Appli Xerox® Intelligent Filer
Avec une numérisation vraiment intelligente, vous ne perdrez plus jamais de temps à rechercher des documents.
Et si vous avez besoin de structurer un processus documentaire non structuré ?
De la correspondance papier aux contrats en passant par les bons de livraison, les données à exploiter étaient devenues plus nombreuses que les secondes de votre journée de travail. Jusqu’à présent. Basée sur l’intelligence artificielle (IA), l'appli Xerox Intelligent Filer gère les conventions de nommage à tous les niveaux de votre entreprise en fonction de vos préférences. Elle réduit les erreurs au minimum, renforce la cohérence, élimine presque toutes les interventions manuelle. Vous passerez moins de temps à rechercher des documents utiles et plus de temps à les exploiter. Conçue pour votre appareil compatible avec la technologie ConnectKey® de Xerox®, l’appli Intelligent Filer s'appuie sur une automatisation avancée pour accélérer toutes les opérations de classement en suggérant le type, le nom et l’emplacement des documents. Vous êtes donc libre de vous concentrer sur votre métier, sans perdre de temps en approximations ou tâches secondaires.
24%
des employés perdent une journée entière de productivité par semaine à la recherche de documents.¹
Automatisation intelligente
Type de catégorie
La première étape essentielle consiste à lire et à comprendre les attributs du document afin d’évaluer sa bonne catégorie.
Dossier
En fonction de la catégorie, l’IA suggère le meilleur dossier de votre référentiel qui offre un accès optimal.
Nommage
Basé sur les politiques de nommage définies par l’entreprise, le document est classé avec le nom approprié. Cela réduira le temps consacré à la recherche de documents, et stimulera la productivité des employés.
Qu’est-ce qu’un nom ? Tout.
L’appli Intelligent Filer élimine toutes les approximations en nommant, en organisant et en trouvant les documents critiques. Désormais, toute votre équipe peut rapidement retrouver les informations importantes, sans perdre de temps.
Le classement indispensable reste à faire. Vous pouvez désormais classer plus intelligemment et plus rapidement.
Le nom des documents doit être intelligent et jamais subjectif. Pourtant, trop souvent, des opérations simples, comme titrer un document, le classer et choisir son emplacement sont basées sur des approximations. Il est donc peu surprenant qu'il soit ensuite impossible d’y accéder rapidement. Grâce à l’intelligence artificielle, l’appli Intelligent Filer élimine les approximations à chaque étape. Elle applique des règles clairement définies et normalisées pour nommer les fichiers, catégoriser, choisir et confirmer les dossiers. Ces mêmes règles garantissent des accès rapides aux mêmes documents. Le résultat ? Moins de temps passé à rechercher les documents dont vous avez besoin.
La bonne catégorie
L’IA évaluera et définira la catégorie en fonction du contenu et de la structure du document. Exploitez tous les types de catégorie ci-dessous :
Factures
Notes
Bons de livraison
Accords et conventions
Relevés bancaires
Correspondance
Divers
Le bon dossier
Chaque catégorie correspond à un dossier défini et un accès rapide. Les référentiels pris en charge incluent :
Microsoft OneDrive
Microsoft 365
Google Drive
Plateforme de gestion de contenu Xerox® DocuShare® Go
Le nom parfait
La structure de nommage prédéfinie du document est automatiquement renseignée avec des données pertinentes extraites du document, ce qui réduit le temps passé sur le périphérique.
Votre assistant professionnel est prêt et attend vos instructions.
Rationalisez les flux de travail et apprivoisez les processus complexes dans n’importe quel environnement de bureau avec les périphériques Xerox ConnectKey et applis pour votre assistant pour milieu de travail.
¹Source : ABBYY, 10 novembre 2021
Galerie d'applications Xerox®
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