Xerox^® DocuShare^® Go 13

Xerox^® DocuShare^® Go 12

Nouveautés de cette version

Hébergement au Canada

DocuShare Go est désormais hébergé à Montréal, au Canada, dans la région AWS ca-central-1.

La page d'accueil de DocuShare Go, « Bienvenue à Xerox DocuShare Go » inclura bientôt le Canada dans la liste déroulante des sites de connexion par abonnement. Utilisez ce lien pour accéder directement à go.docushare-ca.com.

Additions aux règles de contenu

Synthèse des documents

Cette fonction vous permet de résumer les longs documents grâce à la technologie basée sur l'intelligence artificielle. Chaque résumé ne réunit que les informations les plus importantes du texte original. Vous pouvez choisir le nombre de phrases (entre 1 et 10) et la langue du résumé (EPFIGS). Le résumé final est ajouté au champ « Résumé » du fichier. Vous pouvez aussi choisir de faire réviser le résumé obtenu.

Extraction avancée des données

Notre fonction Extraction avancée des données permet d'extraire intelligemment les données de vos documents. Elle est aussi appelée Indexation. Elle permet d'extraire, de classer et de transformer des données provenant de diverses sources, telles que documents numérisés, dactylographiés et manuscrits, images numérisées, courriers électroniques et autres sources numérisées. Elle peut extraire des données pour vérifier la bonne application des politiques de nommage appropriées et cohérentes, faciliter l'archivage et la récupération des fichiers. Outre une configuration simple, cette fonction couvre différents niveaux de correspondance et les langages EPFIGS. Elle inclut un outil de prévisualisation pour tester les résultats de l'extraction. Une fois la règle exécutée, les valeurs des champs sont extraites et les métadonnées du document sont attribuées.

Appli Xerox ConnectKey : Nombreux fichiers et métadonnées

Plus les documents sont nombreux, plus leur numérisation devient fastidieuse. Heureusement, l'interface web DS GO offre une solution qui permet de scanner un code QR et de saisir les informations pertinentes sur votre téléphone, votre tablette ou votre PC. En outre, l'appli ConnectKey peut imprimer des feuilles de séparation, permettant de numériser plusieurs fichiers dans DS GO en une seule fois. Elle vous fait non seulement gagner du temps, mais elle rationalise aussi le processus de numérisation.

Marque blanche

DocuShare Go offre maintenant une option de marque blanche facturable.

(Contactez-nous pour obtenir des informations sur la marque blanche)

DocuShare Go sous marque blanche inclut :

• Lien d'aide – Un lien hypertexte est intégré à l'icône en forme de point d'interrogation, dans le coin supérieur droit de la page Web DocuShare Go.

• Schéma de couleurs – Les couleurs primaires et secondaires de l'interface utilisateur peuvent être personnalisées ou enregistrées par défaut.

• Nouveau nom de sous-domaine – L’adresse URL unique inclut le nom du produit spécifique (par exemple, <nom-produit>.docushare.com)

• Page de connexion – L'adresse URL du domaine contient des informations régionales spécifiques à chaque client. (par exemple, <nom-produit>.docushare.com ou nom-produit.docushare-eu.com.)

• Marquage des courriels – Pour personnaliser les courriels avec la marque et le logo de l'organisation.

Détection de virus

Comme mesure de sécurité supplémentaire, tous les fichiers téléchargés sont analysés pour détecter les signatures de virus connues pour garantir la protection de chaque organisation contre toute menace potentielle.

Journaux historiques

Lorsqu'un utilisateur sélectionne un ou plusieurs fichiers et sélectionne « Imprimer », cette action est enregistrée dans l'historique du fichier.

Xerox^® DocuShare^® Go 11

Nouveautés de cette version

Restaurer une organisation supprimée

Des sauvegardes périodiques assurent des restaurations transparentes des abonnements selon les besoins d'assistance. Auparavant, les abonnements étaient supprimés six mois après leur date d'expiration.

• Restaurer une organisation dans le pool d'organisations

• Restaurer une organisation dans le pool des ressources

• Restaurer des comptes utilisateurs

• Restaurer des fichiers s3

• Restaurer l’Index de Recherche

Les approbations sont étendues pour activer des approbateurs séquentiels conditionnels

Spécifiez le champ (par exemple, Montant de l'achat) et définissez plusieurs approbateurs avec des conditions spécifiques (par exemple, < ou >=) pour acheminer l'élément à approuver.

Discussion (Chat)

Il est possible de discuter avec d'autres membres pendant la prévisualisation ou la modification d'un fichier. Cette fonction est particulièrement utile pour collaborer avec d'autres personnes, et recevoir un retour d'information ou des commentaires.

Pour lancer une discussion, il suffit d'étiqueter les membres, et ils recevront une notification par courriel. La notification par courriel contient un lien d’accès à la discussion. Avec cette fonction, toutes les personnes concernées restent informées et engagées.

Xerox^® DocuShare^® Go 10

Nouveautés de cette version

Prise en charge du Fournisseur d'identité OAuth 2.0 pour l'authentification dans l'application DS Go Connect Key

Lorsqu'un fournisseur OAuth 2.0 est sélectionné dans une organisation Go, nous permettons désormais à l'utilisateur de la clé de connexion de se connecter à partir de son dispositif mobile avec le code de l'appareil.

1. Il ouvre l'application DS Go ConnectKey installée sur son périphérique Xerox ConnectKey

2. L'utilisateur scanne le code QR avec son dispositif mobile.

3. Ensuite, après la connexion, le périphérique ConnectKey est autorisé.

4. Il continue à imprimer ou à numériser avec l'application DS Go ConnectKey sur le périphérique ConnectKey.

Intégration de l’utilisateur

Au lieu d'avoir à inviter chaque utilisateur dans une organisation Docushare GO, un administrateur DS Go peut maintenant choisir d'activer son intégration. Lorsque l'intégration est activée :

1. Un code à 6 caractères alphanumériques est créé. Il peut être communiqué au public cible avec la méthode souhaitée. Par exemple, un courriel interne d'entreprise destiné à des utilisateurs sélectionnés.

2. Les utilisateurs munis de ce code peuvent accéder au site go.docushare.com, sélectionner leur région et utiliser le lien d'inscription pour accéder à l'organisation Go.

Nouvelles règles de contenu

• La règle du contenu séquentiel est disponible. Il permet aux approbateurs d'approuver un élément dans un ordre séquentiel. Si le premier approbateur approuve, l'approbateur suivant est invité à donner son accord. Si un seul des approbateurs rejette l'élément, celui-ci est rejeté.

• La règle de contenu d'approbation multiple (tous) est disponible. Si tous les approbateurs sélectionnés approuvent, l'élément est approuvé. Si un approbateur sélectionné ne donne pas son approbation, l'élément est rejeté. Tous les utilisateurs accèdent à une tâche.

Xerox^® DocuShare^® Go 9

Nouveautés de cette version

Prise en charge du fournisseur d'identité OAuth 2.0 pour l'authentification

• Cette version offre une modification importante de la méthode d'authentification.. L’option supplémentaire permet au service Abonnement d’utiliser OAuth 2.0 IdP avec tous les utilisateurs.

• Pour que cela fonctionne, l’équipe d'assistance informatique du client devra créer une application dans l'IdP et fournir les informations à l'administrateur des abonnements.

• L'utilisateur fournit l'adresse électronique de l'IdP, puis Go redirige l'utilisateur vers l'IdP pour qu'il se connecte. Lorsque la connexion est réussie, l'utilisateur peut accéder à Go.

Améliorations des règles de contenu

• Nouvelle règle pour les commentaires simples avec signature électronique. Un seul utilisateur peut être chargé de vérifier les champs et d'ajouter la signature nécessaire, le cas échéant. La signature peut être une image ou un texte, tous deux étant sélectionnés par l'utilisateur et consultables dans l'historique des versions.

• Nouvelle règle pour les approbations multiples avec signature électronique. Plusieurs utilisateurs peuvent être chargés d'approuver ou de rejeter les documents et d'insérer les signatures nécessaires. Le premier utilisateur assigné à l'approbation ou au rejet de la tâche doit remplir l'approbation/ le rejet du document. La signature peut être une image ou un texte, tous deux étant sélectionnés par l'utilisateur et consultables dans l'historique des versions.

• Mise à jour de l'approbation simple avec inclusion de la signature électronique. La signature peut être une image ou un texte, tous deux étant sélectionnés par l'utilisateur et consultables dans l'historique des versions.

• Classement des documents + Améliorations des modifications pour l’extraction de données :

  • Saisie des valeurs extraites dans un champ de type Nouveau document.

  • Saisie des valeurs extraites dans un champ de type Document existant.

  • Choisir le fuseau horaire lors de l'extraction des valeurs date et d'heure.

  • Ajout d’états d'exécution plus détaillés dans le journal d'exécution.

Amélioration des fonctionnalités générales

• Mise à jour de la page Plans d'abonnement avec un lien vers le formulaire de demande de vente.

• Amélioration de la gestion des erreurs pendant le téléchargement de fichiers sur le site. Le système détecte le téléchargement sur le site d'une nouvelle version d'un document, et applique un nom différent au fichier, ou le téléchargement sur le site d'un nouveau fichier dans une collection avec un nom de fichier dupliqué. Les utilisateurs sont invités à résoudre les erreurs avec des corrections.

Xerox^® DocuShare^® Go 8

Nouveautés de cette version

Nouvelle fonctionnalité : classement des documents et extraction des métadonnées

• Avec cette version, nous ajoutons une nouvelle fonction : classer les documents et extraire les données.

• Nouveau type de règle de contenu : Classement des documents + Extraction des métadonnées Possibilité de révision, actualisation, approbation du classement des documents sur l'interface « Ma tâche » des règles de contenu.

• Avec l'extension de la règle actuelle « Classement des documents », le traitement des fichiers par DocuShare inclut : la définition du type de document, l’extraction des données du fichier, l’actualisation des champs des métadonnées avec les informations obtenues. Par exemple : Extraire le « Numéro de facture »

• L’achat d’un abonnement donne droit à un Pack d'extraction de données par défaut. L’abonnement permet ainsi d’exploiter la nouvelle fonction de classement des documents et d’extraction des métadonnées Des Pack d'extraction de données supplémentaires sont disponibles à la vente.

• Un nouveau rôle « Extraction des données » permet de créer des règles de ce type.

• Prend en charge les formats PDF et Images.. Limitations actuelles : Ne prend pas en charge les fichiers Texte.

Gestion des abonnements

Les utilisateurs peuvent acheter des espaces de stockage par groupe de 500 Go par utilisateur. Une notification apparaît sur le tableau de bord des utilisateurs lorsque la capacité de leur stockage atteint 10 % de la capacité totale. Les utilisateurs invités peuvent être supprimés dans les abonnements, dès qu’ils n’ont plus besoin d’un accès. Les utilisateurs invités bénéficient de droits de visualisation. Le partage des invités est nécessaire pour définir une date d'expiration. Le nombre des utilisateurs invités est limité en fonction du type et de la taille de l’abonnement. Le nombre d’utilisateurs invités est cinq fois supérieur au nombre d’utilisateurs concurrents, et deux fois supérieur au nombre d’utilisateurs nommés.

L’essai en Libre-Service gratuit pour la Sécurité et la Conformité

a été supprimé de l'interface self-service pour respecter l'obligation de scanner les sanctions. Le traitement des essais sera désormais exécuté par le back-office uniquement. L’option Xerox AD Interne a été supprimée. Le produit pourra ainsi utiliser une prochaine fonction d’authentification unique.

Support technique

Du fait de son faible niveau d’utilisation, Chat Bot a été supprimé pendant la production. Le site Communauté est ouvert à tous les utilisateurs. La section Foire aux questions continue d’être actualisée périodiquement.