Qué puede esperar de su proveedor de servicios de impresión gestionados (MPS)

Sus impresoras juegan un papel clave en la transformación digital de su organización, por lo que es hora de replantearse la forma de gestionar su entorno de impresión. Vamos a presentarle cinco aspectos que debe tener en cuenta.

Las impresoras multifunción inteligentes de hoy son un elemento fundamental de la transformación digital, ya que aumentan la productividad de sus empleados, la eficiencia de sus procesos y la seguridad de sus datos.

Por esta razón, las empresas necesitan que sus servicios MPS brinden el tipo de apoyo que estos nuevos ayudantes digitales requieren. Para poder asegurarse de que su proveedor le ofrece el servicio que necesita, es fundamental comprender qué es lo que puede ofrecerle en realidad y de qué forma puede facilitárselo.

¿Qué debe proporcionarle exactamente un proveedor de MPS? Podemos resumirlo en cinco elementos básicos:

1. Las herramientas adecuadas

Su proveedor de MPS debe ofrecerle un conjunto completo de herramientas que incluya impresoras, suministros y gestión de servicios. Como punto de partida, su posible proveedor debe proporcionarle:

• Gestión e integración de servicios por parte de terceros

• Administración del servicio de asistencia

• Posibilidad de integrarse con el sistema de seguimiento de incidentes (tickets) del cliente

• Control y gestión de suministros

• Registro y auditoría de las operaciones

• Registro y resolución de conflictos

Pero eso no es todo. El proveedor adecuado le brindará también servicios de valor añadido que aumentan la capacidad de sus impresoras multifunción, asistiéndole en la automatización de procesos, la gestión de contenidos, la conectividad móvil y con la nube, entre otros.

2. Un alto nivel de exigencia y seguridad

Los amenazas informáticas y fallos de seguridad no se deben siempre a hackers y ciberataques; pueden resultar de algo tan simple como olvidar una página en la bandeja de una impresora. Al hacerse cada vez más inteligentes y complejas, las impresoras multifunción están más expuestas a fallos de seguridad, tanto externos como internos.

Estas nuevas amenazas hacen que sea aún más importante buscar un proveedor de MPS que pueda proporcionar un alto nivel de seguridad.

Las características básicas de una infraestructura de MPS segura incluyen la prevención de intrusiones, la detección de dispositivos y la protección de datos y documentos. No obstante, los mejores proveedores ofrecen niveles adicionales de protección mediante la analítica de usuario y la tecnología antifraude.

3. Claridad cuando la necesita

Aunque su proveedor de MPS sea quien gestione la mayor parte de su infraestructura de impresión, de vez en cuando será necesaria una implicación más directa por parte de su equipo. Para ello, necesita una solución de MPS que le brinde una perspectiva operacional del rendimiento de su entorno de impresión y de cómo puede mejorarse.

Ciertos proveedores de MPS facilitan un portal que reúne la información de su entorno en un panel de control de fácil navegación, proporcionándole una clara perspectiva de todas sus impresoras conectadas.

Es importante contar con lo siguiente:

• Imágenes que muestren la ubicación de las impresoras y su estado de un solo vistazo.

• Enlaces a sistemas de seguimiento.

• Acceso a informes de incidentes, pedidos de suministros, instalación de controladores y otros servicios.

• Fácil acceso a manuales de usuario y otra información relativa a sus impresoras. Recuerde que un portal de MPS debe ayudarle a controlar los suministros, la gestión de incidentes y los datos de utilización: todo ello contribuirá a optimizar su entorno de impresión.

4. Información que impulsa mejoras constantes

La misión principal de todo servicio de MPS es sacar el máximo rendimiento de su entorno de impresión. Su proveedor crea y recopila una cantidad ingente de datos operativos de las impresoras conectadas a su red. La información que ofrecen estos datos brinda una oportunidad única de simplificar su infraestructura y flujos de trabajo.

Su proveedor de MPS podrá crear informes sobre parámetros como los siguientes:

• Qué impresoras se usan más a menudo y cuándo se utilizan.

• Con qué rapidez se consume el papel, la tinta y el tóner.

• Qué procesos requieren una mayor cantidad de papel.

• Qué efectividad tiene la cadena de suministro de papel, tinta y tóner.

Las posibilidades de mejora serán mayores cuanto más información tenga sobre sus impresoras y la forma en que se utilizan. Por ejemplo, si sabe qué procesos de impresión utilizan más papel, podrá considerar la opción de digitalizarlos para así lograr más eficiencia y reducir costes.

Busque un proveedor de MPS que le ofrezca informes estandarizados y personalizables (para que su equipo pueda centrarse en aquellos parámetros que más le interesan) y la posibilidad de exportarlos a distintos formatos para poder compartirlos con las personas adecuadas.

5. Servicio a escala mundial

El entorno de impresión de muchas empresas puede abarcar distintas ciudades, estados o incluso países. Un proveedor de MPS debe, por lo tanto, proporcionar un servicio de calidad consistente a escala regional, nacional o incluso mundial.

La mayoría de las veces, las soluciones estándar no se prestan a una implantación mundial. Su proveedor de MPS debe ser capaz de contextualizar su oferta a las diversas ubicaciones de su empresa, pudiendo así ofrecer el mismo servicio de calidad independientemente de la ubicación de sus oficinas.

El siguiente paso

Estos cinco criterios pueden serle muy útiles a la hora de evaluar posibles proveedores de MPS. Se trata de una decisión importante, por lo que conviene asegurarse de que los aspectos fundamentales están cubiertos.

Con el proveedor de MPS adecuado tendrá la tranquilidad de estar sacando el máximo partido a su infraestructura de impresión y podrá concentrarse en los aspectos de su negocio que más le interesan.