Cómo reunirnos cuando en realidad no podemos reunirnos

Aunque los trabajadores de oficina comienzan a asentar las rutinas del inesperado teletrabajo, existe un elemento típico del trabajo en la oficina que aún perdura: las reuniones.

Incluso en el mejor de los casos, las reuniones suelen ser un punto delicado para muchos empleados, ya sea por el gran número o por la sensación de poca eficacia. Las reuniones mal dirigidas son un desafío también para las empresas: las investigaciones demuestran que son un coste sustancial para los empresarios, medido por «los niveles más bajos de cuota de mercado, innovación y estabilidad del empleo».

Los empleados se enfrentan a una complejidad añadida mientras intentan seguir adelante: navegar por una configuración laboral que no les resulta familiar con el telón de fondo de un entorno externo incierto y estresante. Sin embargo, hay métodos sencillos y de sentido común para que los equipos de trabajo virtuales se pongan en marcha rápidamente en sus nuevas reuniones dinámicas y efectivas, dice Nick Meehan, experto en experiencia de usuario de Xerox PARC.

Deje claro quién es el responsable y actúe en consecuencia.

Es importante aclarar quién dirige la reunión con antelación, es fundamental para la rendición de cuentas.

La persona que envía la invitación a la reunión no es el anfitrión de facto, señala Meehan con ironía. «Podrían pensar que lo son, pero no siempre es así». Los participantes necesitan saber quién dirige el evento.

«El anfitrión de la reunión es el encargado», dice Meehan. «Son responsables de asegurarse de que la reunión tenga un objetivo claro, que los participantes estén al día y que todos se sientan capaces de contribuir».

El anfitrión puede establecer el tono con antelación compartiendo un programa preliminar para establecer los resultados previstos de la reunión y ayudar a los participantes a prepararse. «La mayoría de la gente no suele hacerlo», observa. «Pero incluso un breve esbozo garantiza virtualmente una reunión con más éxito». Como ventaja adicional, la primera mirada al programa revela quién es el responsable...

Haga que la toma de notas y otras acciones sean responsabilidad colectiva.

Las reuniones virtuales están hechas a medida para la toma de notas del equipo. Herramientas como Microsoft OneNote, Google Docs o Sheets, etc., son perfectas para una colaboración de este tipo. «Use la agenda que envió y téngala en la pantalla a medida que avanza», dice Meehan. «Los participantes pueden editar en tiempo real. Trabajando juntos de esa manera se crea más coherencia desde el principio».

De forma similar, Trello y Asana son herramientas excelentes para capturar y asignar elementos de acción a medida que surgen. “Cuando preparas la parte de cómo dirigir tus reuniones, eliminas un punto negativo donde las acciones podrían asignarse de forma que parecen unilaterales o jerárquicas,” indica Meehan. «En el momento del debate, la decisión resulta más democrática».

Meehan también señala que no todos tienen el mismo estilo de aprendizaje ni las mismas preferencias y que algunos pueden encontrar que tomar notas les impide concentrarse plenamente y participar en el debate. La mayoría de las herramientas de vídeo disponen de función de grabación y para aquellos participantes que son más auditivos, puede ser una mejor alternativa. Asegúrese de preguntar a todos por adelantado si hay alguna objeción a la grabación de la reunión.

Breve y agradable es siempre mejor

La capacidad de atención puede ser un desafío en un día laboral cualquiera. Pero según Meehan, la capacidad de los participantes de concentrarse y contribuir de manera consistente se reduce aún más en las reuniones virtuales.

«Ajústela a treinta minutos o 45 como máximo», dice. «De hecho, puede simplificarlo usted mismo cambiando la configuración de Outlook para que las reuniones se programen en incrementos de treinta minutos en lugar de la predeterminada hora». Ese sencillo ajuste puede ayudar a los organizadores de la reunión a tomarse un momento para sopesar si realmente hace falta una hora completa.

Meehan también aboga por terminar las reuniones temprano siempre y cuando sea posible. «Todo el mundo se lo agradecerá», dice.

No hay que obsesionarse por la cámara.

Las reuniones con video son prácticas, pero también muestran la vida personal de los compañeros. Normalmente no es un problema, pero para los empleados que son un poco más reservados o cuyos dormitorios se transforman en oficinas en casa, esa visibilidad puede parecer desagradable o intrusiva.

«No pasa nada si hay gente que no quiere encender sus cámaras», dice Meehan. «En un mundo ideal, todo el mundo aparecería en la pantalla, pero si no, asegúrese de tener algo más en la pantalla que sea en tiempo real, como las notas que está tomando». Esto proporciona a los participantes un motivo para centrar su atención donde corresponde, en lugar de revisar su correo electrónico.

¿Cuáles son sus trucos para realizar reuniones virtuales de forma eficaz?