Защита
Многие сервисы обещают защитить ваши данные, но при обмене файлами вы все равно рискуете раскрыть важную информацию.
Компаниям необходимо делиться информацией в ходе работы, но они практически не контролируют этот процесс, когда данные выходят за пределы брандмауэра, — по ошибке или злонамеренно.
Три проблемы обмена данными:
Отправка по электронной почте
Это самый простой и быстрый способ обмена информацией. Однако, используя его, можно ошибиться при отправке, здесь нет контроля за дальнейшим распространением данных, а также существует риск взлома.
Решения для хостинга / обмена файлами
В последние годы внешний обмен файлами большого размера стал быстрым и простым, но многие решения позволяют распространять полностью открытые ссылки.
Кроме того, «бесплатные» сервисы могут собирать и использовать вашу персональную идентифицируемую информацию для своих целей.
Физическое распространение
Вам когда-нибудь доставляли чужое письмо или посылку? Или, может быть, вы оставляли документ на столе или в общественном месте? Даже если носить бумаги с собой, далеко не все прикрывают их должным образом!
К сожалению, все это может привести к раскрытию конфиденциальной информации.
Как функция «Защита»1 в Workflow Central помогает решить эти проблемы?
При совместном использовании документов с помощью «Защиты» авторы могут настроить до 3 уровней безопасности для каждого документа. А благодаря продуманной оболочке безопасности, которую «Защита» накладывает на файл, эта функция всегда остается с документом, независимо от способа распространения.
Отслеживание просмотров — анализируйте количество просмотров документа.
Отслеживание читателей — анализируйте количество просмотров документа и кто его просмотрел.
Отслеживание читателей и ограничение доступа — анализируйте количество просмотров документа и ограничивайте к нему доступ.
Выбрав любой из вышеперечисленных параметров, авторы могут установить параметры истечения срока для просмотра. Можно выбрать конкретную дату или количество дней, а на уровнях 2 и 3 установить максимально допустимое количество просмотров. Если документ случайно отправят не тому лицу, срок его действия может истечь немедленно или в указанное время после отправки.
Чтобы избежать отправки на внешние адреса электронной почты, авторы могут ограничить доступ к документу отдельному или нескольким доменам. Эта функция особенно полезна для документов внутреннего пользования, которые не должны выходить за пределы компании.
С уровнями 2 и 3 авторы могут даже добавить в документ идентификаторы скриншотов, которые вписывают в документ имя получателя, если он использует кнопку Print Screen или программу для скриншотов. Это может помешать дальнейшему распространению информации, поскольку читатели видят, что если они поделятся скриншотом страницы или ее части, утечку будет легко отследить.
И не будем забывать о печати. Распечатать документ проще простого, но некоторые документы могут быть просто не предназначены для распространения на бумаге. Функция «Защита» по умолчанию ограничивает печать, а в документах, которые можно распечатать, вы можете использовать процесс «Обезличивание» и скрыть персональную идентифицируемую информацию до ее печати.
«Защита» — это удобный инструмент от Xerox для безопасности самых ценных документов и материалов при работе на дому, в командировках и офисе.
Как это поможет на моем рабочем месте?
Истории болезни пациентов или письма, содержащие персональную идентифицируемую информацию (PII).
Концепции / планы исследований и разработок, другая документация с интеллектуальной собственностью (IP).
Контракты, соглашения или сопутствующие документы о неразглашении.
Дополнительные возможности Workflow Central, повышающие продуктивность
Создайте автоматический процесс для отслеживания ключевых документов, которые всегда должны быть в безопасности. Когда они поступят в выбранную облачную папку2 или на адрес электронной почты2, автоматический процесс активирует функцию «Защита» в фоновом режиме без вмешательства пользователя. Узнать больше
Примечание: на момент запуска мобильные устройства на базе iOS не могут открывать защищенные документы, требуется загрузка на ПК или Mac.
¹ Требуется расширенная подписка
2 В качестве точек ввода и вывода поддерживается электронная почта (MS Exchange Online) и облачные хранилища (MS 365 SharePoint и MS OneDrive).
Непревзойденная эффективность на любом рабочем месте.
Устали от ежедневных рабочих проблем? Платформа Xerox® Workflow Central может помочь. Мы здесь, чтобы помочь.