Как крупная юридическая компания решила проблемы с обработкой и обменом документов
Юристы и сотрудники Bell Law Group используют единую платформу для быстрого преобразования и совместной работы Xerox® Workflow Central.
«Xerox Workflow Central значительно упрощает повседневные задачи специалистов Bell Law Group»,
Bell Law Group — это юридическая компания, которая специализируется на травмах и нарушениях трудового права в отношении работников, федеральных служащих и работодателей. Компания обслуживает клиентов по всем США и имеет офисы в пяти городах: Вашингтон, Нью-Йорк, Сиоссет, Гарден-Сити и Майами.
Задача
Совместный обмен данными между пятью офисами с разными ИТ-сетями
Юридическая фирма Bell Law Group работает уже 20 лет и специализируется на трудовых спорах и травмах. За это время она прошла через ряд слияний и на сегодняшний день имеет пять офисов в разных городах США. Юристы компании часто переезжают из одного офиса в другой в зависимости от требований клиента. В связи с этим им необходимо ежедневно обмениваться документами и обрабатывать их между офисами.
Однако из-за того, что каждый офис имел отдельную ИТ-сеть и разрозненные программные решения, обмен и обработка документов занимали много времени или были недоступны. Иногда юристы приезжали в офис и обнаруживали, что местное программное обеспечение, например для преобразования, редактирования или перевода документов, несовместимо с программным обеспечением из другого офиса. Такие сложности побуждают сотрудников использовать несанкционированные инструменты, приводя не только к затратам времени, но и рискам безопасности.
Компании требовалась комплексная и простая платформа для получения удобного доступа к документам во всех офисах. Она также нуждалась в решении, которое позволило бы ее сотрудникам использовать единые инструменты обработки документов независимо от места работы.
В связи со стремительными требованиями, предъявляемыми к компании, она искала простое решение, не требующее долгого обучения и совместимое с уже имеющейся инфраструктурой.
Будучи давним клиентом Xerox, Bell Law Group обратилась к нам за помощью, чтобы найти решение.
Решение
Гибкая рабочая платформа
Мы порекомендовали Bell Law Group рассмотреть Xerox® Workflow Central в качестве надежной и гибкой платформы, которая будет работать с имеющимся облачным хранилищем и обеспечит круглосуточный доступ к данным во всех офисах.
Учитывая временные затраты компании, Xerox предложила установить пробную версию платформы, прежде чем принять решение о ее внедрении. Таким образом компания смогла опробовать возможности платформы в своем собственном темпе.
В ходе трехмесячной работы с пробной версией платформы Bell Law Group не только пришла к выводу, что Workflow Central поможет решить проблемы совместной работы, но и обнаружила дополнительные возможности для решения задач по обработке документов, включая конвертирование документов, перевод, редактирование и преобразование рукописных заметок в редактируемые документы.
Результат
Юристы могут легко получать доступ и быстро обрабатывать документы во всех офисах
Теперь юристы компании могут быстрее получать доступ, отправлять и обрабатывать документы с помощью платформы Xerox® Workflow Central.
Поскольку платформа работает с облачным хранилищем Bell Law Group, сотрудники могут обмениваться документами и безопасно взаимодействовать в реальном времени. Это позволяет им эффективно работать над срочными юридическими процессами, такими как юридическая экспертиза при слияниях и поглощениях.
Сотрудники Bell Law Group могут быстро и безопасно получать доступ к инструментам компании из любого офиса для преобразования файлов в удобные форматы, включая быстрый перевод, редактирование и создание аудиофайлов на основе документов. Особенно полезными для работы юристов оказались функция конвертирования рукописных заметок в редактируемый формат и функция обобщения заметок.
Комплексная платформа для совместной работы помогает команде оптимизировать политику, ориентированную на потребности клиентов.
В настоящее время компания тестирует дополнительные решения Xerox для дальнейшего улучшения работы сотрудников и повышения качества обслуживания клиентов.
«Крупные юридические компании постоянно сталкиваются с необходимостью повышать эффективность и уровень обслуживания клиентов. Xerox Workflow Central и другие инструменты Xerox помогают нам решить эти задачи»,
Задача
Многие сотрудники предпочитают работать из дома, однако им часто приходится ездить в разные офисы или места работы своих клиентов.
В связи с этим команде требовались безопасные и эффективные инструменты для потребления информации и обмена юридическими файлами в рамках компании.
Bell Law Group искала решение, с помощью которого ее сотрудники могли бы быстро отправлять и хранить данные из всех пяти офисов.
Решение
После работы с пробной версией Bell Law Group внедрила в свои процессы Xerox® Workflow Central — единую, безопасную, гибкую платформу документооборота, одобренную для использования в бизнесе.
Теперь пользователи могут получить доступ к сервису из любой точки с ПК, мобильных устройств и многофункциональных принтеров Xerox® с технологией ConnectKey® для быстрого преобразования PDF-документов в редактируемые форматы.
Пользователи получают доступ к целому набору рабочих процессов (преобразование в файлы MS Office, преобразование в аудио, автоматическое редактирование, перевод и так далее).
После внесения изменений документы мгновенно направляются в облачное хранилище Bell Law Group или отправляются клиентам по электронной почте с использованием функции «Шифровать и отслеживать» для повышения безопасности при отправке.
Результат
Сотрудники быстро внедрили инструмент в свои рабочие процессы без дополнительного обучения.
Теперь юристы компании могут быстрее конвертировать и редактировать документы из любого офиса, соблюдая при этом все требования.
Функция «Шифровать и отслеживать» позволяет клиентам безопасно обмениваться конфиденциальными файлами с сотрудниками компании или третьими сторонами.
Bell Law Group может предоставить клиентам более быстрые услуги, поддерживая свою политику, ориентированную на потребности клиентов.
Скачать полный бизнес-пример (PDF) (по-английски)
Платформа Xerox® Workflow Central
Преобразование документов на всех устройствах. Где угодно.
Статьи по Теме
Образовательная организация внедряет инновации в процесс обучения, чтобы сделать образовательные материалы более доступными для восприятия.
Сотрудники CRC Formation предлагают студентам новые способы обучения с помощью Xerox® Workflow Central.
Cybersecurity Essentials
Learn how to protect your business from cybercrime. See how Xerox's guide can help improve your security with essential steps like testing passwords, examining firewalls, and analyzing employee behavior.
Create a more sustainable office
Discover how Xerox enables more responsible printing and sustainability strategies for businesses. Solutions, recycling, and more.
French Non-Profit Association Case Study
See how Xerox helped boost productivity and accessibility for one of France's most significant non-profit organizations with the help of our Managed Print Services and Workflow Central Platform.
How Partners Help a Distributed Workforce Strategy
Midmarket organisations face many challenges with distributed workforces. See how IT departments benefit from trusted partners to modernise remote and hybrid user support.
Make hybrid work, work
See some of Xerox's top tips for making hybrid work, work for both small and medium businesses.
