Büyük bir iş hukuku firması doküman işlerken veya paylaşırken yaşadığı sorunları nasıl çözdü?
Bell Law Group firmasında avukatlar ve personel, Xerox® Workflow Central sayesinde çalıştıkları her yerden sorunsuz bir şekilde belge dönüştürmek ve iş birliği yapmak için tek bir platform kullanıyor.
“Xerox® Workflow, Central Bell Law firmasındaki avukatlar gibi hukuk danışmanlarının günlük yaşamlarını büyük ölçüde kolaylaştırıyor.
Bell Law Group; çalışanlar, federal memurlar ve işverenlerden oluşan müvekkillerini kişisel yaralanma ve iş hukuku davalarında etkin bir şekilde temsil eden bir hukuk bürosudur. Müvekkillerine ülke çapında hizmet veren firmanın beş farklı şehirde ofisi bulunur: Washington, New York, Syosset, Garden City ve Miami.
Sorun
Farklı BT ağları kullanan ofislerin beş farklı yerde olması veri paylaşımını zorlaştırdı
İş ve kişisel yaralanma hukukunda tanınmış bir firma olan Bell Law Group, yirmi yıllık geçmişi boyunca büyüme ve satın almalarla genişleyerek ABD genelinde beş farklı şehirde ofis sahibi oldu. Firma avukatlarının, müvekkillerinin gereksinimlerine bağlı olarak sıklıkla bir ofisten diğerine geçerek her gün ofisler arasında belge paylaşmaları ve işlemeleri gerekiyor.
Ancak her ofisin ayrı bir BT ağı ve farklı yazılım çözümleri kullanması belgelere erişimi, belge paylaşımını ve işlenmesini zorlaştırıyordu. Avukatlar bir ofiste örneğin, belge dönüştürme, hassas bilgileri çıkarma veya çeviri için yazılım çözümleri kullanıp başka bir ofiste bunların kullanılmaması veya tamamen farklı olması gibi durumlarla karşı karşıya kalabilir. Bu tür eksiklikler, personeli söz konusu işlemleri onaylanmamış araçları kullanarak yapmaya iterek zamanın ve kaynakların boşa harcanmasına, ayrıca grubun olası güvenlik risklerine karşı savunmasız kalmasına yol açabilir.
Firma, avukatlarının ve personelinin tüm ofislerinde basit, tek bir ortamdan dokümanlara kolayca erişmesini sağlamanın bir yolunu bulmaya ihtiyaç duyuyordu. Ayrıca, personelinin çalıştıkları her yerde aynı belge işleme araçlarına erişmesine olanak tanıyacak bir çözüme de ihtiyacı vardı.
Firmanın hızla değişen taleplerin baskısı altında olduğunu göz önünde bulunduran grup, önemli düzeyde kullanıcı eğitimi gerektirmeyen ve kendi sahip olduğu altyapıyla uyumlu bir şekilde çalışacak basit bir çözüm arıyordu.
Xerox’un uzun süreli müşterisi olan Bell Law Group, çözüm arayışında Xerox Business Solutions yardım aldı.
Çözüm
Esnek bir iş akışı platformu
Xerox Business Solutions, Bell Law Group’a firmanın sahip olduğu bulut tabanlı veri havuzu ile uyumlu bir şekilde çalışarak tüm ofislerinde verilere 7 gün 24 saat erişim sağlayacak güvenilir ve esnek bir platform olan Xerox® Workflow Central çözümünü tavsiye etti.
Grubun zaman açısından baskı altında çalıştığını değerlendiren Xerox, firma genelinde kullanılmasına karar verilmeden önce platformun test edilmesini önerdi. Firma, bu şekilde platformun kabiliyetlerini kendi hızında deneyebilecekti.
Üç aylık deneme süresince Bell Law Group, iş birliği konusunda yaşadığı zorlukları Workflow Central sayesinde çözebileceğini keşfetti. Ayrıca bu çözümün belge dönüştürme, çeviri ve hassas bilgi çıkarma işlemlerine ek olarak elle yazılmış notları düzenlenebilir belgelere dönüştürme özelliği de dâhil ek kabiliyetleri sayesinde doküman işleme ihtiyaçlarını da karşılayabileceğini gördü.
Sonuçlar
Avukatlar tüm ofislerde dokümanlara kolayca erişerek bunları işleme alabilir.
Firmanın avukatları artık Xerox® Workflow Central platformu aracılığıyla belgelere hızlıca erişerek bunları paylaşabiliyor ve işleme alabiliyor.
Platform, Bell Law firmasının bulut tabanlı veri havuzuyla uyumlu bir şekilde çalışır. Bu sayede ekip üyeleri, dosyaları güvenli bir şekilde ve anında paylaşarak iş birliği yapabilir. Bu, örneğin birleşmeler ve satın almalarda durum tespiti gibi hassas hukuki işlemlerin gerekliliklerinin hızlı şekilde karşılanmasında çok önemli bir faktördür.
Bell Law firmasının avukatları, çalıştıkları her yerden dosyaları kullanılabilir, işlenebilir biçimlere dönüştürerek başka dile çevirme, hassas bilgileri çıkarma ve ses dosyalarına dönüştürme gibi işlemler için tutarlı araçlara sorunsuzca ve güvenli bir şekilde erişebilir. Avukatlara günlük çalışmalarında özellikle yardımcı olan önemli özelliklerden bazıları elle yazılmış notları düzenlenebilir biçime dönüştürme kabiliyeti ve notları özetleme seçeneği oldu.
Yeni birleştirilmiş iş birliği ortamı genel olarak grubun müvekkillere öncelik verme politikasına uymasına yardımcı oluyor.
Firma, şu anda avukatlarının iş akışını biraz daha iyileştirmek ve müvekkillere sunduğu hizmetleri zenginleştirmek için diğer Xerox çözümlerini deniyor.
“Yoğun çalışan hukuk firmaları, müvekkillere daha verimli ve etkin bir şekilde hizmet verebilmek için sürekli taleplerle karşılaşıyor. Xerox Workflow Central ve diğer Xerox çözümleri sayesinde bu pratik ve adeta evrensel sorunlar çözülebilir.”
Zorluk
Avukatlar mümkün olduğunca ev ofislerinden çalışmayı tercih etseler de yüz yüze toplantılar için ana şirket ofislerinden başka bir ofise veya müşterilerinin çalışma alanlarına gidip gelmek için çok zaman harcıyorlar.
Sonuç olarak çalışanlar, sanal çalışma grupları içinde bilgileri değerlendirmek ve yasal dosyaları paylaşmak için güvenli, uyumlu araçlar bulmakta zorlanıyorlardı.
Bell Law Group, personelinin beş ofisinden sanki aynı yerdeymiş gibi veri paylaşabilmesi ve saklayabilmesinin bir yolunu arıyordu.
Çözüm
Bir deneme süresinin ardından Bell Law Group, işletmenin kullanması için onaylanan tek, güvenli, esnek iş akışı platformu olan Xerox® Workflow Central çözümünü kullanmaya başladı.
Kullanıcılar çalıştıkları her yerden PDF belgeleri hızlıca düzenlenebilir biçimlere dönüştürmek için bu hizmete masaüstü bilgisayarlar, mobil cihazlar ve Xerox® ConnectKey® çok işlevli yazıcılar üzerinden ihtiyaç duydukları zaman ulaşabilir.
Kullanıcılar tüm iş akışları kütüphanesinden (MS Office Dosyasına Dönüştür, Ses Dosyasına Dönüştür, Otomatik Redaksiyon, Çeviri vs.) yararlanabilir.
Belgeler, düzenlendikten sonra anında Bell Law firmasının bulut tabanlı veri havuzuna yönlendirilir ya da “belge gönderirken ek güvenlik sağlayan “Şifrele ve Takip Et” özelliğiyle müvekkillere e-posta ile gönderilir.
Sonuçlar
Ekip üyelerinin aracı kullanmasını sağlamak kolay oldu; bireysel eğitime gerek olmadı.
Firma avukatları ve personeli artık çalıştıkları yerden belgeleri daha hızlı ve tam uyumlu bir şekilde dönüştürüp düzenleyebiliyor.
“Şifrele ve Takip Et” özelliği sayesinde müvekkiller, hassas bilgi içeren dosyaları ekip üyeleri arasında veya şirket dışındaki taraflarla paylaşabilir.
Bell Law Group, müşterilerine daha hızlı hizmet vererek müvekkillere öncelik verme politikasını destekliyor.
Xerox® Workflow Central platformu
Tüm cihazlarınızda doküman dönüştürme özelliğine sahip olun. Her yerde.
İlgili Makaleler
Eğitim kuruluşu, daha erişilebilir içerikle eğitim yöntemine yenilik getiriyor.
CRC Formation eğitim personeli, öğrencilere yeni öğrenme yöntemleri sunmak için Xerox® Workflow Central’ı kullanıyor.
How Digital Transformation Works for SMBs
Discover how automation, hybrid work, and distributed workforce drive digital transformation in SMBs. Learn how IT services enable and deliver this process.
Make hybrid work, work
See some of Xerox's top tips for making hybrid work, work for both small and medium businesses.
How Partners Help a Distributed Workforce Strategy
Midmarket organisations face many challenges with distributed workforces. See how IT departments benefit from trusted partners to modernise remote and hybrid user support.
Create a more sustainable office
Discover how Xerox enables more responsible printing and sustainability strategies for businesses. Solutions, recycling, and more.
French Non-Profit Association Case Study
See how Xerox helped boost productivity and accessibility for one of France's most significant non-profit organizations with the help of our Managed Print Services and Workflow Central Platform.
