İş akışını düzenleme

Bir üretici zamanının çoğunu dokümanları yönetmek yerine işletmeyi yönetmeye ayırıyor

Infographic indicating clocks, a tall building, a car driving, and documents with an hourglass

Sorun

Orta ölçekli bir üretici basılı belgelerini yönetmekte zorluk yaşıyordu. Kayıt Yönetim Departmanı Yöneticisi olan Gaye, yanlış dosyalanan ve kaybolan kağıt dokümanları bulmak için saatler harcıyor, kimi zaman bina dışındaki depolara gitmesi gerekiyordu. Ayrıca, felaket durumunda kurtarmaya yönelik hiçbir resmi planı yoktu.

MFP and smartphone with overlay of a lock icon

Çözüm

Şirket, doküman yönetim yazılımını ve Xerox^® ConnectKey^® özellikli bir MFP kullanarak kayıtlarını taradı ve dijital ortama aktardı. Çalışanlar artık kimliklerini kullanarak dijital belgelere anında ve güvenli bir şekilde erişebiliyorlar. Şimdi birden fazla kullanıcı güncellenen aynı belgeye aynı anda erişebiliyor ve iş akışını düzenleyebiliyorlar. Kayıtlar, felaket durumunda kurtarılmak üzere bulutta kopyalanıyor, %99 hizmet süresi ve dünyanın her yerinden erişim imkanı sağlıyor.

İş Başında

1. Basitliğin zirvesinde

Ezgi, kağıt belgeleri Xerox^® MFP Belge Besleyiciye yerleştiriyor ve dokunmatik ekrandaki IMS Tarama simgesine dokunuyor.

User interface showing file type selection menu

2. Doğası gereği sezgisel

Tarama seçeneklerini belirliyor, açılır menüdeki iki soruyu yanıtlıyor ve benzersiz bir dosya numarası girdikten sonra "Başla" butonuna dokunarak dokümanları tarıyor.

Şirket, doküman yönetim yazılımını kullanarak kayıtlarını taradı ve dijital ortama aktardı

3. Çözüm odaklı

Tüm kayıtları dijital ortama aktaran Ezgi ve iş arkadaşları şimdi tüm belgelere bilgisayarlarından veya mobil cihazlarından ulaşabiliyorlar.

User interface showing a User Accounts menu

4. Kolay erişim

Çalışanlar belgelere Xerox^® ConnectKey^® Teknolojisine sahip bir cihazdan (IMS Baskı Uygulaması kurulu olmalı) kolayca ulaşabiliyorlar. Tek yapmaları gereken, dokunmatik ekran arayüzünde "IMS'ten Yazdır" butonunu seçmek, söz konusu belge ile ilgili arama sorularını cevaplamak ve "Yazdır"a dokunmak.