Daha akıllı doküman iş akışı için yedi basit öneri

Baskı ortamınızda bilgi akışını düzeltmenin hızlı ve kolay yolu

Düşündüğünüzde, dokümanlar işletmenizin can damarıdır. Aslında bir işletmedeki iş süreçlerinin üçte birinden fazlası doküman odaklıdır[1].

Sorun şu ki işletmeler dokümanlarını yönetmek için çok fazla zaman ve para harcamaktadır. Ortalamada, şirketler her on milyonluk gelirin bir milyonunu doküman yönetimine harcamaktadır[2]. Ayrıca IT yardım masası çağrılarının %40-60 kadarı baskılarla ilgilidir.

İyi haber şu: Baskı ortamınızı kısaca değerlendirdiğinizde baskı kaynaklarınızdan en iyi şekilde yararlanmak için her türlü akıllı yolu fark edeceksiniz.

Eğer yazıcıları yöneten kişiyseniz, doküman iş akışınızı iyileştirecek öneriler karşınızda.

1. Basit adımları otomatikleştirin

Birçok baskı işi ve doküman süreçleri; faturaların dosyalanması, taleplerin işlenmesi ve dosyaların doğru klasöre kaydedilmesi gibi tekrarlanan görevler içerir. Bugün kullanıcılarınız bu adımların birçoğunu manuel olarak gerçekleştirmektedir. Ancak onların ihtiyaç duyduğu iş akışlarını belgeler ve anlarsanız, çok fonksiyonlu yazıcılarınızı (MFP) kullanarak ön ayarlı dijital iş akışları olarak bunları otomatikleştirebilirsiniz.

Tüm yapmanız gereken, dokümanları kullanıcılarınızın ihtiyaç duyduğu klasör ve hedeflere yönlendirmek için MFP’nizde bir ‘uygulama’ kurmaktır. Hepsi bu! Çok aşamalı, sıkıcı bir süreci tek aşamalı, hızlı bir işe dönüştürmüş olacaksınız.

Nasıl Olduğunu Öğrenin ›

2. Buluta taşının (ve orada kalın)

Pazarlama materyalleri gibi büyük ve grafik yoğun dosyaları bulut klasörlerine taşımak mantıklı olacaktır. Fakat birçok kişi büyük dosyaları e-posta üzerinden paylaşır. Bu yüzden bu dosyaları yazdırmak veya Dropbox gibi bulut klasörlerine taramak için önce dosyaları indirmeleri gerekebilir.

Olay şu: Dropbox veya MS 365’e geçtiyseniz, kullanıcılarınızın büyük bir dosyayı indirip yazdırması için on iki aşamadan geçmesi gerekmeyecektir. İdeal olanı; indirme, e-posta veya flash bellek olmadan büyük dosyalara erişebilmeleri ve yazdırmaları gerekir.

O halde MFP’nizi Dropbox gibi uygulamalarda doğrudan tarama ve yazdırma yapacak şekilde ayarlayabilirsiniz. Böylece süreçteki aşama sayısını azaltırken aynı zamanda e-posta sunucunuzdaki değerli alanı boşaltmış olursunuz.

Nasıl Olduğunu Öğrenin ›

3. Uzaktan sorun giderme

Çalışanlarınız doküman iş akışı ile ilgili bir sorun yaşadığında doğal olarak yardım için size başvururlar. Tabii yazıcıda birileri her sorun yaşadığında ofiste koşturmak zorunda kalmamalısınız.

İyi haber şu ki bugün MFP’ler sorunları uzaktan çözmenize izin verecek kadar akıllı.

MFP’nize ve ayarlara ulaşmak için uzaktan yönetim arayüzü kullanarak uzaktan sorun giderebilirsiniz.

Nasıl Olduğunu Öğrenin ›

4. Önceden malzeme siparişi verin

Muhtemelen farklı yazıcı modelleri için farklı zamanlarda farklı tedarikçilerden toner kartuşu alan birden fazla çalışanınız vardır. Bu hiç iyi değil.

Bunun yerine yazıcılarınızı toner azaldığında otomatik olarak e-posta ile uyarı bildirimi verecek şekilde ayarlayabilirsiniz. Böylece malzeme harcaması yapan tek kişi olacak ve yalnızca gerektiğinde sipariş vereceksiniz.

5. Renklileri doğru ellere teslim edin

Renkli baskı siyah beyaz baskıdan daha pahalıdır. Aynı zamanda bazı dokümanların renkli olarak basılması da çok önemlidir.

Bu yüzden herkesin her şeyi sürekli renkli basmasına izin vermeyin. Onun yerine, renkli baskıyı belli kişiler, departmanlar, doküman türleri ve hatta zaman dilimleri ile sınırlayan izin ve denetimlerden yararlanın.

Aynı cihazı kullanarak yalnızca satış görevlilerinin müşteri sunumlarını renkli olarak basmasını sağlar ve kimsenin yeni döndüğü tatilin fotoğraflarını yazdırmadığından emin olursunuz.

Nasıl Olduğunu Öğrenin ›

6. Çift taraflı baskıya geçin

Çift taraflı baskı yapmak, büyük bir etki yaratmanın basit yoludur. Varsayılan olarak çift taraflı (dupleks) baskı yapan yazıcıları seçin.

Maliyetleri ve kağıt kullanımını yarı yarıya azaltacaksınız. Çok kolay. Çok mantıklı.

7. Talebe göre baskı

İşletmelerin %90’ı güvenli olmayan baskıdan dolayı güvenlik açıklarıyla karşı karşıya kalmıştır[3]. Ve çoğunlukla bunun nedeni birinin hassas dokümanları yazıcı tepsisinde unutmuş olmasıdır.

Bu durum sadece olası bir güvenlik açığı değil, aynı zamanda kağıt ve para israfıdır. Aslında yazdırılan sayfaların %50’si çöpe atılmakta, %20’si ise hiç alınmamaktadır.[4].

Talebe göre baskı (ya da pull printing) sayesinde, yazdırılan doküman, yalnızca baskıyı gönderen kişi onay için PIN kodu veya temaslı kartla hazır bulunduğunda MFP’den çıkar. Tek bir basit adımla maliyet ve güvenlik sorununu çözmüş olursunuz.

Nasıl Olduğunu Öğrenin ›

İşletmenizde dokümanların akış biçimini iyileştirdiğiniz zaman bilgilerin akış biçimini de değiştirmiş olursunuz. Bu büyük bir olay.

Çünkü işleri doğru yapmak hayatınızı kolaylaştırır, şirkete nakit tasarrufu sağlar ve çalışanlarınızın daha iyi çalışmasını temin eder.

Bu pratik öneriler sizi hedefe ulaştıracak.

 

Sıradaki adım

Bu önerilere uymak iyi bir başlangıç olacak. Fakat yalnızca baskı ortamınızı titiz bir şekilde analiz ettikten sonra bundan en iyi şekilde yararlanmaya başlayabilirsiniz.

Nakit tasarrufu sağlamak, kullanıcıların üretkenliğini artırmak ve hayatı kolaylaştırmanın yolunu öğrenmek için ‘Doküman Yönetimi Çalışma Kitabı’nı okuyun.

Ya da en iyisi, nakit tasarrufu yapmak, alt yapınızdan en iyi şekilde yararlanmak ve kullanıcılarınıza daha iyi çalışma yöntemleri sunmak için gereken emeği almanıza Yönetilen Baskı Hizmetlerinin nasıl yardımcı olacağını öğrenin.

Daha Fazla Bilgi ›

 

Hakkımızda

Burası Xerox. Bizler, çalışma yöntemlerini iyileştirmenin iş akışını iyileştirmekle mümkün olacağına inanıyoruz.

Şirketlerin verimsiz iş akışından kurtulmasına ve daha iyi çalışmasına yardımcı oluyoruz. 

Bizimle konuşun.

 

 


[1] Yetersiz doküman süreçleri önemli işletme risklerine yol açar, IDC
[2] Ne düşündüğünü biliyorum, Angele Boyd, Endüstri Analisti, IDC
[3] Şirketlerin veri güvenliği konusunda yaptıkları en büyük hatalar, Digital Guardian, Mayıs, 2015
[4] Nüans Baskı Yönetimi, 2016

 

 

 

Bize Ulaşın