O Survey & Land Registration Bureau of Bahrain atualiza seu serviço com a solução digital da Xerox
O Survey & Land Registration Bureau (SLRB) do Bahrein é o responsável por todos os registros de propriedade no Reino do Bahrein. O SLRB também é a agência nacional de mapeamento. Os registros de propriedade no SLRB datam da década de 1920 e contêm informações de propriedade e detalhes de transação na forma de registros e livros contábeis que são de importância histórica agora.
Registros e livros contábeis estão se deteriorando devido a causas naturais e ao uso contínuo. O acesso às informações necessárias era demorado, resultando em atrasos nos serviços relacionados ao registro e futuros desenvolvimentos planejados. Os riscos potenciais à saúde, como infecção fúngica em registros físicos vinculados, eram outra preocupação.
“Nossa maior limitação foi acessar as informações necessárias em determinado período de tempo. Esses documentos históricos são acessíveis apenas pela equipe designada e os procedimentos para obter informações são usados para levar um tempo significativo.”
O SLRB queria digitalizar e adicionar esses documentos ao seu repositório central. Isso limitaria o acesso físico aos documentos, ao mesmo tempo em que tornaria os documentos digitais acessíveis de maneira segura e controlada. Pesquisar e estabelecer o histórico de propriedades é essencial nas transações imobiliárias. O SLRB está se movendo rapidamente para fornecer vários serviços online para seus clientes. Portanto, integrar os registros físicos digitalizados com esses repositórios digitais é essencial para uma tomada de decisão mais rápida.
Com base na sua tecnologia e experiência, a Xerox foi escolhida em detrimento de outros potenciais fornecedores de serviços. "A capacidade e o profissionalismo da equipe local da Xerox para entregar a solução eram conhecidos pelo SLRB. No passado, a Xerox digitalizou mapas de loteamento com informações de transações de propriedade para a satisfação do SLRB. O manuseio desses mapas de loteamento foi desafiador devido a vários tamanhos, materiais diferentes e natureza frágil. A Xerox lidou com todos os mapas com segurança," afirmou o Sr. Ammar.
A Xerox cumpriu o projeto em duas fases. Os livros e registros foram numerados para fins de rastreamento e digitalizados para os formatos PDF e TIFF, depois cuidadosamente indexados com base em critérios específicos fornecidos pelo SLRB. Documentos digitalizados, a partir de então, foram exportados para a Xerox® DocuShare® platform. A Xerox entregou o projeto como um serviço, fornecendo o que era necessário para atingir os objetivos. O SLRB forneceu espaço e outras instalações.
Os livros e registros agora estão disponíveis para todos os usuários autorizados consultarem dentro do Xerox® DocuShare® ECM. Os usuários finais se tornaram mais eficientes e precisos por causa do acesso aos registros históricos de registro.
Principais benefícios:
Documentos digitalizados agora fazem parte de um repositório central seguro e controlado
Indexação inteligente para fácil recuperação
Pesquisa/processamento de solicitações mais rápido e fácil
Não há mais necessidade de acesso físico aos arquivos
Principais melhorias nos serviços de registro
“Com o Xerox® DocuShare®, estamos economizando muito tempo e nossos processos se tornaram mais eficientes, seguros e fáceis de usar. Estamos encantados com o serviço prestado pela Xerox e seu suporte contínuo no gerenciamento do ciclo de vida dos documentos.”
O desafio
O acesso às informações relacionadas era demorado, resultando em atrasos na prestação de serviços tanto aos cidadãos quanto às organizações.
A condição dos registros do SLRB estava se deteriorando devido a causas naturais e ao uso contínuo.
Potenciais riscos para a saúde dos usuários.
A solução
Digitalização dos registros do SLRB com indexação precisa seguindo requisitos específicos.
O uso do software Docushare® permitiu acesso fácil, inteligente e seguro a documentos de qualquer lugar.
Resultados
Registros digitalizados em um repositório central seguro
Acesso fácil e controlado em um ambiente digital.
Maior eficiência, tomada de decisão mais rápida e atrasos minimizados.
Indexação inteligente para fácil recuperação.
Download o estudo de caso completo [em inglês]
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