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Xerox® ConnectKey® pour DocuShare®

Numérisation simple et intuitive directement vers vos processus métier
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Présentation générale
Vos défis
Découvrez comment Xerox peut vous aider
Ressources
Téléchargements de PDF

Présentation générale

Avec Xerox® ConnectKey® for DocuShare®, les employés peuvent capturer en toute sécurité des documents papier et les numériser directement dans leur processus métier ; les administrateurs informatiques peuvent facilement configurer et gérer les processus utilisateurs.

Découvrez à quel point ConnectKey for DocuShare est simple, puissant et intelligent, et peut rendre les utilisateurs professionnels plus productifs. La numérisation de base vers une adresse électronique et la numérisation en réseau sont d'excellents moyens d'exploiter l'investissement de votre multifonction. Mais si vous devez capturer des informations rapidement et avec précision, et trouver des documents rapidement pour des processus métier vitaux tels que la comptabilité client et le traitement des factures, le service client ou les audits de conformité, alors il vous faut plus d'options.

Dites adieu aux processus à étapes multiples, découvrez la productivité d'un workflow fluide.

Caractéristiques principales

Numérisation facile – Capturez et numérisez des documents facilement en mettant en place des boutons de numérisation sur le multifonction vers la destination de votre choix :

  • Vers des adresses électroniques, personnelles ou prédéfinies
  • Vers des collections DocuShare, qu'elles soient sur site ou dans le cloud
  • Vers des dossiers partagés en réseau
  • Vers des workflows automatisés, préconfigurés.

Parcourir depuis le multifonction – Parcourez DocuShare directement depuis l'écran tactile du multifonction pour sélectionner une destination de numérisation.

Données de veille stratégique – Ajoutez des propriétés lors de la numérisation, ou sélectionnez des données d'une base de données de l'entreprise.

  • Fonction de recherche dans la base de données
  • Liste de sélection générée automatiquement
  • Saisie automatique des valeurs des propriétés.

Flux de travail de numérisation à touche unique – Numérisez des documents directement dans des workflows préconfigurés.

  • Mettez en place des flux de travail de numérisation par département, tels que Finance, Comptabilité clients, RH ou Juridique
  • Numérisez vers une ou plusieurs personnes pour approbation
  • Numérisez vers une collection (dossier)
  • Numérisez vers un emplacement qui déclenche automatiquement un flux de travail

Identification sécurisée par carte

  • Prise en charge des annuaires de type LDAP/Microsoft Active Directory
  • Cryptage et connexions sécurisées
  • Accès immédiat à l'ensemble de vos boutons de numérisation en toute simplicité avec votre carte sécurisée.

Vos défis

Les environnements de travail où le volume de papier est élevé créent un certain nombre de défis, notamment des coûts élevés, des erreurs, une productivité faible, un manque d'espace de stockage, des difficultés en matière de conformité ainsi qu'une diminution de la satisfaction de la clientèle en raison du temps nécessaire à la recherche de documents.

Principaux défis

  • Des enquêtes réalisées récemment dans le secteur révèlent que les sociétés subissent plus que jamais le poids du papier et nombre d'entre elles peinent à trouver les meilleures façons de le gérer et de l'organiser.
  • La plupart des bureaux n'ont pas de lien direct allant de leurs imprimantes multifonction à l'espace d'archivage souhaité, ce qui entraîne un long et coûteux processus de téléchargement des documents numérisés pouvant être une source d'erreurs.
  • Les documents numérisés sont en général des documents PDF sans recherche textuelle, ce qui rend pratiquement impossible la recherche d'information lorsque vous en avez le plus besoin.
  • La productivité de vos employés reste faible s'ils passent des heures à chercher des documents papier. En outre, elle entraîne des frais pour votre société.
  • Assurer la conformité est un coût inévitable pour de nombreuses sociétés – et se conformer aux réglementations gouvernementales nécessite l'extraction facile d'informations clés.
  • Maintenir la satisfaction client est important pour toutes les sociétés, mais le non-respect des délais de réponse peut avoir un impact considérable sur l'expérience et la fidélité des clients.
  • Les entreprises cherchent constamment les meilleures façons de progresser dans leurs initiatives de protection de l'environnement - si vous gardez un environnement de travail dans lequel le volume de papier est élevé, cela entraînera pour votre entreprise des frais de papier, d'encre, de toner, d'énergie, de transport, de stockage et d'expédition.

Découvrez comment Xerox peut vous aider

Intégrer un système de gestion du contenu d'entreprise (ECM) dans les imprimantes multifonctions est une méthode simple d'économiser de l'argent pour votre entreprise. Les imprimantes multifonction peuvent vous aider à automatiser les activités administratives pénibles en permettant aux employés de numériser des documents directement dans un workflow ECM qui oriente les documents automatiquement vers des services ou des collègues spécifiques.

Pourquoi choisir Xerox ?

Avec Xerox ConnectKey for DocuShare, vous pouvez :

  • Numériser dans des workflows prédéfinis, sur site ou dans le cloud
  • Exécuter une saisie d'un seul clic vers des collections DocuShare, des dossiers partagés en réseau et des adresses électroniques
  • Ajouter des propriétés lors de la numérisation, ou extraire des données d'une base de données de l'entreprise
  • Installer et configurer aisément des boutons de numérisation personnalisés
  • Intégrer une ou plusieurs imprimantes multifonction et exploiter les infrastructures existantes
  • Créer des documents PDF ou PDF-A consultables
  • Parcourir des dossiers DocuShare ou des dossiers en réseau depuis le multifonction afin de sélectionner une destination de numérisation.

Comment travailler intelligemment et efficacement
Pour ajouter des informations à la numérisation tout en protégeant la sécurité, ConnectKey for DocuShare vous permet de :

  • Saisir des propriétés au fur et à mesure que vous numérisez pour automatiser le classement ou le traitement
  • Consulter des listes de valeurs dans la base de données, le système CRM ou ERP de votre société depuis le multifonction et les appliquer en tant que propriétés, afin de gagner du temps grâce au remplissage automatique des champs
  • Créer automatiquement de nouvelles collections en temps réel (p. ex. numéro de facture ou nom du client)
  • Personnaliser un catalogue de flux de numérisation sur l'imprimante multifonction, organisé dans une hiérarchie de modèles pratiques
  • Numériser des documents dans des flux de travail préconfigurés, ce qui permet de gagner du temps et de renforcer l'efficacité
  • Protéger l'accès aux boutons de numérisation
  • Exploiter l'annuaire LDAP/Microsoft Active Directory
  • Utiliser la sécurité et le cryptage intégrés des imprimantes multifonction Xerox.

Ressources

Les copieurs, imprimantes et systèmes multifonctions Xerox, maintes fois primés, intègrent des plateformes d'une grande souplesse pouvant prendre en charge un large éventail de solutions logicielles. Les fonctionnalités logicielles peuvent varier d'un modèle à l'autre. Prenez contact avec votre représentant local pour toute précision relative à la compatibilité.

L'imprimante multifonction doit être compatible avec la plateforme EIP (Extensible Interface Platform) de Xerox avec EIP version 1.5 ou supérieure installée.

Imprimantes multifonctions / tout-en-un

Imprimantes de production & presses numériques

Conditions matérielles requises

Conditions logicielles requises