Xerox® Intelligent Filer App
Durch intelligenteres Scannen nie mehr Zeit mit der Suche nach Dokumenten verschwenden.
Sind Sie bereit, einen unstrukturierten Dokumentenprozess mit Struktur zu versehen?
Von Papierkorrespondenz über Verträge bis hin zu Lieferscheinen: In Ihrem Arbeitsalltag gibt es mehr Daten als Stunden – bis jetzt. Entdecken Sie die Xerox Intelligent Filer App, eine von künstlicher Intelligenz (KI) gesteuerte App, die dafür sorgt, dass Namenskonventionen in Ihrem Unternehmen auf der Grundlage Ihrer Präferenzen eingehalten werden. Das bedeutet weniger Fehler, größere Konsistenz und kaum oder gar keine manuellen Eingriffe – sodass Sie weniger Zeit mit der Suche nach den richtigen Dokumenten verbringen müssen und mehr Zeit für deren Bearbeitung haben. Die Intelligent Filer App wurde speziell für Ihre Geräte mit Xerox® ConnectKey® Technologie entwickelt und nutzt fortschrittliche Automatisierung, um die Archivierung mit Vorschlägen für Dokumenttyp, -name und -speicherort auf Touren zu bringen. So können Sie sich ganz auf Ihren Auftrag konzentrieren, statt zu raten oder Zeit zu verschwenden.
24%
der Mitarbeiter verlieren pro Woche die Produktivität eines ganzen Arbeitstages beim Suchen nach Dokumenten.¹
Intelligent Automatisiert
Kategorietyp
Der erste entscheidende Schritt besteht darin, die richtigen Dokumentattribute zu lesen und zu verstehen, um die richtige Kategorie zu ermitteln.
Ordner
Basierend auf der Kategorie schlägt die KI anschließend den besten Ordner in Ihrem Ablagebereich vor, der den entsprechenden Zugriff bietet.
Namensgebung
Anhand vom Unternehmen definierter Namensrichtlinien wird das Dokument unter dem richtigen Namen abgelegt. Dadurch wird der Zeitaufwand für die Suche nach Dokumenten reduziert, wodurch die Produktivität der Mitarbeiter gefördert wird.
Was steckt in einem Namen? Alles.
Die Intelligent Filer App macht das Benennen, Organisieren und letztendlich das Auffinden wichtiger Dokumente zum Kinderspiel. Jetzt kann Ihr gesamtes Team wichtige Informationen sofort finden, was früher Stunden oder sogar noch länger gedauert hat.
Auf Archivierung kann nicht verzichtet werden. Jetzt kann diese jedoch intelligenter und schneller erfolgen.
Die Benennung von Dokumenten sollte intelligent, nicht subjektiv sein. Zu oft müssen Mitarbeiter jedoch raten, wie ein Dokument bezeichnet, wie es klassifiziert und wo es aufbewahrt werden muss. Das macht es für andere oft unmöglich, schnell auf ein Dokument zuzugreifen. Mithilfe künstlicher Intelligenz macht die Intelligent Filer App jeden Schritt zu einem Kinderspiel — von der Kategorisierung über die Platzierung und Bestätigung der Ordner bis hin zur Benennung unter Verwendung strenger standardisierter Regeln, die auch zum einfachen Auffinden des Dokuments verwendet werden können. Das Ergebnis? Weniger Zeitaufwand für das Suchen der benötigten Dokumente.
Die richtige Kategorie
KI bewertet und definiert die Kategorie nach Inhalt und Struktur des Dokuments. Rufen Sie alle nachstehenden Kategorientypen auf:
Rechnungen
Zahlungsaufforderungen
Lieferscheine
Vereinbarungen
Kontoauszüge
Korrespondenz
Diverse
Der richtige Ordner
Jede Kategorie verfügt über einen definierten Ordner für die schnelle Weiterleitung. Unterstützte Ablagebereiche umfassen:
Microsoft OneDrive
Microsoft 365
Google Drive
Xerox® DocuShare® Go Content-Management-Plattform
Der perfekte Name
Die vordefinierte Namensstruktur für das Dokument wird automatisch mit den extrahierten Daten aus dem Dokument gefüllt, was die Zeit am Gerät verkürzt.
Ihr Arbeitsplatzassistent ist bereit und wartet.
Straffen Sie Workflows und bändigen Sie komplexe Prozesse in jeder Büroumgebung mit Geräten mit Xerox ConnectKey Technologie sowie Apps für Ihren Arbeitsplatzassistenten.
¹Quelle: ABBYY, 10. November 2021
Xerox® App Gallery
Laden Sie Apps auf Ihren Drucker oder MFD mit ConnectKey® Technologie herunter, um sich die Arbeit zu erleichtern.
MFDs mit ConnectKey®
Drucken, kopieren, scannen, faxen und mehr mit einem Multifunktionsdrucker mit Xerox® ConnectKey®.