Hier erfahren Sie, wie Xerox® DocuShare® einem 99 Jahre alten Möbelhersteller bei der Digitalisierung von 500.000 Dokumenten geholfen hat

Wenn man so alt ist wie Fairfield Chair, dann ist es nicht immer leicht, mit der Zeit zu gehen. Doch in dem Unternehmen weiß man genau, dass man Arbeitsprozesse ändern muss, wenn man im digitalen Zeitalter bestehen will.

Bei Fairfield Chair ging man in der Papierflut unter, wie es ein Mitarbeiter so treffend beschrieb. Und das war nicht übertrieben.

Das 99 Jahre alte Familienunternehmen aus Lenoir im US-Bundesstaat North Carolina hatte ein ganzes Stockwerk seines Büros mit mehr als 150 Aktenschränken gefüllt. Irgendwo in diesen Aktenbergen lagen die Antworten auf die meisten wichtigen Kundenfragen. Doch sie waren nicht einfach zu finden und weiterzugeben. Immer wieder mussten Mitarbeiter Anrufer am Telefon warten lassen, das Stockwerk wechseln und nach Dokumenten suchen, bevor Sie die gewünschte Auskunft geben konnten.

Tradition wird in dem Unternehmen zwar großgeschrieben — viele der 425 Mitarbeiter arbeiten bereits in zweiter oder dritter Generation hier —, doch die Arbeitsprozesse waren reif für einen Wandel.

Bei Xerox fand Fairfield Chair Hilfe für den Umstieg vom analogen auf ein digitales System. „Unser Motto ist es eigentlich gar nicht, papierlos zu sein, sondern vielmehr papierlose Prozesse für sich zu nutzen“, erklärt Jeremy Lukovich, VP Sales von Xerox DocuShare. „Wir helfen Kunden bei der Digitalisierung und bei der Automatisierung ihrer Arbeitsprozesse.“ Mit Xerox® DocuShare® können Nutzer Papierdokumente in ein zentrales Content Management System in der Cloud scannen, wo diese Dokumente dann gemanagt und mit einfachem Zugriff sicher verwahrt werden können.

Nach der Digitalisierung von 500.000 Dokumenten konnte Fairfield Chair die Aktenschränke entsorgen und war nicht mehr vom alten Ablagesystem abhängig. Sie integrierten sechs verschiedene Abteilungen auf einer Plattform und gaben 40 % der Fläche frei. Platz für neue Mitarbeiter. „Wir sind 165 Aktenschränke losgeworden“, freut sich Jamie White, CFO von Fairfield Chairs.

Dank des sofortigen Onlinezugriffs auf Informationen können die Mitarbeiter von Fairfield Chair jetzt schneller auf Kundenanfragen reagieren, und das Unternehmen hat seine Druckkosten um 35 bis 40 Prozent gesenkt.

„Bei Fairfield haben wir oft gesagt: 'Das haben wir schon immer so gemacht, und Veränderung ist schwer‘“, so White. „Die Möglichkeit, dieses innovative Produkt zur Hand zu haben, hat uns zu einem besseren Unternehmen gemacht.“

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