomen medidas para resolver los errores.

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Novedades de esta edición

Nueva función de clasificación de documentos y extracción de metadatos

• En esta edición se ha incluido la capacidad de clasificar documentos y extraer metadatos.

• Nuevo tipo de regla de contenido: Clasificación de documentos + Extracción de datos se han incorporado. Posibilidad de revisar, actualizar y aprobar la clasificación de documentos desde la interfaz «Mi tarea» de Reglas de contenido.

• Con la ampliación de la regla actual de «Clasificación de documentos», DocuShare procesará sus archivos mediante la configuración del tipo de documento y la extracción de datos del archivo, y la actualización de los campos de metadatos en función de esa información. Por ejemplo: Extraer «Número de factura».

• Con la compra de la suscripción se proporciona el Paquete de extracción de datos predeterminado. De este modo, la suscripción es accesible a esta función de Clasificación de datos y extracción de metadatos. Se puede adquirir un Paquete de extracción adicional.

• Se añade una nueva funcionalidad «Extracción de datos», que tiene acceso a crear reglas de este tipo.

• Funciona con archivos PDF y de imagen. Limitación actual: No funciona con archivos de texto

Gestión de suscripciones

Los usuarios pueden adquirir almacenamiento adicional en tramos de 500 GB / Usuario. Los usuarios recibirán un aviso en su panel de control cuando el almacenamiento restante se aproxime al 10 % de la capacidad total. Ahora es posible eliminar a los usuarios invitados de las suscripciones cuando ya no necesiten tener acceso. Se concede a los usuarios invitados permisos de Visualizador, y se requiere que el uso compartido de invitados tenga una fecha de caducidad. El número de usuarios invitados está restringido en función del tipo y el tamaño de la suscripción. El número de usuarios invitados permitidos es 5 X el número de usuarios concurrentes y 2 X el número de usuarios designados.

Seguridad y Cumplimiento

Se ha eliminado la prueba gratuita de «Autoservicio» de la interfaz de autoservicio debido al requisito de Sanction Scanning. A partir de ahora, las pruebas se tramitarán únicamente a través de transacciones internas. Se elimina la Opción AD interna de Xerox. Se trata de posicionar el producto para una próxima función de Inicio de sesión único.

Asistencia

Se elimina el Bot de Chat en producción debido a su poco uso. El sitio de la comunidad está abierto a todos los usuarios y seguirán actualizándose las preguntas frecuentes.