Saltar a contenido principal
Co-workers writing on a white board

Optimización del flujo de trabajo

Infographic indicating clocks, a tall building, a car driving, and documents with an hourglass

Desafío

Un fabricante mediano estaba teniendo problemas para gestionar documentos en papel. Carla, la Gerente del departamento de Gestión de registros, pasaba horas tratando de ubicar documentos en papel mal archivados o perdidos, lo que a veces requería que realizara viajes a la instalación externa de almacenamiento que le hacían perder mucho tiempo. Además, no había un plan formal de recuperación ante desastres.

MFP and smartphone with overlay of a lock icon

Solución

Con un software de gestión de documentos, la empresa escaneó y digitalizó sus registros utilizando una impresora multifuncional con la Tecnología Xerox® ConnectKey®. Los empleados ahora obtienen acceso inmediato y seguro a los documentos digitales utilizando sus identificaciones. Ahora múltiples usuarios pueden acceder al mismo documento actualizado simultáneamente, lo que agiliza el flujo de trabajo. Los registros se duplican en la nube por razones de recuperación ante desastres, lo que ofrece un 99% de tiempo de funcionamiento y acceso desde cualquier lugar del mundo.

En acción

User interface home screen

1. Mayor simplicidad

Carla coloca los registros en papel en el Alimentador de documentos de la impresora multifuncional de Xerox® y presiona el icono de Escaneo de IMS en la pantalla táctil.

User interface showing file type selection menu

2. Naturalmente intuitiva

Ella selecciona sus opciones de escaneo, responde dos preguntas del menú desplegable, ingresa un número único de archivo, y presiona el botón "Start" (Iniciar) para escanear los documentos.

Con un software de gestión de documentos, la empresa escaneó y digitalizó sus registros

Business people using mobile devices

3. Orientada a dar soluciones

Con todos los registros digitalizados, Carla y sus compañeros de trabajo ahora pueden acceder a todos los documentos desde su computadora o dispositivo portátil.

User interface showing a User Accounts menu

4. Fácil acceso

Los empleados ahora pueden encontrar e imprimir documentos fácilmente desde cualquier dispositivo con la Tecnología Xerox® ConnectKey® (con su aplicación para imprimir desde IMS instalada). Simplemente seleccionan el botón "Print from IMS" (Imprimir desde IMS) en la interfaz de pantalla táctil, responden unas preguntas para buscar el documento de interés, y presionan "Print" (Imprimir).

VersaLink C405 user interface

VersaLink® C405

Trabaje de la forma que prefiera, desde cualquier dispositivo, con seguridad multicapa y conectividad entre la nube y ubicaciones en la red.

La Tecnología ConnectKey en acción

Man in a business suit using a tablet, with a suitcase behind him. Overlaid with an icon of a printer, smartphone and cloud.

Imprima desde la nube

Vea cómo Robert descarga, escanea, imprime, comparte y traduce documentos desde su dispositivo móvil a una impresora multifunción.

Finger typing on the ConnectKey user interface, overlaid with an icon indicating a touchscreen

Utilice aplicaciones para tareas

Vea cómo un banco remplaza tareas manuales que llevan mucho tiempo con aplicaciones personalizadas que agilizan los procesos.

Nurse using a tablet

Cree documentos electrónicos

Lea cómo un hospital convierte registros en papel a formato digital y tiene acceso a ellos desde la nube.

Tecnología ConnectKey

Compartir