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Comment Xerox a aidé un cabinet de comptabilité spécialisé à numériser des milliers de documents

Quand les entreprises de New York ont dû passer au télétravail en mars suite à la pandémie, Freedman & Co. était prêt. Ce cabinet de comptabilité spécialisé créé il y a 29 ans, et qui sert une clientèle haut de gamme, des partenariats d’investissement et des fonds de couverture, est déjà passé par une crise auparavant. Situé à un kilomètre à peine de « Ground Zero » le 11 septembre 2001, les employés ne furent pas autorisés à retourner à leur bureaux (heureusement épargnés) pour accéder à leurs dossiers pendant trois mois.

Et cela représentait une multitude de dossiers. Quand Freedman & Co. a décidé de passer au zéro papier (« à ce moment-là, c’était juste un mot en l’air » remarque Paul Freedman, président du cabinet), on y numérisait 500 000 pages par mois.

Comment gérer une telle quantité de données ? Avec DocuShare, la plateforme de gestion de contenu d’entreprise de Xerox, qui permet de numériser, stocker, sécuriser et partager les informations. La vitesse a boosté la capacité de l’entreprise à répondre à ses clients, capacité qui est son critère de succès. « Un client m’a appelé un jour pour me dire qu’il avait déposé 56 575,33 USD et qu’il ne savait plus où », se rappelle Paul. Il n’a eu qu’à saisir sa recherche et DocuShare a trouvé le relevé correspondant en quelques secondes. À peine son client avait-il fini de parler que Paul pouvait lui dire sur quel compte il avait déposé la somme.

« Un contenu numérisé qui peut être retrouvé presque instantanément est idéal dans un contexte où les employés doivent travailler depuis chez eux ou dans une situation mixte », explique Marc Silver, Responsable des ventes chez Xerox. « L’accès sécurisé de DocuShare permet aux utilisateurs d’accéder à leurs informations en toute sécurité où qu’ils se trouvent. »

Le réseau numérique de Freedman & Co. a permis à l’entreprise d’opérer une transition sans heurts depuis ses bureaux de New York et de Floride vers le domicile de ses employés quand le coronavirus a bouleversé le fonctionnement des entreprises. « Mes bureaux de Floride sont fermés. Mes bureaux de New York sont fermés. J’ai 14 employés en télétravail », raconte Paul. « Quand la pandémie est arrivée, nous sommes passés immédiatement en télétravail, sans perdre un instant. Si nous avons pu le faire, c’est en partie grâce à la richesse de notre répertoire DocuShare. »

Alors que certaines entreprises n’ont d’autre choix que payer des espaces de bureaux actuellement inoccupés, Freedman & Co. était déjà passé de 560 m2 à environ 250 m2 de bureaux à New York après s’être débarrassé d’une immense majorité de ses dossiers papiers. « Les clients ont littéralement réduit leur espace de travail physique ainsi que les coûts associés en supprimant le stockage des documents papier », ajoute Marc Silver.

Bien que Paul ne puisse divulguer le montant exact des économies substantielles réalisées par son entreprise grâce à Xerox, il attribue à DocuShare le mérite d’un bilan positif. « Nous avons augmenté nos profits », dit-il, « sans augmenter le nombre d’employés. »

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