• Malé podniky
  • Sedm triků k optimalizaci práce s dokumenty na pracovišti

Sedm jednoduchých triků k optimalizaci práce s dokumenty

Jak snadno a rychle napravit přenos informací tam, kde tisknete

Když se to tak vezme, dokumenty jsou mízou podnikání. Stojí na nich více než třetina pracovních procesů.[1].

Potíž je v tom, že správa dokumentů stojí firmy příliš mnoho času a peněz. V průměru vynakládají milion na správu dokumentů na každých deset milionů na tržbách. [2]. Celých 40-60 % telefonátů na IT helpdesk nějak souvisí s tiskem.

Pokud však provedete rychlé posouzení svých tiskáren a dokumentů, najdete spoustu možností, jak je optimalizovat.

Pokud u vás máte na starosti správu tiskáren, možná se vám budou hodit naše tipy k optimalizaci přenosu dokumentů.

1. Automatizujte jednoduché kroky

Značná část práce s tiskem a zpracováním dokumentů jsou jednoduché a opakované úkony jako zakládání faktur, zpracování výzev k platbám a zakládání souborů do správné složky. Většinu z těchto kroků dnes uživatelé provádějí manuálně. Pokud však tyto kroky dokážete dobře analyzovat, lze je automatizovat do digitálního procesu pomocí multifunkčních tiskáren (MFP).

Stačí na multifunkci nastavit aplikaci, která bude dokumenty směrovat do potřebných složek a úložišť. A je to! Nudný a zdlouhavý manuální proces se změnil v jediný automatický krok.

Zjistit více ›

2. Přesuňte data do cloudu (a nechte je tam)

Velké soubory plné grafiky, např. marketingové materiály, se vyplatí přesunout do cloudových úložišť. Většina lidí ovšem posílá velké dokumenty emailem. K vytištění souboru (nebo k jeho naskenování a odeslání třeba na Dropbox) jej tak musí nejprve stáhnout.

A v tom je problém: pokud jste přešli na cloudové úložiště typu Dropbox nebo MS 365, je dost otravné, když musí uživatelé velké soubory před tiskem složitě stahovat. Ideální by bylo, kdyby je mohli vytisknout bez stahování, mailování nebo kopírování z flash disku.

Nastavte si tedy multifunkční tiskárnu tak, aby dokumenty přímo skenovala a tiskla přímo z Dropboxu nebo jiného úložiště. Tím si zjednodušíte práci a ještě ušetříte drahocenné místo na poštovním serveru.

Zjistit více ›

3. Řešte problémy na dálku

Pokud mají uživatelé nějaký problém se zpracováním dokumentů, logicky se obrátí o pomoc na vás. Je ovšem dost nepohodlné, když ke každé tiskárně musíte běhat.

Naštěstí jsou dnešní multifunkční tiskárny natolik chytré, aby šel problém opravit na dálku.

Připojte se k tiskárně pomocí rozhraní Správce vzdáleného přístupu a nakonfigurujte ji ze své kanceláře.

Zjistit více ›

4. Objednávejte spotřební materiál dříve, než dojde

Nechte nás hádat: ve vaší firmě nakupuje kazety a tonery nezávisle na sobě několik různých lidí pro různé tiskárny, od různých dodavatelů a v různých časech. To je špatně.

Co kdybyste tiskárny nastavili tak, aby vás emailem upozornily, až jim začne docházet toner? Tak můžete nakupovat centrálně a objednávat materiál pouze, když je zapotřebí.

5. Dopřejte barvu jen těm, kdo ji potřebují

Barevný tisk je dražší než černobílý. Na druhé straně, některé dokumenty je nutno tisknout barevně.

Řešením je, nenechat tisknout barevně každého a pořád. Nastavte v tiskárně pravidla, která umožní tisknout barevně pouze určitým zaměstnancům či oddělením, určité typy dokumentů nebo dokonce jen v určitou denní dobu.

Tatáž tiskárna pak ochotně vytiskne barevné prezentace pro klienty lidem z prodeje, nikoli však fotografie z dovolené.

Zjistit více ›

6. Přejděte na oboustranný tisk

Oboustranný tisk nedá moc práce, znamená však velký přínos. Zvolte tiskárny, které budou ve výchozím nastavení tisknout na obě strany papíru (duplexně).

Tak snížíte náklady a spotřebu papíru na polovinu. Je to snadné a dává to smysl.

7. Tisk na vyžádání

V 90 % firem došlo k narušení bezpečnosti vinou nezabezpečeného tisku.[3]. A velmi často proto, že někdo nechal v zásobníku tiskárny citlivé dokumenty.

Nejenže je pak únik informací jen otázkou času, ale je to také plýtvání papírem a penězi. Mimochodem, asi 50 % vytištěných stránek skončí rovnou v koši a 20 % si nikdo z tiskárny ani nevyzvedne[4].

Funkce „Tisk na vyžádání“ zajistí, že tiskárna vydá dokument pouze osobě, která si jej zadala, a to po ověření totožnosti pomocí PINu nebo karty. Jedním krokem tak vyřešíte náklady i bezpečnost.

Zjistit více ›

Pokud optimalizujete tok dokumentů po firmě, zlepšíte i přenos informací. A to už něco znamená.

Zjednodušíte totiž lidem život, firmě ušetříte peníze a ještě zvýšíte efektivitu zaměstnanců.

Přitom stačí provést několik rychlých opatření.

 

Co dělat dál

Pro začátek proveďte ta rychlá opatření. Maximální efekt z nich ovšem získáte až po důkladném posouzení vašich tiskáren a dokumentů.

Přečtěte si publikaci Document Management Workbook. Dozvíte se, jak ušetřit peníze, zvýšit produktivitu personálu a usnadnit si život.

Zjistíte také, jak využít stávající infrastrukturu na maximum a zpříjemnit práci personálu pomocí správy tiskových služeb, tedy Managed Print Services.

Další informace ›

 

O společnosti

Jsme Xerox. Jsme přesvědčeni, že způsob práce lze nejlépe zlepšit optimalizací návaznosti jednotlivých kroků.

Firemním zákazníkům pomáháme zefektivnit tok dokumentů, čímž jim usnadňujeme práci.  

Ozvěte se nám.

 

 


[1] Poor document processes lead to significant business risk, IDC
[2] I know what you’re thinking, Angele Boyd, Industry Analyst, IDC
[3] The biggest mistakes companies make with data security, Digital Guardian, May, 2015
[4] Nuance Print Management, 2016

 

 

 

Kontaktujte nás