Cómo CTH Groupe ha optimizado su flujo de información de productos con Xerox® DocuShare®
Con sede en Romans-sur-Isère, en la región francesa de Drôme, CTH Groupe nace en 1982. Con el magnífico entorno del macizo del Vercors como telón de fondo, el modelo de negocio original de CTH se dedicaba a la cría de animales y a la agricultura. En 2009, CTH se expandió y creó una nueva división, CONFORTO, especializada en mejoras y reformas del hogar.
A medida que crecía la empresa, la gestión de los documentos básicos se hacía sumamente difícil y susceptible de que se cometiesen errores. Olivier Nayagom, director de ventas de Axilis, Channel Partner de Xerox, explica los motivos por los que CTH Groupe recurrió a Xerox para obtener asistencia adicional.
«CTH Groupe es cliente de Axilis desde hace mucho tiempo. Se quería centralizar las solicitudes de los usuarios de todo lo relacionado con el etiquetado, hojas de datos técnicos, hojas de datos de seguridad y fotografías de los productos, permitiendo al mismo tiempo el acceso remoto y seguro a estos documentos. Además, CTH tiene que gestionar más de 250 referencias de productos en varios idiomas. Además, estos documentos evolucionan constantemente debido al cambio de las normas. Todas las solicitudes de cambio se hacían anotando las versiones en papel o por separado a través del correo electrónico. Ambos procesos suponían una enorme pérdida de tiempo y entrañaban múltiples riesgos de error».
«Para ayudarnos a encontrar la solución adecuada para CTH, recurrimos a nuestro socio comercial e-Cervo, especializado en la automatización de procesos empresariales. Tras colaborar con CTH para entender mejor sus necesidades, e-Cervo recomendó Xerox DocuShare como plataforma de gestión de contenidos».
«Lo importante era poder definir claramente los perfiles de este proyecto. DocuShare era la plataforma ideal para satisfacer las necesidades prioritarias del departamento de marketing. La riqueza funcional y la sensación de uso intuitivo de DocuShare como plataforma ECM colaborativa respondieron mejor al ámbito del proyecto y contribuyeron así a automatizar los procesos de marketing de CTH y a facilitar su transformación digital».
"DocuShare nos ha permitido consolidar y clasificar documentos de origen, documentos de marketing, todo lo relacionado con el etiquetado, hojas de datos técnicos, hojas de datos de seguridad y mucho más. Actualmente, el acceso a los documentos está limitado y depende de los permisos que asignemos a las personas. Todo está organizado, controlado y resulta muy cómodo para que todos los departamentos puedan alojar y acceder a los archivos que necesitan».
¿Cuál era la situación antes de la introducción de DocuShare?
«El equipo de servicios técnicos gestionaba la creación de hojas de datos de seguridad y luego solicitaba comentarios a otros departamentos. Sin embargo, no sería raro que hubiera otros requisitos antes de que se aprobara la versión final. Por ejemplo: Se podía remitir una etiqueta francesa para traducirla al español, mientras se creaba, validaba y publicaba una hoja de datos de seguridad nueva -que afectaba a la redacción actual de las etiquetas existentes-, pero nadie lo sabía, ¡así que se seguía traduciendo la versión anterior!».
¿Qué diferencia hay ahora? ¿Qué ventajas hay con el uso de DocuShare?
«Desde la introducción de DocuShare, todos los departamentos saben exactamente qué hacen los demás. Mi departamento de reglamentación notifica ahora a los demás cuándo hay disponible una hoja de datos de seguridad nueva, lo que significa que todos los interesados sabrán que se ha modificado la hoja y que deben utilizar esa versión. Por ejemplo, si tuviéramos una hoja de datos de seguridad de 2021 y nos pidieran una ficha técnica para Croacia, no partiríamos de un documento validado antes de 2021, lo que nos ahorraría traducir una versión equivocada. Si se modifica un documento, se retira y deja de estar disponible, para que los usuarios sepan que no deben realizar ninguna acción adicional hasta que se vuelva a revisar y esté actualizado. Ahora es imposible no verlo, por lo que, sobre todo, supone una gran mejora de la seguridad y un ahorro de tiempo considerable».
¿Cómo se ha adaptado el personal a la herramienta y a las nuevas formas de trabajar?
«Tardamos un poco en ponernos de acuerdo, pero hemos publicado 'trucos y consejos' para que los usuarios adopten la herramienta. Empezamos con 10 usuarios y hoy ya somos 30. Se ha convertido en parte de la cultura corporativa, se puede consultar información actualizada de los productos y todos saben ahora dónde encontrar los documentos».
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