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Co-workers writing on a white board

Rationalisation du flux de travail

Infographic indicating clocks, a tall building, a car driving, and documents with an hourglass

Problématique

Un fabricant de taille moyen rencontrait des problèmes de gestion de ses copies papier. Carla, la responsable du département de gestion des archives, passait des heures à rechercher des documents papier mal classés ou perdus, nécessitant souvent des déplacements coûteux en temps cers des locaux de stockage hors site. De plus, il n'existait aucun plan formel de reprise après sinistre.

MFP and smartphone with overlay of a lock icon

Solution

À l'aide du logiciel de gestion des documents, l'entreprise a numérisé ses archives à l'aide d'une imprimante multifonctions compatible avec la technologie ConnectKey® de Xerox®. Les employés bénéficient à présent d'un accès immédiat et sécurisé aux documents numériques à l'aide de leurs identifiants. Plusieurs utilisateurs peuvent à présent accéder en même temps au même document actualisé, rationalisant ainsi le flux de travail. Les archives sont copiées dans le Cloud pour la reprise après sinistre, permettant un taux de disponibilité de 99 % et l'accès partout dans le monde.

En action

User interface home screen

1. Le summum de la simplicité

Carla place les documents d'archive papier dans le chargeur de documents de l'imprimante multifonctions Xerox® et appuie sur l'icône IMS Scan sur l'écran tactile.

User interface showing file type selection menu

2. Intuitif par nature

Elle sélectionne ses options de numérisation, sélectionne des informations dans un menu déroulant, saisit un numéro de document unique et appuie sur la touche « Start » pour numériser les documents.

À l'aide du logiciel de gestion des documents, l'entreprise a numérisé ses archives

Business people using mobile devices

3. Axé sur la solution

Avec tous ses documents d'archive numérisés, Carla et ses collaborateurs peuvent à présent accéder à tous les documents à partir de leur ordinateur ou appareil mobile.

User interface showing a User Accounts menu

4. Facile d'accès

Les employés peuvent facilement localiser et imprimer les documents à partir de n'importe quel appareil compatible avec la technologie ConnectKey® de Xerox® (avec l'application Print from IMS installée). Ils sélectionnent simplement la touche « Print from IMS » de l'interface tactile, sélectionnent des informations sur le document qu'ils recherchent et appuient sur « Print ».

VersaLink C405 user interface

VersaLink® C405

Travaillez comme vous le souhaitez, à partir de n'importe quel appareil, avec une sécurité à niveaux multiples et une connectivité depuis et vers les emplacements sur le Cloud et le réseau.

La technologie ConnectKey en action

Man in a business suit using a tablet, with a suitcase behind him. Overlaid with an icon of a printer, smartphone and cloud.

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Finger typing on the ConnectKey user interface, overlaid with an icon indicating a touchscreen

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Nurse using a tablet

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Technologie ConnectKey

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